Medewerker Digitaal Informatiebeheer

Werken bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (Ministerie van BZK)

Medewerker Digitaal Informatiebeheer

Ben jij iemand die houdt van structuur, probleemoplossend denkt en energie krijgt van het optimaliseren van digitale informatieprocessen? Werk je graag samen met verschillende stakeholders en vind je het leuk om bij te dragen aan efficiënte informatiebeheerprocessen? Dan is deze rol als Medewerker Informatievoorziening iets voor jou!

Als Medewerker Informatievoorziening speel je een belangrijke rol in het beheren en verbeteren van de digitale informatiehuishouding binnen de Rijksoverheid. Je ondersteunt diverse ministeries, waaronder BZK, SZW en Financiën, bij het efficiënt inrichten en beheren van documentmanagementsystemen (DMS). Jij draagt bij aan structurele verbeteringen en procesoptimalisatie binnen de organisatie en werkt hierin nauw samen met collega’s.

Je werkt binnen projecten en rapporteert over de voortgang van jouw deelproject aan de Senior Medewerker Informatievoorziening. Samen met je collega’s werk je continu aan verbetering en innovatie, waarbij je de schakel bent tussen informatiebeheer en klantgerichte oplossingen.

Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:

• Uitvoeren en ondersteunen bij de (her)implementatie van Digidoc binnen organisatieonderdelen.
• Ondersteunen en adviseren van organisatieonderdelen bij digitaal werken en optimaliseren van werkprocessen in Digidoc Online.
• Afhandelen van Topdeskmeldingen.
• (Her)inrichten van werkprocessen binnen de Digidoc ordeningsstructuur.
• Importeren en exporteren van data in en uit Digidoc.
• Voeren van operationele gesprekken met stakeholders en geven van voorlichtingen, zowel individueel als in groepsverband.
• Toezien op naleving van wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet, en bijdragen aan kwaliteitsborging.
• Signaleren van knelpunten, analyseren van processen en initiëren van verbetertrajecten in samenwerking met collega's en Functioneel Beheer.
• Ordenen van informatie binnen projecten zodat overzicht ontstaat.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Je bent een professional met affiniteit voor informatiebeheer en een proactieve werkhouding. Je werkt gestructureerd en bent in staat om effectief om te gaan met diverse werkprocessen en systemen. Je werkt zelfstandig aan jouw taken, maar bent tegelijkertijd gericht op samenwerking met collega’s en senior medewerkers.

Verder neem je mee:

• HBO werk- en denkniveau.
• Sterke vaardigheden op het gebied van plannen, organiseren en klantgericht werken.
• Grote interesse in ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer en digitalisering.
• Ervaring of affiniteit met documentmanagementsystemen en zaakgericht werken.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Archiefwet, is een pre.

In deze rol ben je succesvol als je de informatiehuishouding van de ministeries conform de ordeningsstructuur van het DMS weet in te richten en een goed recordmanagement erop nahoudt, passend bij de behoeften van de organisatie. Je werkt hierin samen met een Senior Medewerker Informatievoorziening, die verantwoordelijk is voor de planning en coördinatie van projecten.

Hier kom je te werken

De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), onderdeel van het Ministerie van BZK, ondersteunt de ministeries op het gebied van informatiehuishouding. Onze afdeling Integraal Archiefbeheer (IAB) maakt als onderdeel van de unit Operatie een boeiende verandering door: we gaan van het beheren van papieren en hybride archieven naar beheer van digitale dossiers in DMS-omgeving en een nog te ontwikkelen e-depot.

Wat is onze kracht? Het verbinden van de oude analoge met de nieuwe digitale wereld, waarbij de oude waarden, principes en juridische kaders behouden blijven. Samen geven we inhoudelijk invulling en vorm aan nieuwe ontwikkelingen. Digitalisering, verbonden met onze opgebouwde expertise en kennis, maakt dat we betekenisvolle oplossingen en diensten kunnen bieden aan onze klanten als bouwsteen om hun informatiehuishouding kwalitatief hoogwaardig en efficiënt in te richten.

De afdeling Integraal Archiefbeheer (IAB) maakt deel uit van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), die als shared serviceorganisatie de informatiehuishouding van het Rijk ondersteunt. Bij IAB werk je in een dynamische omgeving waarin digitalisering en innovatie centraal staan. Ons team Recordmanagement bestaat uit ruim 17 collega’s die gezamenlijk werken aan het op orde brengen en houden van de informatie voor meerdere ministeries. Tijdens je werkzaamheden heb je ook regelmatig overleg met collega’s uit andere teams, zoals Gebruikersondersteuning en Registratie, omdat de verschillende werkzaamheden met elkaar verbonden zijn. Je krijgt de kans om kennis te delen, jezelf verder te ontwikkelen en bij te dragen aan een efficiënte en toekomstbestendige informatiehuishouding.

Over Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (Ministerie van BZK)

Binnen DGVBR (Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk) van het Ministerie van BZK is een aantal Shared Service Organisaties (SSO's) ondergebracht die zich richten op de bedrijfsvoering van het Rijk. Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) is een van die SSO's en stelt zich tot doel rijksdiensten te ontzorgen in de verschillende aspecten van hun informatiehuishouding. Daartoe levert Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding een breed scala aan diensten en producten, variërend van archiefopslag en archiefbewerking tot het faciliteren van digitaal werken en digitale informatieopslag.

Bijzonderheden

• De interne sollicitatiegesprekken vinden plaats op 15 juli.
• Mogelijk is voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het RvIHH (in de toekomst) een veiligheidsonderzoek aan de orde. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen.
• Bij het RvIHH werken we onafhankelijk van tijd, plaats en apparaat. Je overlegt met je leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je vanuit huis of af en toe op een andere locatie werkt.
• Een assessment kan mogelijk deel uitmaken van de procedure.

Over de functiegroep Senior Medewerker Iv

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie over deze vacature

Frans Torbal frans.torbal@minbzk.nl

Meer informatie over de sollicitatieprocedure

Bart de Boer Bart.Boer2@minbzk.nl