Management Assistant

Ben jij al even aan het werk en opzoek naar je volgende baan? Houd je van regelen, kun je goed het overzicht bewaren en straal je positieve energie uit die aanstekelijk werkt op collega’s? Dan ben je bij ons kantoor in Naarden op het juiste adres. Wij zijn een hecht team van zo’n 110 enthousiaste en gedreven collega’s die dagelijks hun klanten helpen naar een digitale toekomst vanuit ons Naardens kantoor. Als management assistant in het officeteam ben je onderdeel van dit Emixa team en ziet geen dag er hetzelfde uit. Hier kun je al jouw talenten inzetten en verder ontwikkelen!

Hoe ziet jouw rol eruit?

In deze gecombineerde functie als management assistant office en management assistant directie ben je de verbindende factor op ons kantoor en draag je zorg voor een strakke organisatie van alle receptie- en officetaken. Je ontvangt gasten, helpt bij het onboarden van nieuwe collega’s, ondersteunt bij het organiseren van evenementen en neemt binnenkomende telefoongesprekken aan. Denk hierbij aan het boeken van ruimtes, het faciliteren van overleggen, het boeken van overnachtingen en verdere taken om collega’s te ontzorgen.

Daarnaast ben je eerste aanspreekpunt voor de (inter)nationale board van Emixa in het plannen en organiseren van hun meetings, reizen en agendabeheer en bied je secretariële ondersteuning waar nodig. In deze rol communiceer je veel in het Engels en op directieniveau.

Een hands-on mentaliteit is hierbij essentieel. Ook ben je accuraat en resultaatgericht om er samen voor te zorgen dat we het kantoor en alle ondersteuning naar een hoger niveau tillen. Eigen ideeën en inbreng zijn hierbij welkom en worden erg gewaardeerd! Jij ziet taken zelf en neemt direct actie of initiatief. Je werkt nauw samen met jouw collega office manager en de collega’s op onze andere kantoren.

Je werkt vanuit ons kantoor in Naarden en bent daarbij één van de drie teamleden van het officeteam, waarin jij eerste aanspreekpunt bent voor de board. Als team zijn wij de spin in het web bij Emixa en zorgen voor de ondersteuning van onze consultants. Als team organiseren wij ook interne en externe (klant)evenementen. Denk daarbij aan office meetings met onze 110 collega’s. Ook worden storingen of lekkages in het pand gemeld. Samen met het team komen we met creatieve ideeën, vragen we offertes op, stemmen we zaken af met externe partijen en zorgen we bovenal dat de meetings perfect verlopen. Door dit veelzijdige takenpakket, tezamen met de directiewerkzaamheden, zijn je dagen nooit saai en heb jij alle ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Wie jij bent

• Je bent enthousiast, vrolijk, energiek en staat stevig in je schoenen
• Je bent flexibel, probleemoplossend en houdt van organiseren
• Je vindt het leuk om met initiatieven te komen, daar krijg jij energie van
• Je hebt HBO werk en denk-noveau
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en bent gewend te communiceren op directieniveau
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Officepakket
• Je woont in de buurt van Naarden, waar jouw standplaats is en je bent flexibel in je werktijden wanneer dat nodig is

Wat bieden we

• Dynamische werkomgeving: Een dynamisch werkomgeving die voortdurend leert en verandert
• Levendige cultuur: Een levendige cultuur met maandelijkse leuke en sportieve evenementen
• Uitgebreid trainingsprogramma: Een uitgebreid trainingsprogramma ter ondersteuning van jouw professionele groei en ontwikkeling
• Vitaliteitsprogramma: Een vitaliteitsprogramma en fietsplan voor jouw welzijn, om actief en gezond te blijven
• Emixa connect: Jong en jong van hart: Een gemeenschap die samenwerking, creativiteit en jeugdige spirit van de werkplek bevordert

Over Emixa

Emixa is actief in digitale transformatie en helpt organisaties in de maakindustrie met innovatie en vooruitgang. Met een team van 530 professionals bieden we ondersteuning via onder andere gestandaardiseerde implementaties, managementconsultancy en oplossingen zoals low-code.