Directiesecretaris

Werken als Directiesecretaris bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Over het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Samen met partners in het veld zorgen we voor goede zorg, een gezonde leefstijl en een inclusieve samenleving.

De directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) is op zoek naar een energieke en doortastende directiesecretaris.

In deze rol ben je de verbindende schakel tussen het managementteam (MT), het team managementondersteuners en de bredere directie. Jij zorgt dat processen soepel verlopen, dat het MT optimaal functioneert en dat het team zich blijft ontwikkelen. Krijg jij energie van organiseren, coördineren én leidinggeven in een dynamische omgeving? Dan is dit een functie die bij jou past.

Wat ga je doen?

Als directiesecretaris ondersteun je de directie bij het organiseren, voorbereiden en coördineren van bestuurlijke processen. Je zorgt voor een goede informatievoorziening, bewaakt de voortgang van acties en besluiten en bent het aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Je stelt notities, adviezen en besluitenlijsten op en zorgt voor een heldere verslaglegging van overleggen. Daarnaast draag je bij aan het optimaliseren van werkprocessen binnen de directie.

Je bent als directiesecretaris de vraagbaak als het gaat om zaken rondom het MT voor zowel binnen de directie FEZ als daarbuiten. Het verbinden van onderwerpen aan concrete agendapunten, het uitzetten en ophalen van informatie binnen de directie en een sparringpartner zijn voor zowel het MT als medewerkers zijn over het algemeen de taken die je uitvoert. Je bereidt de MT-vergaderingen voor, zorgt voor een goede agenda, het verslag en denkt daarbij ook inhoudelijk mee. Je houdt de actie- en besluitenlijst bij, monitort de uitvoering van alle actiepunten en de communicatie daarover. Je coördineert ook annotaties voor de VWS-brede en Rijksbrede gremia waar MT-leden de directie vertegenwoordigen (bijvoorbeeld BR, IOFEZ). Jij leest de stukken en zet deze uit bij de juiste contactpersonen binnen de directie om deze te laten voorzien van een annotatie. Jij coördineert de totale annotatie en zorgt dat deze tijdig bij het MT wordt aangeleverd.

Organisatieontwikkeling directie FEZ

De financiële functie binnen VWS heeft in 2025 een herinrichting ondergaan. Hierbij is de directie FEZ ook gereorganiseerd. Door initiatieven te ontwikkelen, andere collega’s te inspireren en activiteiten te organiseren draag jij bij aan het realiseren van de doelstellingen van de directie en het laten slagen van de nieuwe manier van werken. Bovendien heb jij een belangrijke rol in het organiseren van een goede landing van nieuwe medewerkers bij onze directie. Daarnaast borg je de uitvoering van verschillende acties op het gebied van bredere organisatieontwikkeling, zoals acties die voortvloeien uit het Medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO). Tevens stel je in samenwerking met het MT het jaarplan van FEZ op voor het aankomende jaar.

Teamleider managementondersteuning

Je geeft leiding aan het team van managementondersteuners en hebt de personele en functionele verantwoordelijkheid voor de betrokken collega’s. Je bent verantwoordelijk voor de logistieke, administratieve/secretariële dienstverlening, managementondersteuning en (op termijn) bedrijfsvoering van de directie. Je geeft richting aan de secretariële en administratieve ondersteuning door het plannen en begeleiden van de inzet en het bewaken van de geleverde kwaliteit en de voortgang. Je bent een verbinder en signaleert en agendeert wat nodig is om de directie goed te laten functioneren, zowel op organisatorisch, als op het mensgerichte vlak. Je vindt het leuk om een goed netwerk op te bouwen, zowel binnen de directie als binnen VWS. Daarnaast speel je een initiërende rol bij verbindende, directiebrede activiteiten.

Kortom een veelzijdige functie met veel ontwikkelmogelijkheden.

Wie zoeken wij?

• Je hebt een hbo- of universitaire opleiding afgerond.
• Je hebt ervaring als directiesecretaris of in een vergelijkbare functie.
• Je bent communicatief sterk, proactief en organisatorisch vaardig.
• Je kunt prettig samenwerken in een team.
• Je houdt de planning en deadlines in de gaten zonder star te worden en kunt flexibel inspelen op onverwachte situaties.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende belangen en weet prioriteiten te stellen.
• Je hebt affiniteit met het initiëren en organiseren van verbindende activiteiten.
• Je hebt affiniteit met de publieke sector en werkt graag in een dynamische omgeving.

Herken jij jezelf hierin?
Je bent een verbinder die energie krijgt van regelen en organiseren, maar ook de rust en structuur bewaakt. Je bent sterk in communicatie, zowel mondeling als schriftelijk, en weet anderen mee te krijgen met overtuigende argumenten. Je bouwt gemakkelijk een netwerk op binnen en buiten FEZ en benut dit om resultaten te behalen. Daarbij ben je je steeds bewust van de bestuurlijke en politieke omgeving waarin je werkt.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een prettige werksfeer met betrokken collega’s.
• Een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen.
• Voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat.
• Veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied.
• Je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat.

Hier kom je te werken

De directie FEZ is de concerncontroller en budgettaire belangenbehartiger van het ministerie en is tevens verantwoordelijk voor volledige en juiste beslisinformatie. FEZ draagt zorg voor een optimale departement brede besluitvorming over beleid en geld. FEZ opereert in een dynamische omgeving en heeft directe contacten met de politieke leiding en ambtelijke top. De directie heeft een open werksfeer en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Je gaat werken onder directe leiding van de directeur en bent daar onderdeel van het team van managementondersteuners.

FEZ kent drie afdelingen:

1. De afdeling Begrotingszaken (BZ) is de ‘cijfermatige spil’ van FEZ. BZ heeft de coördinerende rol bij de totstandkoming van begroting, suppletoire begrotingen, het jaarverslag en de coördinerende rol op de P&C-cyclus, de evaluatiefunctie alsmede de analyses die daaraan ondersteunend zijn (premieramingen, beleidsinhoudelijke analyses en data-analyse). Ook is het data-team van FEZ hier belegd.
2. De afdeling Advies en Control (AC) toetst voornemens en uitvoering op het gebied van VWS-beleid en beheer aan de budgettaire, beleidsmatige en beheersmatige kaders en brengt daarover advies uit aan de politieke en ambtelijke leiding.
3. De afdeling Financiële Informatievoorziening en Toezicht (FIT) brengt de benodigde expertise bij elkaar op het terrein van de financiële administratie, het financieel beheer en het procesbeheer.

Bijzonderheden

• Omdat je in deze functie met vertrouwelijke informatie werkt, kunnen we tijdens de sollicitatieprocedure om referenties vragen. Ben je nog niet in dienst bij de Rijksoverheid, dan vragen we om een Verklaring Omtrent het Gedrag.
• Ben je een verplichte van werk naar werk-kandidaat? Dan vragen wij je om een kopie van je aanwijzingsbrief mee te sturen bij je sollicitatie.

Over de functiegroep (Senior) Adviseur

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.