Afdelingshoofd Beleid, Implementatie en Organisatieadvies/Staf

Je bent verantwoordelijk voor een organisatie van circa 75 medewerkers die bestaat uit drie teams: Beleid en Implementatie, Organisatieadvies en Staf P&O.

• Je draagt actief bij aan de ingezette verbeteringen in de werkwijze van de Bedrijfsvoerings-directies, waar P&O een onderdeel van is.
• Je bent verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de afdeling waarbij een nieuwe manier van (samen)werken geïmplementeerd wordt.

Als afdelingshoofd Beleid, Implementatie en Organisatieadvies (BI&O) ben je verantwoordelijk voor een afdeling van circa 75 FTE, verdeeld over vier teams, waarvan drie worden aangestuurd door teamleiders. Je afdeling speelt een sleutelrol in het ontwikkelen, implementeren en bewaken van beleid dat de organisatie versterkt en toekomstbestendig maakt. Dit omvat het agenderen van beleidswijzigingen, het vertalen van wet- en regelgeving naar uitvoerbare kaders, en het stimuleren van klantgerichte, datagedreven diensten.

Als lid van het managementteam P&O ben je medeverantwoordelijk voor de levering en verdere ontwikkeling van P&O diensten, zowel in aantal als in kwaliteit alsook in budget. Je stuurt vier teams aan. Drie van deze teams worden geleid door een teamleider.

Je bent een belangrijke speler in het verbetertraject van de directie en specifiek verantwoordelijk voor de acties die raken aan de positie en inzet van de afdeling HR Advies en Vitaliteit.

Samen met de andere afdelingshoofden van het MT en directeur P&O bepaal je de prioriteiten binnen de directie P&O en zorg je ervoor dat P&O één geheel vormt. Je speelt een actieve rol bij de doorvertaling van het verbetertraject van directie P&O binnen het cluster Bedrijfsvoering. De verbeteraanpak van Directie P&O heeft het doel om:

• Beleid en kaders van de directie P&O te herijken om zo beter aan te sluiten bij de lijn;
• De afstand tussen P&O en de organisatie te verkleinen;
• Het gebruik van ketenprocessen te versimpelen en te verbeteren;
• Meer integratie dienstverlening, processen en stuurinformatie in te richten;
• De capaciteit en dienstverlening doelmatiger en flexibeler te organiseren.

Dit alles met als uiteindelijk doel alle medewerkers van de gemeentelijke organisatie goed voor te bereiden voor de uitdagingen waar de stad nu en in de toekomst voor staat. Jij ziet het als een uitdaging om deze veranderingen, samen met jouw collega MT-leden en de teamleiders die je aanstuurt, mede vorm te geven en te bouwen.

Je draagt zorg voor het behalen van de afgesproken resultaten en prestaties van de eigen afdeling en hebt daarnaast een verantwoordelijkheid voor het fungeren als trekker van een of meer thema’s die ten behoeve van de gehele gemeentelijke organisatie binnen de directie P&O zijn belegd. Ook vertegenwoordig je de Directie P&O in overleggen en stuurgroepen.

Concreet ben je verantwoordelijk voor:

• De ontwikkeling van beleid voor de gemeente Amsterdam vanuit eigen behoefte en wenselijkheid voor het optimaal functioneren van de organisatie (bijv.: duurzame inzetbaarheid);
• Ontwikkeling van beleid naar aanleiding van wet- en regelgeving die de gemeente Amsterdam als werkgever verplicht is te vertalen naar hantering daarvan (bijv.: ARBO wet en fiscale wetgeving);
• Ontwikkeling van kaderstellend beleid inclusief voorstellen voor de handhaving. Kaderstellend beleid volgt onder meer uit de richting die de bestuurlijke en ambtelijke top meegeeft.
• Het afdelingshoofd BI&O heeft de rol van proceseigenaar beleidscyclus (kwalitatief en procedureel) en is daarmee verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van het beleid van de hele directie P&O.
• Ontwikkeling van de arbeidsvoorwaarden die sinds 1 januari 2020 zijn vastgelegd in één cao Gemeenten.
• Verantwoordelijk voor het leveren van kwalitatief goede data en het organisatiebreed stimuleren van klantgerichte datagedreven diensten op P&O gebied en het binnen P&O uitvoeren van control activiteiten gericht op het beheersen van processen door het vaststellen van prestatie-indicatoren en normen. Hiervoor worden gegevens verzameld, naleving van voorschriften getoetst, er wordt gekeken naar kostenbeheersing en er worden interne audits uitgevoerd. HR-control opereert onafhankelijk en rapporteert direct aan de Directeur P&O.
• Verantwoordelijk voor teams
• die het bestuur en het GMT adviseren ten aanzien van beleid en werkgeverszaken
• werken aan de (concernbrede) organisatieontwikkeling en
• data levert en controle houdt op P&O processen.
• Naast het ontwikkelen van beleid levert de afdeling ook dienstverlening ter voorbereiding en implementatie van nieuw en innovatief beleid, gericht op de ondersteuning van de gemeentelijke organisatie in het bereiken van haar doelen en ambities, waaronder advies bij vraagstukken over (keten)samenwerking en optimalisatie van processen, advies bij organisatieontwerp, sturingsvraagstukken en veranderaanpak. Ook levert de afdeling capaciteit voor project- en programma-management en voor het leiden van transformatie- en reorganisatietrajecten.

Daarnaast neem je de aansturing voor de Staf P&O waar. De Staf houdt zich bezig met:

• Strategische advisering aan de directeur/directie P&O voor strategische en inrichtingsvraagstukken.
• Regie voeren op de totstandkoming, het beheer en de realisatie van de strategische P&O agenda via een gestructureerd proces.
• Verkennen en vertalen van de stedelijke strategische opgaven die vragen om een vertaling naar (meerjarig) P&O-beleid en inzet. Dit in nauwe afstemming met het stedelijke team dat zich richt op strategische vraagstukken voor de stad (nu: stedelijke strategieteam).
• Fungeren als kritische sparringpartner voor de directeur P&O.
• De inzet van de capaciteit op PIOFACH-taken verbinden aan de strategische prioriteiten van P&O. Het afdelingshoofd Staf heeft een coördinerende en regisserende rol ten aanzien van de medewerkers vanuit de verschillende disciplines, die gedeconcentreerd werken voor de directie P&O. Vanuit die verantwoordelijkheid draagt het afdelingshoofd eraan bij dat de inzet aansluit op de strategische doelen van P&O.
• Regievoeren op de levering van managementinformatie om de prestaties van de organisatie op de strategische prioriteiten te monitoren en waar nodig het MT adviseren over het bijstellen van de inzet.
• Voorbereiden, waar nodig vastleggen en afwikkelen van de agenda’s van diverse besluitvormende gremia (agenda’s opstellen, annotaties maken of de totstandkoming daarvan coördineren, bewaken acties en termijnen).
• Ontvangen en regie voeren op beantwoording raadsvragen/ raadsinstrumenten
• Coördinatie van WOB-verzoeken.
• Coördinatie van klachtafhandeling.
• Adviseren aan medewerkers binnen de P&O-organisatie op het gebied van ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen.