HR Admin & People Support

About the job / Over de rol

At Flatpay, it’s all about people and processes. You’ll make sure our HR administration & People Support run smoothly from start to finish – from a colleague’s first day to their farewell. Bij ons draait alles om mensen én processen. Jij zorgt ervoor dat onze HR-administratie van begin tot eind vlekkeloos verloopt – van de eerste werkdag tot het afscheid van een collega.

You’ll join a dynamic, fast-growing environment, with many new onboardings per month. Processen veranderen snel en we passen voortdurend aan. If you enjoy structure, precision, and a bit of challenge in your daily work, this role is perfect for you. Je komt terecht in een snelgroeiende omgeving met veel nieuwe onboardings per maand. Als jij houdt van structuur, precisie en een beetje uitdaging in je dagelijkse werk, zit je hier helemaal goed.

What you'll do / Wat je gaat doen

HR Administration / Personeelsadministratie

• Prepare and maintain contracts and personnel files; opstellen van contracten, bijlagen en het personeelsdossier.
• Manage administrative onboarding of new colleagues: gather information, set up tools, create access rights; administratieve onboarding van nieuwe collega’s.
• Track probation periods: alerts, extensions, confirmations; proefperiodes volgen.
• Draft and send HR documents (certificates, letters); HR-documenten opstellen en versturen.
• Keep the HR system accurate and up to date; het HR-systeem altijd up-to-date en correct houden.
• Organize and follow up on medical check-ups.

Payroll Administration (via external partner) / Salarisadministratie (via externe partner)

• Collect and enter variable data (sick days, bonuses, social security, etc.); variabele gegevens verzamelen en invoeren (bonussen, reisvergoeding, sociale verzekering, etc.).
• Verify data before payroll processing; controle voorafgaand aan de salarisverwerking.
• Assist with basic post-payroll checks; ondersteuning bij eenvoudige controles na de salarisrun.

Daily Administration / Dagelijkse administratie

• Handle employees’ administrative requests efficiently; administratieve vragen van medewerkers snel en soepel afhandelen.
• Manage health insurance and disability enrollments/terminations; zorgverzekering en arbeidsongeschiktheid.
• Track absences (sick leave, vacation, parental leave, etc.); afwezigheden bijhouden (ziekte, vakantie, ouderschapsverlof, etc.).

Offboarding

• Coordinate exit steps: tools, equipment, access rights; coördineren van het vertrek: tools, materiaal en toegang tot systemen.
• Finalize administrative tasks at the end of the employment contract; administratie bij einde dienstverband afronden.

Compliance & Processes

• Ensure all legal and internal obligations are met; zorgen dat we aan alle wettelijke en interne regels voldoen.
• Contribute to continuous improvement of administrative processes; meedenken over verbeteringen in onze administratieve processen.
• Support audits or controls if necessary; ondersteuning bij audits of controles indien nodig.

Who you are / Wie jij bent

What You Value / Wat jou blij maakt

• Clear, complete, and well-organized files; duidelijke, complete en goed georganiseerde dossiers.
• Smooth processes and well-executed work; processen die kloppen en werk dat netjes uitgevoerd wordt.
• Structure, follow-up, and attention to detail; structuur, opvolging en oog voor detail.
• Working in a fast-changing environment where flexibility is key; werken in een snel veranderende omgeving waar je flexibel moet zijn.

Skills & Experience / Skills & ervaring

• Basic knowledge of HR administration; basiskennis personeelsadministratie.
• Comfortable with digital tools (Google Workspace / Microsoft, HRIS, Personio, Loket..); handig met digitale tools.
• Experience with payroll or EVP is a plus; ervaring met salarisadministratie is een plus.

Soft Skills

• Detail-oriented and precise; nauwkeurig en scherp op details.
• Well-organized and independent; goed georganiseerd en zelfstandig.
• Service-minded and a team player; servicegericht en een echte teamspeler.
• Reliable and discreet; betrouwbaar en discreet.
• Flexible and adaptable to change; flexibel bij veranderingen.

What We’re Looking For / Wie we zoeken

• Bachelor’s or Master’s degree (HR, management, law, or equivalent); HBO- of WO-niveau (HR, management, rechten of vergelijkbaar).
• Motivated junior or experienced professional who enjoys a hands-on role; gemotiveerde junior of ervaren professional die houdt van een hands-on rol.
• Strong interest in administrative tasks and daily file management; sterke affiniteit met administratieve taken en dagelijks beheer van dossiers.
• Someone who can thrive in a fast-growing start-up with constantly evolving processes; iemand die kan meebewegen in een snelgroeiende start-up waar processen constant evolueren.
• Ability to speak and write Dutch fluently; je spreekt en schrijft perfect Nederlands.

Why Flatpay?

Flatpay is one of Europe’s fastest-growing unicorns. In just over three years, we’ve grown into a team of more than 1,500 colleagues, operating across Denmark, Finland, Italy, Germany, France, and the United Kingdom. And now the time has come: Flatpay is launching in the Netherlands. Flatpay is een van de snelst groeiende unicorns van Europa. In iets meer dan drie jaar zijn we uitgegroeid tot een team van meer dan 1.500 collega’s, actief in Denemarken, Finland, Italië, Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk. En nu is het moment daar: Flatpay lanceert in Nederland.

Our mission is clear and powerful: to make card payments fair, transparent, and stress-free for small and medium-sized businesses. No unclear pricing, no hidden fees, no surprises – just one flat rate for all cards. Onze missie is helder en krachtig: kaartbetalingen eerlijk, transparant en stressvrij maken voor kleine en middelgrote ondernemers. Geen onduidelijke tarieven, geen verborgen kosten, geen verrassingen, maar één vast tarief voor alle kaarten.

This is your opportunity to be part of our launch in the Netherlands from day one, help build a new market, and make a visible impact within a fast-growing organisation. Dit is jouw kans om vanaf dag één onderdeel te zijn van onze Nederlandse lancering, mee te bouwen aan een nieuwe markt en een zichtbare impact te maken binnen een snelgroeiende organisatie.