Divisie Secretaris - Klantrelatie

Word jij onze nieuwe divisiesecretaris bij DICTU?

Ben jij een organisatorisch talent met een scherpe politieke antenne en een goed gevoel voor bestuurlijke processen? Wil je een sleutelrol spelen in onze organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou als onze nieuwe divisiesecretaris!

DICTU is volop in ontwikkeling. Als divisiesecretaris speel jij een cruciale rol voor de Divisie Klantrelatie. Je bent de spil tussen strategie en uitvoering en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plek terechtkomt. Jij zorgt voor overzicht, verbinding en daadkracht.

In deze veelzijdige rol ben je adviseur, organisator én coördinator van de ondersteuning binnen de Divisie Klantrelatie. Je werkt intensief samen met het managementteam, de divisiemanager en collega-secretarissen binnen DICTU. Samen zorgen jullie voor een sterk fundament onder de besluitvorming en communicatie in onze organisatie.

Je rol is breed en dynamisch. We onderscheiden drie hoofdtaken:

1. Adviseur en verbinder binnen het Managementteam
   • Je bereidt MT-overleggen voor, stelt agenda’s op en zorgt voor een goede afhandeling.
   • Je bewaakt de voortgang van acties en zet onderwerpen op de juiste tafels.
   • Je redigeert of schrijft stukken over complexe, team overstijgende thema’s.
   • Je organiseert inhoudelijk interne & externe bijeenkomsten (zoals zeepkistsessies & externe events met onze klanten) en onderhoudt de intranetpagina en divisienieuwsbrief.
   • Je zorgt voor heldere communicatie binnen én buiten de divisie.
2. Rechterhand van de divisiemanager
   • Je adviseert over ontwikkelingen binnen en buiten het MT.
   • Je stelt het jaarplan, jaarverslag, rapportages en begroting op en bewaakt deze.
   • Je beheert een jaarkalender met alle belangrijke momenten binnen de divisie.
   • Je stelt het opleidingsplan van de divisie op en helpt inhoudelijk dit te organiseren.
3. Spin in het web van besluitvorming binnen DICTU
   • Je zorgt samen met collega-secretarissen voor een gestroomlijnde besluitvorming.
   • Je stemt MT-agenda’s af en houdt overzicht over wat er speelt in andere teams.
   • Je borgt de implementatie van genomen besluiten en bewaakt de kwaliteit van bestuurlijke stukken.
   • Je vervangt en ondersteunt je collega’s waar nodig en draagt bij aan kennisdeling binnen het team.

Kortom, een uitdagende functie met genoeg mogelijkheden om je verder te ontwikkelen.

Functie-eisen

Om voor deze functie in aanmerking te komen, verwachten we het volgende:

• HBO of WO werk-denkniveau
• Je hebt een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden zowel in woord als geschrift.
• Je bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een proactieve & dienstverlenende instelling, je pakt zelfstandig taken op en neemt initiatief.
• Je bent in staat en hebt de durf om de dialoog te faciliteren. Je beschouwend en analyserend vermogen helpen je daarbij.
• Je kan snel schakelen en bent op overtuigende wijze in staat de verbinding te leggen tussen de directie Operatie en de directies Strategie & Cybersecurity en Bedrijfsvoering en neemt hierbij initiatief.
• Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat je zelf niet gemakkelijk uit het veld slaan.

De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:

• Bestuurssensitiviteit
• Plannen & Organiseren
• Analyserend vermogen
• Overtuigingskracht
• Netwerken

Overige arbeidsvoorwaarden

Natuurlijk ontvang je naast het salaris een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Ook een assessment kan onderdeel zijn van het selectieproces. Ben je nieuw bij DICTU (en de Rijksoverheid)? Dan is de intentie om, na de periode van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, de overeenkomst voor onbepaalde tijd voort te zetten. Wanneer je al een arbeidsovereenkomst met de Rijksoverheid hebt, dan behoud je deze.

Tot slot vinden wij het belangrijk om een diverse en inclusieve organisatie te zijn. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. We streven naar een cultuur van gelijkwaardigheid en van veiligheid, waar je kunt zijn wie je bent. Waar je ingezet wordt op je unieke kwaliteiten en waar je gestimuleerd wordt om je talenten verder te ontwikkelen. We willen dat onze organisatie een nog betere afspiegeling van de maatschappij is en daarom nodigen wij eenieder uit om te solliciteren!

Sluiten jouw werkervaring en ambities goed aan op deze vacature? Dan zien we jouw sollicitatie graag tegemoet!

DICTU is groot voorstander van technologische innovaties, waaronder het gebruik van AI. We vragen je daarom transparant te zijn over eventueel gebruik van AI in je sollicitatie. DICTU maakt géén gebruik van AI bij de beoordeling van sollicitaties.

Tip: geef in je motivatiebrief concrete voorbeelden die jouw competenties onderbouwen!

DICTU maakt dat het werkt, werk jij mee?
werving@dictu.nl

Meer over jouw toekomstige afdeling

De Divisie Klantrelatie (DKR) is eind 2020 opgericht. Diverse decentrale rollen zijn samengevoegd in deze divisie met o.a. als doel, meer uniformiteit qua uitvoering en het meer invulling geven aan klantfocus als een van de doelstellingen van DICTU. DKR is het eerste aanspreekpunt voor de klanten van DICTU. We begrijpen de opgave die onze klanten hebben bij hun maatschappelijke opgave en de bijdrage die DICTU daaraan levert. Alle medewerkers binnen de DKR werken aan het verbinden van de keten van de interne DICTU-organisatie met onze klanten. Samen met de leveringsverantwoordelijke Divisies is DKR verantwoordelijk voor de kwaliteit in de gehele keten van dienstverlening en organiseert de juiste randvoorwaarden om tot verbeteringen te komen. Alle informatiestromen van en naar klanten komen in DKR bij elkaar waardoor het regie voeren op de gehele keten, van vraag en aanbod, van idee naar dienst en de tevredenheid van klanten tot onze taak behoort.

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

DICTU is één van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid. Ruim 1.800 gedreven professionals werken in Den Haag, Assen en Zwolle vol enthousiasme en met focus op de klant aan voor Nederland belangrijke IT-systemen. Dat kunnen bedrijfsvoering applicaties, websites en apps zijn, maar ook digitale werkplekken en applicaties op het gebied van subsidies, inspecties en registers. Wij maken daarbij gebruik van moderne technieken en ontwikkelingen zoals Cloud, Mobile en Big Data. Samen met onze klanten kijken we naar de technologische oplossingen voor morgen. Afgestemd op de gebruikers. En continu inspelend op innovaties!