Executive Assistant & Office Manager

Entrepreneurial, Partnership, Trust, Freedom to act, Ambitious. These values don't just describe our company - they define our people too.

Executive Assistant & Office Manager bij IMCD Group

De spil tussen directie en organisatie

Bij IMCD noemen we het Element [E], het ontbrekende puzzelstukje in het periodiek systeem. Jouw E staat voor eigenaarschap, expertise en energie. Hier krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, processen te verbeteren en tegelijkertijd onderdeel te zijn van een hecht, professioneel team.

Deze rol is van jou

We zoeken iemand die de organisatie écht begrijpt. Die voelt wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en ervoor zorgt dat alles soepel loopt. Voor de directie, voor het team en daarmee voor het hele hoofdkantoor.

Je bent het vertrouwde gezicht. De persoon die overzicht heeft, die mensen op hun gemak stelt en die ervoor zorgt dat ons hoofdkantoor met 110 medewerkers professioneel én warm aanvoelt. Dit is een rol waarin je jezelf volledig kunt inzetten en waar je echt impact maakt.

Over IMCD Group

IMCD Group is wereldleider in de distributie van specialty chemicals en ingrediënten. Beursgenoteerd, actief in 60+ landen, €4,7 miljard omzet, meer dan 5.100 medewerkers wereldwijd. Vanuit ons hoofdkantoor op de Kop van Zuid in Rotterdam sturen we internationale operaties aan. We zijn een organisatie met een ondernemende cultuur waar mensen de ruimte krijgen om hun vakmanschap te tonen en waar samenwerken centraal staat.

Wat ga je doen?

• De directie ondersteunen.
  Je bent de steun en toeverlaat van het Leadership team en werkt nauw samen met de CFO en de President EMEA & Industrial Business Groups (Engelstalig). Je bent hun vertrouwde sparringpartner die ervoor zorgt dat zij zich kunnen focussen op hun strategische taken.
• Je beheert hun agenda's met oog voor prioriteiten en belangrijke verbanden.
• Je verzorgt correspondentie en maakt presentaties.
• Je plant en organiseert vergaderingen en actiepunten die daaruit volgen, houd je nauwlettend in de gaten.
• Je coördineert hun internationale reizen, inclusief visums en alle benodigde documenten.

Je denkt mee, voelt aan wat belangrijk is en schakelt snel wanneer prioriteiten verschuiven. Samen met de Executive Assistant van de CEO zorg je ervoor dat de directie optimaal wordt ondersteund. Jullie nemen elkaars taken over bij afwezigheid zodat de continuïteit van de ondersteuning gewaarborgd blijft.

Office Management

Het hoofdkantoor moet prettig en professioneel zijn. Jij zorgt ervoor dat beide kanten samenkomen.

• Je beheert contracten voor het pand, van verhuurder tot groenvoorziening en bent het contactpunt voor het reisbureau en onderhoudt facilitaire contracten.
• Je bent budgetverantwoordelijk en zorgt voor een correcte financiële administratie.
• Je draagt zorg voor een representatieve uitstraling van het kantoor.
• Je organiseert in overleg met HR personeelsevenementen die verbinden: uitjes, het personeelsweekend, borrels.
• Je bent zichtbaar en een aanspreekpunt voor de collega’s. Je signaleert wat er speelt en nodig is voor die top sfeer in de organisatie.
• Je creëert een omgeving waar mensen zich thuis voelen én waar professionaliteit voorop staat.

Je team aansturen

Je geeft leiding aan drie Office Assistants. Je coacht hen en zorgt dat ze groeien in hun rol. Je verbetert processen waar nodig en zorgt ervoor dat jullie als team steeds efficiënter werken. Je neemt de verantwoordelijkheid en het team weet bij jou waar ze aan toe zijn.

Dit herken jij in jezelf

• Je hebt een natuurlijk gezag
  Mensen voelen dat je weet waar je over praat. Je bent duidelijk in je communicatie en durft grenzen aan te geven wanneer dat nodig is. Dit doe je met respect en zonder dominant te zijn.
• Je anticipeert
  Je ziet wat er moet gebeuren voordat iemand het vraagt. Je bent altijd een stap vooruit en pakt dingen op zonder dat dit expliciet gevraagd wordt.
• Je kunt schakelen
  Van strategische vraagstukken naar praktische organisatie, van internationale stakeholders naar het interne team. Je beweegt moeiteloos tussen verschillende niveaus en thema's.
• Je bent sociaal én professioneel
  Mensen voelen zich op hun gemak bij je. Je bouwt gemakkelijk relaties op, maar houdt tegelijkertijd de professionaliteit hoog. Je bent servicegericht vanuit vakmanschap.
• Je neemt ownership
  Jij voelt je verantwoordelijk voor het grotere geheel. Als er iets niet goed gaat, zoek je de oplossing. Je pakt dingen op en regelt het.
• Je bent accuraat én pragmatisch
  Je hebt oog voor detail waar het ertoe doet, maar weet ook wanneer iets goed genoeg is om door te gaan. Je laat je niet verleiden tot perfectionisme dat vertraagt.
• Je bent nieuwsgierig en verbetergericht
  Je wilt begrijpen hoe dingen werken en zoekt actief naar manieren om processen te verbeteren. Je neemt initiatief om zaken efficiënter of beter te organiseren.
• Je bent direct en authentiek
  Je zegt wat je denkt op een respectvolle manier. Geen omhaal, geen politieke spelletjes. Je bent oprecht in je contact met mensen en daar waarderen ze je om.

Wat je meebrengt

• Minimaal 10 jaar ervaring als Executive Assistant in een corporate, internationale omgeving.
• Bewezen ervaring met het aansturen en ontwikkelen van teams.
• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretariële opleiding.
• Uitstekende beheersing van Nederlands én Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vaardigheid met MS Office en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.
• Je beschikt over een goed ontwikkeld gevoel voor prioriteiten en weet wat er echt toe doet.
• Hoog niveau van discretie en integriteit in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Woonachtig in Rotterdam of directe omgeving.
• Bereid om 4 dagen per week op kantoor aanwezig te zijn.

Wat wij jou bieden

• 28 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.
• Premievrij pensioen.
• Een modern hoofdkantoor op de Kop van Zuid met uitstekende bereikbaarheid.
• Een internationale omgeving met collega's uit verschillende culturen en achtergronden.
• Korte lijnen binnen een platte organisatie.
• Een ondernemende cultuur waarin je ruimte krijgt om dingen écht voor elkaar te krijgen.

Wat deze rol bijzonder maakt

Je krijgt de vrijheid om de rol naar je hand te zetten. Processen verbeteren, nieuwe initiatieven ontplooien, je eigen visie brengen op hoe het kantoor functioneert, we geven je de ruimte en het vertrouwen.

Over IMCD

IMCD is een wereldwijd toonaangevende distributeur en formuleerder van specialty chemicals en ingrediënten. Hoofdkantoor in Rotterdam, actief in meer dan 60 landen met 5.100 medewerkers. Met 82 laboratoria creëren we duurzame en innovatieve oplossingen voor onze klanten. In 2024 realiseerden we een omzet van €4,7 miljard en zijn we genoteerd aan Euronext Amsterdam (AEX).

Wij zijn gedreven door ondernemerschap, krachtig in samenwerking en gepassioneerd om vooruitgang te realiseren.