Collegesecretaris (tevens plaatsvervangend Afdelingshoofd)

Collegesecretaris (tevens plaatsvervangend Afdelingshoofd)

“Wat dit werk leuk maakt, is dat je zo dicht op de bestuurders van het OM zit. Er komt veel informatie voorbij en het is aan ons om die te filteren en goed, tijdig en gericht bij de bestuurder te krijgen. We zijn een centraal punt en hebben een belangrijke signalerings- en advies functie. Het is een positie met impact, waarin je veel afstemt met collega’s. Als je hiervan houdt en het geen probleem vindt dat een dag vaak anders loopt dan je ’s ochtends had gepland, dan is dit een mooie rol.” — Sam, Collegesecretaris

Wat ga je doen?

Als collegesecretaris vervul je een centrale rol in de voorbereiding van bestuurlijke overleggen en de besluitvorming binnen het College van procureurs-generaal, de landelijke leiding van het Openbaar Ministerie. Je werkzaamheden richten zich op het voorbereiden, coördineren en opvolgen van besluitvorming, waarmee je een sleutelpositie inneemt in de besturing van het OM. In dit proces fungeer je als adviseur en onderhoud je nauw contact met alle leden van het College, met een bijzondere focus op de voorzitter.

Je schakelt intensief met collega’s van het Parket-Generaal, andere OM-onderdelen en het departement om relevante informatie op te halen. Hierdoor bouw je in korte tijd een breed netwerk op en krijg je snel inzicht in wat er binnen de organisatie speelt.

De verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Voorbereiding, vastlegging en bewaking van de opvolging van de besluitvorming in de Collegevergaderingen en andere bestuurlijke overleggen. Hierbij speel je zelfstandig en proactief in op maatschappelijke, politieke en bestuurlijke ontwikkelingen door relevante signalen en adviezen te verstrekken. Deze onderwerpen worden actief geagendeerd. Daarbij neem je eigenaarschap over processen en vervul je een coördinerende rol.
• Samen met je collega’s bewaak en bevorder je de integraliteit en kwaliteit van de vergaderstukken. Je blijft stevig staan in lastige situaties en handelt zorgvuldig binnen geldende procedures.
• Voor collega’s fungeer je als vraagbaak als het gaat om bestuurlijke besluitvorming en College overleggen. Je bent het centrale punt waar alle informatie voor de Collegevergaderingen samenkomt.
• Het nemen van een voortrekkersrol in de verdere professionalisering van de afdeling door het (door)ontwikkelen, vormgeven en borgen van efficiënte werkprocessen.
• Optreden als rechterhand en sparringpartner voor het Hoofd Stafbureau College voor zowel afdelingsaangelegenheden als strategische vraagstukken. Tijdens de afwezigheid van het Hoofd ben je het eerste aanspreekpunt voor het team, het Parket-Generaal, andere OM-onderdelen en het College van procureurs-generaal. Je draagt bij aan een evenwichtige werkverdeling binnen het team en je zorgt voor het bewaken van het overzicht en het tijdig signaleren van knelpunten, zodat waar nodig kan worden bijgestuurd.
• Het ondersteunen van het College bij incidentele opdrachten, zoals het organiseren van conferenties of heisessies, het voorbereiden van notities of het beantwoorden van vragen van Collegeleden, collega’s uit de OM-onderdelen of het departement.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren professional die zich met gezag en sensitiviteit beweegt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je beschikt over academisch werk- en denkniveau en brengt minimaal vijf jaar relevante werkervaring mee, bij voorkeur in een rol waarin je verantwoordelijk was voor de voorbereiding en coördinatie van bestuurlijke stukken en besluitvorming.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:

• Je communiceert helder en overtuigend, zowel mondeling als bij uitstek schriftelijk, en vertaalt complexe informatie naar kernachtige, bestuurlijk passende besluitvormingsinformatie.
• Je beschikt over persoonlijke én bestuurlijke stevigheid: je blijft rustig en koersvast onder druk, gaat zorgvuldig om met tegengestelde belangen en handelt professioneel in een politiek-bestuurlijke context.
• Je hebt scherp oog voor politiek-bestuurlijke gevoeligheden en maatschappelijke ontwikkelingen en weet relevante signalen te duiden en te vertalen naar aandachtspunten voor bestuurlijke besluitvorming.
• Je bent analytisch sterk en verwerkt grote hoeveelheden informatie snel en zorgvuldig; tijdens Collegevergaderingen volg, borg en bewaak je de essentie van de besluitvorming en weet die uitstekend in tekst te vatten.
• Je bewaakt overzicht, samenhang en voortgang in processen, stuurt op kwaliteit en deadlines en signaleert knelpunten in werkprocessen met het oog op verdere professionalisering.
• Je beschikt over sterk verbindend vermogen: je bouwt en onderhoudt een relevant netwerk binnen en buiten het PaG en weet mensen samen te brengen in het belang van zorgvuldige besluitvorming.
• In je rol van plaatsvervangend afdelingshoofd heb je oog voor de mens en draag je bij aan een professionele, veilige en goed functionerende werkomgeving.

Daarnaast beschik je in voldoende mate over de volgende competenties:

Analyseren: Het vermogen om grote hoeveelheden complexe informatie snel te doorgronden, hoofd- en bijzaken te scheiden en deze te vertalen naar heldere kernpunten en besluitvormingsinformatie voor het College.

Organisatiesensitiviteit: Het vermogen om effectief te handelen binnen een politiek-bestuurlijke context, met oog voor verhoudingen, belangen en gevoeligheden, en hierop het eigen handelen en adviseren zorgvuldig af te stemmen.

Communicatief vermogen: Het vermogen om helder, zorgvuldig en overtuigend te communiceren, zowel mondeling als bij uitstek schriftelijk, en complexe onderwerpen bestuurlijk passend te verwoorden richting bestuurders en samenwerkingspartners.

Netwerken: Het vermogen om een relevant netwerk op te bouwen en te onderhouden binnen en buiten het OM, relaties te verbinden en anderen mee te nemen in bestuurlijke processen en besluitvorming.

Samenwerking: Het vermogen om effectief samen te werken met collega’s en samenwerkingspartners, waarbij je afstemming en verbinding organiseert, verantwoordelijkheid deelt en in de rol van plaatsvervangend afdelingshoofd bijdraagt aan continuïteit, duidelijke werkafspraken en een professionele teamdynamiek.

Werken bij het Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Over de afdeling

Het Stafbureau College vormt het informatieknooppunt tussen het College en het Parket-Generaal en andere OM-onderdelen. Inhoudelijke stukken worden vanuit de directies via het Stafbureau College aan het College van procureurs-generaal aangeboden. Verzoeken van het College worden via het Stafbureau ‘verdeeld’ binnen de organisatie. Het Stafbureau College staat daartoe in nauwe verbinding met de twee directies van het PaG, maar ook met LBOM en IVOM. Het Stafbureau geeft ook invulling aan de overkoepelende strategische ambities van het College.

Samen met de andere Collegesecretaris, vijf strategisch adviseurs en twee stafmedewerkers vorm je het Stafbureau College. Dat is een hecht team waar we informeel met elkaar samenwerken en veel onderling contact hebben. Op maandag en donderdag is er een vast afstemmingsmoment binnen de Collegestaf. We kijken dan terug en vooruit om elkaar bij te praten. Tijdens de pauze maken we soms een wandeling door het Haagse Bos (of halen we een ijsje op de Theresiastraat) of lunchen we samen met collega’s van andere afdelingen.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Hybride werken is in overleg mogelijk.
• Deze functie heeft een contractduur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. Indien je momenteel een vast dienstverband binnen de Rijksoverheid hebt, zal hier uiteraard rekening mee worden gehouden.
• Het betreft een vertrouwensfunctie, waarvoor een verklaring van geen bezwaar (VGB) vereist is.