Implementatiemanager Management Support

Je houdt van puzzelen, afstemmen en bouwen aan iets dat blijft staan.

Als Implementatiemanager Management Support begeleid jij samen met de twee afdelingshoofden het team van management- en officeassistenten twee jaar lang door een belangrijke transitie. Je zorgt voor helderheid in processen, een soepele implementatie en een afdeling die na jouw vertrek zelfstandig en sterk opereert. Jij bent de schakel die verandering mogelijk maakt.

Wat ga je doen?

Per februari 2026 worden alle secretariaten binnen de Universitaire Bestuursdienst (UBD) samengevoegd tot één nieuwe afdeling: Management Support UBD. Om deze nieuwe afdeling goed, efficiënt en toekomstbestendig neer te zetten, zoeken wij een Implementatiemanager voor een duidelijke, tijdelijke opdracht van twee jaar.

In die periode begeleid je de uitvoering van de plannen, richt je processen in en zorg je ervoor dat de nieuwe werkwijze duurzaam landt in de organisatie. Na deze twee jaar draag je een goed georganiseerde afdeling over aan de twee afdelingshoofden, die daarna de structurele aansturing op zich nemen.

Wat ga je doen?

Als Implementatiemanager zorg je gedurende deze twee jaar voor de uitvoering van het implementatieplan en het bezettingsplan. Je richt je volledig op procesimplementatie, verandermanagement, afstemming en structuur.

Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• het uitvoeren van het implementatieplan en het bezettingsplan;
• het vertalen van plannen naar werkbare, uniforme processen;
• het creëren van structuur, overzicht en duidelijke werkafspraken;
• het begeleiden van het team bij de nieuwe werkwijze en het versterken van eigenaarschap;
• het organiseren van consistente afstemming tussen secretariaten en stakeholders;
• het signaleren en oplossen van knelpunten in de implementatie;
• het voorbereiden van een duurzame overdracht na deze twee jaar.

Belangrijk: de Implementatiemanager vervult geen HR-taken en heeft geen formele lijnverantwoordelijkheid.

Focus voor de komende twee jaar

De transitieperiode vraagt om duidelijke keuzes, rust en duurzame structuur. Je werkt aan:

• het verbeteren en borgen van processen;
• het opnieuw inrichten en efficiënter organiseren van werkzaamheden;
• het benutten van kansen voor digitalisering en AI ter ondersteuning van het werk;
• het versterken van samenwerking binnen de nieuwe afdeling;
• het neerzetten van een solide afdeling die na deze tijdelijke opdracht zelfstandig verder kan.
• Aan het einde van de twee jaar staat er een afdeling met:
• heldere, gedragen en geborgde processen;
• een stabiel team dat zelfstandig functioneert;
• een sterke basis voor de verdere ontwikkeling door de afdelingshoofden.

Samen bouwen aan iets nieuws

Je werkt nauw samen met de twee afdelingshoofden en vormt met hen een stevig samenwerkingsverband. Samen zorgen jullie voor een gestroomlijnde implementatie en een zorgvuldige voorbereiding op de periode ná jouw vertrek. Je rapporteert aan de clustermanager Staf Bedrijfsvoering van de Directie Campus & Facilities.

Wat breng je mee?

Je past goed in deze tijdelijke rol als je:

• ervaring hebt met implementatie- en verandertrajecten;
• procesmatig en gestructureerd kunt werken;
• organisatiesensitief bent en goed kunt schakelen tussen stakeholders;
• helder communiceert en mensen meeneemt in verandering;
• rust, overzicht en richting kunt bieden in een dynamische periode;
• coachend en verbindend werkt, zonder formele HR-verantwoordelijkheden.

Ben jij iemand die energie krijgt van tijdelijke implementatieopdrachten? Kun jij richting geven, structuur aanbrengen en teams meenemen in verandering, en laat jij na twee jaar een afdeling achter die zelfstandig verder kan? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren.

Wat bieden wij?

• een functie voor twee jaar, 3 dagen per week;
• een werkweek van 24 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.546,- tot maximaal € 5.538,- bij een fulltime dienstverband (schaal 10 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Nederlandse Universiteiten biedt ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen.

Over ons

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Campus & Facilities (C&F) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de inrichting en het in stand houden van de universitaire campus en biedt een breed scala aan facilitaire producten en ondersteunende diensten. We zorgen ervoor dat medewerkers, studenten en bezoekers van de Universiteit Utrecht optimaal ondersteund worden in hun werk- en studie-omgeving. We hechten grote waarde aan duurzaamheid in onze dienstverlening en in de eigen bedrijfsvoering.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Christelle Pater, Clustermanager Staf Bedrijfsvoering via c.a.g.pater@uu.nl of 06 - 28151885