Ambtelijk secretaris

Ambtelijk secretaris bij Provincie Zuid-Holland

Heb jij ideeën over hoe je medewerkers in staat stelt om invloed uit te oefenen op ons personeelsbeleid? Dan horen we die graag. Want een goed personeelsbeleid staat hoog op onze agenda. Met jouw hulp kunnen we hier als team nog meer stappen in zetten. Zoek jij een baan waar je advies welkom is en waar je de handen uit de mouwen kunt steken? Grijp dan nu je kans!

Sluitingsdatum: 06 juli 2025

Dit ga je doen

Als ambtelijk secretaris ben je samen met twee teamgenoten verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Ondernemingsraad (OR), de Medezeggenschap (MZ)-opgaveteams en het Lokaal Overleg met de vakbonden (LO). De OR brengt de belangen van de werknemers in overeenstemming met de belangen van de provinciale organisatie. Dit gebeurt momenteel via vijf MZ-opgaveteams en een werkgroep: Bedrijfsvoering, Uitvoering, Mens & Organisatie, Arbo en Beleid en de werkgroep Communicatie.

Je werkt nauw samen met de trekkers van een opgaveteam die afkomstig zijn uit de OR. Je bent op de hoogte van alle ontwikkelingen binnen de organisatie die van belang zijn voor de OR en de vakbonden. Je bent de verbinder tussen het medezeggenschapsorgaan, de medewerkers, HRM en de bestuurder. Je beheert en beantwoordt vragen uit de OR-mailbox, organiseert vergaderingen, stelt agenda’s op, doet de verslaglegging en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Je bewaakt het afhandelingsproces van instemmingsverzoeken en adviesaanvragen. Je zorgt voor actuele (OR-)reglementen en vertaalt nieuwe wetgeving en ontwikkelingen in het vakgebied naar de OR.

Daarnaast ben je eerstverantwoordelijke voor de ondersteuning van het Lokaal Overleg, dat vier keer per jaar bijeenkomt. Hierbij ondersteun je hen bij vraagstukken rondom arbeidsvoorwaarden, rechtspositie en medezeggenschap. Ook denk je actief, volgend en voorbereidend mee over de strategie en de inhoud van de activiteiten die de vakbonden ondernemen.

Dit maakt de functie interessant

• In deze rol ben je dagelijks bezig met uiteenlopende onderwerpen die belangrijk zijn voor alle collega’s van de provincie;
• Je draagt bij aan een soepel verloop van medezeggenschap, onderhandelingen en besluitvormingsprocessen binnen de organisatie;
• Je bent vaak eerder dan veel andere collega’s op de hoogte van ontwikkelingen op gebied van arbeidsvoorwaarden en werkomstandigheden;
• Je krijgt ruimte om je rol in te vullen en verder te professionaliseren.

Dit is jouw profiel

Jij bent iemand die meters kan maken, processen weet te bewaken én initiatief neemt om die te verbeteren. Dat komt omdat je hands-on, zelfstandig en niet op je mondje gevallen bent. Daarnaast ben je zelfredzaam en onafhankelijk richting de organisatie en bestuurder. Je hebt een antenne voor ontwikkelingen binnen de organisatie. Je vindt het belangrijk om goed advies te (kunnen) geven, of dat te organiseren. Luisteren, helder communiceren en anticiperen zijn kerncompetenties.

Verder neem je het volgende mee:

• hbo werk- en denkniveau; bij voorkeur in de richting van Rechten, Bestuurskunde, HRM of een vergelijkbare studie;
• kennis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van medezeggenschap in een grote, complexe organisatie;
• aantoonbare ervaring in een adviserende rol over arbeidsrecht, cao-onderhandelingen en medezeggenschap;
• overtuigingskracht en politieke sensitiviteit, met een goed gevoel voor (organisatie)dynamiek;
• een proactieve werkhouding, met oog voor detail en procesbewaking;
• uitstekende analytische en communicatieve vaardigheden.

Dit bieden we

• Salarisniveau: Salarisschaal 11

• Maandsalaris exclusief IKB: min. € 4.232 - max. € 5.972

• Jaarsalaris inclusief IKB: min. € 62.145 - max. € 87.706

• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3% tot aan het einde van je schaal

• Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst met uitzicht op vast

• Minimum aantal uur: 36

Daarnaast krijg je:

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• De mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de PZH Akademie;
• De ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans;
• Bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.

Hier ga je werken

We zijn een compacte, hechte groep van drie collega’s, die op vergelijkbare wijze inzetbaar zijn naar gelang rol, kennis en kunde. Vanuit de ruimte om het werk zelfstandig in te delen en op te pakken, pakken we de zaken pragmatisch en probleemoplossend aan.

Je professionele thuisbasis is het team Secretarissen. Dit team is gericht op het ontzorgen van het management en de ambtelijk opdrachtgevers. In het professioneel team wordt gewerkt aan vak- en persoonlijke ontwikkeling en wordt actief aan kennisuitwisseling gedaan. Ook de individuele ontwikkelbehoefte en professionalisering krijgen in de samenwerking met andere teams nadrukkelijk de aandacht.

Over de provincie

De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen. Werken bij de provincie betekent dat jij hier een rol in speelt.

Als werkgever hebben wij vertrouwen in onze mensen en hun expertise. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en zelf keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden. Ook hechten we veel waarde aan diversiteit en inclusie. We streven naar een organisatie waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of arbeidsvermogen. Om die reden moedigen we iedereen aan te solliciteren die zich kan identificeren met het vacatureprofiel hierboven.

“Ik vind het mooi dat je bij de provincie echt wordt gehoord en dat jouw input telt”
Josée managementondersteuner