Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast ongeveer 51 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 25 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Bij het Ministerie van Defensie krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in het beheren van semi-statische informatie binnen het Rijks Bedrijven Centrum.

Als Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer (SIB) ben je verantwoordelijk voor het beheren én door ontwikkelen van de sectie, inclusief de bijbehorende procedures en instrumenten. Je vervult een belangrijke leidinggevende rol, waarbij je op een mensgerichte, omgevingsbewuste en daadkrachtige manier richting geeft aan verandering en vernieuwing. Je bent verantwoordelijk voor het organiseren, beheren en toegankelijk maken van informatie, zodat deze voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Je werkt samen met verschillende afdelingen en zorgt ervoor dat informatie op een veilige en efficiënte manier wordt opgeslagen en beheerd.

Wat ga je doen?

Hoe zorgen we ervoor dat we de stap kunnen maken van analoge naar digitale archiefvorming? Hoe vergroten we onze meerwaarde voor Defensie? Wat is er nodig om onze mensen deze omslag te laten maken? Als Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer zorg jij ervoor dat deze uitdagingen worden opgepakt en omgezet in kansen. Hiermee draag jij bij aan het klaarstomen van een toekomstbestendige SIB-organisatie.

Je geeft leiding aan twee teamleiders en bent verantwoordelijk voor de volledige bedrijfsvoering van de afdeling. Onderwerpen als beveiliging, de waarde van cultureel erfgoed, dienstverlening, informatieverstrekking, AVG, WOO, openbaarheid, personele ontwikkeling, ARBO, BHV, huisvesting en omgevingsbewustzijn maken vanzelfsprekend deel uit van jouw bagage. Deze brede verantwoordelijkheid maakt de functie afwisselend en complex — een rol waarin je je ervaring en visie volledig kunt inzetten.

SIB beheert cruciale informatie van de gehele Defensieorganisatie. Hierdoor heeft de term ‘semi-statisch’ binnen Defensie een andere betekenis dan je wellicht verwacht: deze informatie staat namelijk veel dichter bij interne en maatschappelijke ontwikkelingen dan op het eerste gezicht lijkt.

Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de aan de sectie toevertrouwde informatie en het, onder voorwaarden, verstrekken van deze informatie aan zowel interne als externe partijen.

Een belangrijke taak van de afdeling is het selecteren en bewerken van informatie die in aanmerking komt voor overbrenging naar het Nationaal Archief. Tijdens dit proces én gedurende de beheerperiode moet deze informatie toegankelijk en beschikbaar blijven voor de bedrijfsvoering van Defensie. Informatie die niet voor overbrenging in aanmerking komt, moet veelal binnen een vastgestelde termijn worden vernietigd.

Tot slot werk je actief aan het verhogen van de kwaliteit en effectiviteit van het informatiebeheer als kennis- en informatiecentrum. Je doet dit door deel te nemen aan interne en externe overlegorganen, relevante ontwikkelingen binnen het vakgebied te volgen, processen te optimaliseren in de vorm van adviezen en rapportages.

Je komt te werken in een dynamische omgeving waar samenwerking en integriteit centraal staan.

• Beheren van semi-statische informatie en archieven
• Toezien op naleving van informatiebeheerprocessen
• Adviseren van collega’s over het correct omgaan met informatie
• Signaleren en implementeren van verbeteringen in het informatiebeheer
• Ondersteunen bij audits en controles

Wat krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

• Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Per 1 januari 2026 gaat het hierboven genoemde salaris 2% omhoog.
• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naar een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

• Je bent in het bezit van een afgeronde HBO opleiding (bij voorkeur in de richting van Informatiebeheer of –management).
• Je hebt minimaal 3 jaar leidinggevende ervaring. Als leidinggevende ben je een motivator en geef je vertrouwen.
• Je hebt brede ervaring, zowel op uitvoerend als op beleidsniveau. Je hebt kennis van documentaire informatievoorziening, informatiebeheer en van relevante delen van de wet- en regelgeving.
• Je hebt kennis van digitalisering en de toepassing binnen het vakgebied.
• Je beschikt over de vaardigheid om de informatiebehoefte bij gebruikers vast te stellen.

