Hoofd Frontoffice VZL Brunssum

Hoofd Frontoffice VZL Brunssum bij Ministerie van Defensie

Dit ga je doen

Ben jij de energieke teamleider die ons Servicepunt te Brunssum gaat aansturen? Weet jij zowel resultaten als de mens daarbij centraal te stellen en je team te begeleiden bij (cultuur)verandering? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Defensie is volop in beweging. Er is veel te doen en goede ondersteuning is essentieel om onze Hoofdtaak 1 in te kunnen vullen: beschermen wat ons dierbaar is. Onze Servicepunten spelen daarbij een belangrijke rol. Die zijn hét startpunt op de Defensielocaties om te voorzien in allerlei ondersteuningsbehoeften. Dat varieert van het beantwoorden van informatievragen tot het behandelen van wensen en klachten van de klant.
Als ons nieuwe Hoofd Frontoffice zorg jij ervoor dat het Servicepunt prima functioneert en dat alles op rolletjes verloopt. In deze leuke baan krijg je veel ruimte om de doelstellingen van het Servicepunt te realiseren. Je zorgt ervoor dat de medewerkers in jouw team op een plezierige en professionele manier hun werk doen zodat serviceaanvragen professioneel opgepakt en afgehandeld worden. Je streeft ernaar dat processen en procedures voor iedereen op de kazerne helder zijn en dat het voor het team duidelijk is hoe deze op een servicegerichte manier te hanteren. Continu verbeteren staat daarbij hoog op de agenda. Deze rol brengt je in contact met diverse interne en externe stakeholders. Geen dag is daarbij het zelfde. In deze dynamische omgeving weet je snel te schakelen en prioriteren. Dit vraagt flexibiliteit maar biedt ook energie en afwisseling. Juist deze afwisseling maakt dat je als leider echt impact kunt maken. Jij weet rust en overzicht te behouden. Met jouw heldere communicatie en oplossingsgerichte aanpak, bouw je bovendien goede werkrelaties op. Je kent de belangrijkste stakeholders en zij weten jou moeiteloos te vinden wanneer dit nodig is.

Waar ga je werken?

Locatie Brunssum is verantwoordelijk voor de coördinatie van alle niet wapensysteem gebonden ondersteuning en producten. Je ondersteunt de klant (waaronder NATO-partners) op locatie bij aanvragen en benodigde informatiebehoeften.
De Servicepunt organisatie is onderdeel van de Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB). Om zo klantgericht mogelijk te werken, hanteert het Servicepunt een platte organisatiestructuur met minimale managementlagen. De medewerkers in jouw team krijgen ook veel verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig af te handelen. Hierbij wordt vertrouwd op hun verantwoordelijkheidsgevoel, op hun zelfsturend vermogen en kennis van zaken. Je rapporteert zelf aan de Operationeel Manager. De primaire interne stakeholders zijn de collega’s van de bewaking en beveiliging, de catering en de facilitaire diensten, allen vallend onder de DFLB.

Wat ga je doen?

• Vorm- en inhoud geven op de kazerne aan de missie van de Servicepunt-organisatie en aan (nieuw) landelijk beleid
• Uitzetten van de lijnen en kaders voor het team om met zelfstandigheid aan de slag kunnen gaan
• Zorgen voor een goede bezetting van het Servicepunt
• Voeren van voortgangs- en functioneringsgesprekken, begeleiden, ondersteunen en motiveren van medewerkers in hun dagelijks functioneren, in hun professionaliteit en in hun ambities
• Fungeren als aanspreekpunt bij organisatorische en procesmatige zaken
• Stakeholder management, zorgen voor goede afstemming en helderheid over te leveren diensten, samenwerking en wederzijdse verwachtingen
• Representeren van Servicepunt Brunssum in diverse lokale en landelijke overleggen en in projecten
• Signaleren van verbetermogelijkheden, afstemmen met team en landelijke collega’s
• Oppakken van voorkomende zaken ten behoeve van het optimaal functioneren van het Servicepunt

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 24 maanden
• Salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Wie ben jij?
Als hoofd van een Servicepunt team breng je de volgende competenties mee:

• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk): je weet helder en overtuigend te communiceren
• Klantgericht en probleemoplossend: je denkt in oplossingen en streeft naar optimale klanttevredenheid
• Kwaliteitsbewust: je hecht eraan dingen goed te doen en streeft naar continue verbetering
• Teamplayer en verbinder: je brengt mensen samen en stimuleert samenwerking
• Plannen en organiseren: je bent gestructureerd en weet prioriteiten te stellen
• Netwerken: je bouwt en onderhoudt gemakkelijk een (in)formeel intern en extern netwerk
• Leergierig: je staat open voor nieuwe kennis en ontwikkeling
• Omgevingsbewust

Wat neem jij mee?

• een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van Facility management
• minimaal 3-5 jaar leidinggevende werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie
• ruime ervaring met verandertrajecten, coachen van teams en met continu verbeterprogramma
• Goede beheersing van de Engelse taal

Hier kom je te werken

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.
De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven: Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.

Het Servicepunt is hét startpunt op locatie voor alle ondersteuningsbehoeften van onze Defensiecollega’s. Het Servicepunt is vertegenwoordigd op alle Defensielocaties en bestaat uit het cluster Klantcontactmanagement, het cluster Servicemanagement en het Bedrijfsbureau.

Cluster Klantcontactmanagement: De frontoffice op locatie en het Klantcontactcenter in Den Haag. De frontoffice neemt de vraag van de klant over, gaat samen met de in- en externe leveranciers voor de klant aan de slag en informeert de klant over de voortgang. Zo heeft de Defensie collega altijd één contactpersoon voor de aanvraag. Het Klantcontactcenter is het telefonische aanspreekpunt voor de ondersteuningsbehoeften van onze Defensiecollega’s.

Cluster Servicemanagement: De servicemanager is hét aanspreekpunt op locatie voor alle ondersteuningsvragen van de lokale opdrachtgever. De servicemanager neemt de ondersteuningsvraag over en vertaalt deze in samenwerking met de leveranciers naar concrete producten en diensten. De servicemanager richt zich hierbij op de dienstverlening in het uitvoeringsjaar en de komende jaren.

Bedrijfsbureau: Het Bedrijfsbureau is een klein, maar dedicated team dat zich op de achtergrond bezighoudt met stafactiviteiten om ervoor te zorgen dat de Servicepunt collega’s op locatie optimaal hun werk kunnen uitvoeren.

Het Servicepunt is een unieke organisatie binnen de Defensieorganisatie. In tegenstelling tot de meeste organisatieonderdelen binnen Defensie, kent het Servicepunt geen sterke hiërarchie. Het Servicepunt kenmerkt zich als een platte organisatie waarbij er weinig managementlagen bestaan. Dit betekent dat jij dus veel verantwoordelijkheid hebt. Hierbij vertrouwen wij op jouw zelfsturend vermogen en jouw expertise om uitstekende dienstverlening te kunnen leveren.

Binnen het Servicepunt vinden wij het belangrijk dat jij de ruimte krijgt om jezelf als professional én mens verder te ontwikkelen. Je komt terecht in een veilige werkomgeving waar fouten maken mag.

Over Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen. De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht! Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid. Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel? Solliciteer dan snel!