Managementondersteuner Plaatsvervangend Secretaris-Generaal

Werken als Managementondersteuner bij het Ministerie van Defensie, Bestuursstaf

Over de functie

Als managementondersteuner van de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal (PSG) bij het Ministerie van Defensie in Den Haag ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van het managementteam. Je verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de PSG, die verantwoordelijk is voor een samenhangende defensiebrede bedrijfsvoering en sturing geeft aan het kerndepartement ten aanzien van bedrijfsvoeringsaspecten. Je zorgt voor een efficiënte agendaplanning, bereidt vergaderingen voor, handelt correspondentie af en bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je draagt bij aan het soepel draaien van het secretariaat van de PSG, verbinding en saamhorigheid, en aan een soepel verloop van dagelijkse werkzaamheden binnen de Bestuursstaf. Dit doe je met energie, doorzettingsvermogen, relativering en een hoge mate van senioriteit en zelfstandigheid.

Wat ga je doen?

• Managementondersteuning van de PSG.
• Beheren van de agenda en het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Ondersteunen bij het opstellen van rapportages, managementinformatie en presentaties.
• Het coördineren en administratief ondersteunen van verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische context.
• Fungeren als aanspreekpunt en schakel voor interne en externe relaties, leggen van verbanden, inschatten van belangen en afwegen van consequenties met een politiek en maatschappelijk afbreukrisico.
• Het coördineren van informatiestromen.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.

In het directe team van de ambtelijke leiding werk je nauw samen met bestuursadviseurs, adjudant, managementondersteuner SG, chauffeurs en kamerbewaarders. Vanuit de eigen verantwoordelijkheid draagt iedereen bij aan het ondersteunen van de SG en PSG en de rest van de organisatie. Daarnaast werk je samen met de andere managementondersteuners binnen de directie (zes in totaal). Achtervang van de verschillende secretariaten wordt in goed overleg georganiseerd.

Wat breng je mee?

• HBO werk- en denkniveau en een relevante (secretariële) opleiding.
• Ervaring als managementondersteuner of in een vergelijkbare functie, bij voorkeur op niveau senior management/bestuur.
• Kennis van management-ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
• Kennis van en inzicht in actuele (met elkaar samenhangende) beleidsonderwerpen en -processen, en kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken.
• Inzicht in ambtelijke en politieke belangen en gevoeligheden en bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vaardigheid in het actief kunnen samenwerken en zoeken van verbinding met directe collega’s en anderen binnen en buiten de directie, maar ook goed zelfstandig kunnen werken.
• Vaardigheid in het fungeren als schakel naar derden op politiek-bestuurlijk en ambtelijk hoog niveau (intern en extern) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen.
• Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
• Discretie en integriteit in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Proactieve en flexibele werkhouding.

Competenties/gedragskenmerken

• Analyseren
• Besluitvaardig
• Integer
• Klantgericht
• Organisatiegericht
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Stressbestendig

Dit bieden we nog meer

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% van je bruto jaarsalaris, dat je naar eigen wens kunt inzetten voor extra inkomen, verlof of fiscaal vriendelijke doelen. Er zijn diverse verlofregelingen, zoals 75% betaald ouderschapsverlof, en flexibele werktijden voor een goede werk-privébalans. Je kunt je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week verkorten en extra IKB-uren opbouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding voor woon-werkverkeer of kun je kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Gebruik je het OV-abonnement alleen voor woon-werkverkeer, dan hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Werken bij het Ministerie van Defensie

Bij het Ministerie van Defensie draag je bij aan de veiligheid van Nederland. Je werkt in een dynamische omgeving waar samenwerking, betrouwbaarheid en professionaliteit centraal staan. Je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen en een waardevolle bijdrage te leveren aan de organisatie.

Hier kom je te werken

De Directie Bestuursondersteuning en Advies (DBOA) is onderdeel van het kerndepartement en heeft als doel de omstandigheden te scheppen waarin de politieke en ambtelijke leiding van Defensie kan sturen en verantwoordelijkheden kan dragen om te beschermen wat ons dierbaar is. In een veilige en inclusieve omgeving staat DBOA voor integraliteit, verbinding, tijdigheid, kwaliteit en tegenspraak en is DBOA benaderbaar, flexibel en betrokken. DBOA bestaat uit een afdeling Advies & Parlement en Stukkenstroom (A&PS) en een afdeling Bedrijfsvoering & Ondersteuning (B&O). Als managementondersteuner van de PSG maak je onderdeel uit van de afdeling B&O, samen met circa twintig andere collega’s.

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT. Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Bijzonderheden

Indien je op voorhand niet beschikt over het juiste veiligheidscreeningniveau, dien je er rekening mee te houden dat een veiligheidsonderzoek onderdeel uitmaakt van de selectieprocedure. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Gewezen militairen (na FLO) kunnen eventueel, indien de mogelijkheid zich voordoet, worden aangesteld als burgermedewerker met een tijdelijke aanstelling voor de duur van maximaal drie jaren met een arbeidsduur van maximaal 19 uur per week. Voor meer informatie of vragen over deze regeling kan vooraf contact worden gezocht met sollicitatiekd@mindef.nl.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de gedragscode Defensie.

Uw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene Verordening Gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart. Indien u een sollicitatiebrief en CV hebt ge-upload en/of een showdossier hebt aangemaakt in de vacaturebank, dan dient u dit - indien gewenst - na afronding van de selectieprocedure zelf te verwijderen.