Competenties:

• Visie: Het ontwikkelen van een toekomstbeeld op basis van in- en externe ontwikkelingen en daarbij afstand kunnen nemen van de dagelijkse praktijk.
• Conceptualiseren: Het opbouwen van denkkaders of modellen en het formuleren van denkbeelden, ideeën of concepten.
• Integriteit: Het handelen naar eer en geweten, met besef van de normen en waarden van de organisatie en de samenleving in het algemeen. Het daarop aanspreekbaar zijn en het aanspreken van anderen hierop.
• Overtuigingskracht: Het zodanig beïnvloeden van anderen dat zij enthousiast worden of hun mening of houding aanpassen/wijzigen.
• Besluitvaardigheid: Het doeltreffend en op het juiste moment beslissingen nemen.
• Resultaatgerichtheid: Het gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en resultaten.
• Delegeren: Het toedelen van verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden aan anderen en het tonen van terecht vertrouwen in anderen.

Wij zijn op zoek naar een echte teamplayer die doelgericht te werk gaat, maar wel ervoor zorgt dat het eigenaarschap bij de medewerkers blijft. Je hebt goede communicatieve vaardigheden, bent omgevingsbewust en mensgericht, hebt een visie op het informatiebeheer en functioneert sectie overstijgend. Daarnaast ben je flexibel en beweeg je je diagonaal door de organisatie. Jij bent een echte initiatiefnemer en een aanpakker: je laat je niet gek maken en bent prima in staat om knopen door te hakken. Wij geven mooie kansen om je te kunnen ontwikkelen, maar verwachten uiteraard een stevige eigen inbreng.

Hier kom je te werken

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 60.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en de Commando Materieel en IT (COMMIT).

Joint Informatievoorzieningscommando (JIVC): Het Joint informatievoorzieningscommando (JIVC) van COMMIT is hét IT-bedrijf en dé leverancier van IV-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als ondersteunende processen. Het JIVC levert daarmee een substantiële bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is tevens het kenniscentrum voor vorming van IV-beleid en bedrijfsvoering en geeft in die hoedanigheid adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

De afdeling Informatie Beheer (IB) is ondergebracht binnen het JIVC. Je komt te werken op de afdeling Informatiebeheer (IB), dit is onderdeel van het JIVC. Deze afdeling ondersteunt de defensieonderdelen met het beheer van de informatiehuishouding. IB is onder de verantwoordelijkheid van de defensieonderdelen, belast met het voorbereiden, documenteren, leveren en verwijderen van informatie. Op strategisch/beleidsmatig niveau ondersteunt IB rechtstreeks de Chief Information Officer (CIO) in haar rol van beleidsverantwoordelijke Documentaire Informatie (DI). De afdeling Informatiebeheer heeft 254 VTE en bestaat uit het Hoofd en de afdelingen Dynamisch Informatiebeheer (DIB), Advies, Instrumenten en Functioneel beheer (AIF), het BedrijfsBureau (BB) Publicatie- en Documentatiebeheer (PDB) en Semi-statisch Informatiebeheer (SIB). Voor de laatstgenoemde afdeling zoeken wij een afdelingshoofd.

De afdeling Semi-statisch Informatiebeheer (SIB) bestaat uit 57 VTE’n en beheert zowel de papieren als de digitale archiefwaardige informatie van Defensie, handelt informatieverzoeken met betrekking tot deze archieven af en fungeert als kenniscentrum voor complexe archiefvraagstukken. Dit alles binnen de wettelijke kaders. De afdeling is momenteel bezig met de omvorming van een organisatie die van oudsher papieren archieven beheert, naar een organisatie die klaar is voor de toekomst waarin het informatiebeheer vooral digitaal zal zijn.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Matthijs van der Hulst, Hoofd Dynamisch Informatie Beheer

M.vd.Hulst@mindef.nl

Romy Kollmann, Recruitment Adviseur HR

rr.kollmann@mindef.nl