Functioneel beheerder

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Functioneel beheerder

Bij Digitale Diensten staat kwaliteit van de dienstverlening hoog in het vaandel. Voor zowel onze opdrachtgevers als voor onze medewerk(st)ers. We bieden mooie kansen en ontwikkelingsmogelijkheden in een prettige werkomgeving. Dat vraagt wel wat van onze medewerk(st)ers en onze leidinggevenden. Qua inzet, kennis en kunde, maar vooral ook qua houding en gedrag.

De afdeling Digitale Diensten verzorgt naast het functioneel (applicatie)beheer van het financiële landschap dat wordt ontsloten via Exact Synergy Enterprise/Exact Globe +/Cifas, ook het beheer op en ontwikkelen van managementrapportages (dashboards) met behulp van Qlik Sense.

Het functioneel beheer wordt uitgevoerd door een team van 7 personen dat, dagelijks aangestuurd door een Senior Functioneel beheerder, zorgdraagt voor het adequaat afhandelen van gebruikersvragen en incidenten rondom ons financiële landschap dat wordt ondersteund door Exact Synergy en Exact Globe +. Ook geeft dit team gevraagd en ongevraagd adviezen rondom deze financiële applicatie, faciliteert trainingen en onderhoudt de beheerdocumentatie en werkinstructies.

Samen met de collega’s functioneel beheerders en Exact applicatiebeheerders draag je bij aan een betrouwbaar en wendbaar financieel landschap van onze organisatie en de afnemers. Mede dankzij jou kunnen onze afnemers hun bedrijfsvoering en financiën op een zorgeloze wijze blijven uitvoeren.

Dit enthousiaste team kenmerkt zich door een proactieve houding, denkt mee met nieuwe ontwikkelingen en staat open voor verbeteringen. Ook de ongedwongen sfeer en het teamgevoel dragen bij aan een veilige werkomgeving waar kennis, kunde en specialisme samenkomen. Deze teamspirit zorgt gelijktijdig voor het ondersteunen én ontzorgen van al onze afnemers, in- en extern, in hun dagelijkse werkzaamheden. Ook wordt regelmatig een beroep gedaan op dit team om een bijdrage te leveren aan projectwerkzaamheden waarmee de veelzijdigheid van deze functie extra onderstreept wordt.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• HBO werk- en denkniveau eventueel aangevuld met Masterclass ISM, ITIL en/of BISL en/of SCRUM gerelateerde opleiding/training.
• Kennis van en affiniteit en ervaring met het werken aan een uitgebreid pakket van (financiële) applicaties zoals Exact Synergy en Exact Globe, C!FAS, Qlik Sense, Orbis, SQL en WEM-applicaties.
• Vaardigheid in het beoordelen van klantvragen en verzoeken.
• Vaardigheid in het analyseren van (technische- en functionele) problemen en het doen van verbetervoorstellen.
• Vaardigheid in het voeren van de regie op het verder optimaliseren van de werkprocessen door digitalisering en automatisering.
• Het bepalen van de impact van wijzigingen en projecten op de informatiestromen van de keten (applicatielandschap).
• Inzicht in relevante processen (gebruikersondersteuning, incidenten-afhandeling, probleemanalyse).
• Affiniteit met (het verbeteren van) financiële processen en hierover adviseren aan de gebruikersorganisatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Resultaten/hoofdtaken

• Draagt zorg voor de afhandeling van 1e en 2e lijn klantcontacten en supportvragen over de te beheren applicaties.
• Beoordeelt binnengekomen vragen en/of verzoeken met betrekking tot de applicaties en kent deze toe.
• Het testen van nieuwe ontwikkelingen/functionaliteiten.
• Registreren bevindingen, ondersteunen releases in productie en gevraagd en ongevraagd adviseren van de (eind)gebruikers en key-users van onze afnemers.
• Analyseert (technische) problemen en draagt oplossingsrichtingen aan.
• Adviseert over mogelijkheden in het kader van systeemdigitalisering en automatisering.
• Treedt op als sparringpartner op financieel en informatievoorzieningsgebied.
• Ondersteunt in het optimaliseren van de werkprocessen door digitalisering en automatisering.
• Voert nieuwe en/of aanpassingen van autorisaties door aan de hand van een opgestelde autorisatiematrix.
• Draagt zorg voor communicatie naar de (eind)gebruikers en key-users van de applicatie.
• Neemt deel aan werkgroepen en andere overlegverbanden en levert een inhoudelijke bijdrage.
• Zorgt voor het overdragen en/of delen van kennis op het vakgebied.
• Is belast met het opstellen en onderhouden van gebruikersdocumentatie.
• Voert periodieke (controle)werkzaamheden uit ten behoeve van de ADR en/of de afdeling Control en Advies en de Manager Digitale Diensten.
• Fungeert als vraagbaak en leidt nieuwe en bestaande applicatiegebruikers op.
• Levert een bijdrage aan het testen van nieuwe en/of aangepaste functionaliteiten en werkwijze(n) binnen het financiële landschap OBF.
• Handelt incidenten af en zorgt er mede voor dat de geplande releases in productie doorgevoerd wordt op basis van de aangeleverde documentatie door het ontwikkelteam.

Kaders (wet- en regelgeving, instructies, e.d.) bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Legt verantwoording af aan de Manager Digitale Diensten over de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden. Vakinhoudelijk wordt tevens verantwoording afgelegd aan de klanten ten aanzien van de uitgevoerde werkzaamheden, verbeteringen en ontwikkelingen. Kaders worden gevormd door de AVG, ISM methode (ITIL, Agile-scrum, DevOps), ADR Audit, procesbeschrijvingen Functioneel Beheer (Mavim), werkwijzen en processen, vastgestelde werkinstructies, handleidingen en procesbeschrijvingen.
Geeft advies over de door te voeren wijzigingen (op verzoek van de klant of naar aanleiding van een incident), verbeteringen en het ontwikkelen van functionaliteit en over de inhoud van adviezen.

Contacten

• Met leveranciers (SSC ICT/KPN) om te overleggen over ontwikkelingen, wensen, functionaliteit, incidenten ten aanzien van de gebruikte en geleverde software en om af te stemmen over de serveromgeving en de Rijkswerkplek.
• Met overige klanten (OBF, RIS, SSC ICT, RSO, FHM, O&P Rijk, RBL, RvODI en RvIHH) over functionaliteit, ontwikkelingen, wensen en kennisdeling over het gebruik van Exact software en gerelateerde systemen (WEM, Qlik Sense) met als doel informatie uit te wisselen en inhoudelijk af te stemmen.
• Met het management van de afdeling Informatievoorziening om hen te adviseren en te informeren over ICT-beleid ontwikkelingen, incidenten, problemen, vragen en wensen.
• Met gebruikers m.b.t. de Exact software en gerelateerde systemen om hen bij te staan over vragen met betrekking tot het systeem, de afhandeling van vragen en het verzorgen van documentatie en kennisoverdracht.
• Met directe collega’s binnen het team over het coördineren, organiseren, begeleiden, opleiden en delen van de werkwijze aangaande diverse werkzaamheden en processen (gebruikersondersteuning, incidenten, problemen en releasemanagement).
• Met de CISO en kwaliteitsmanagement inzake afstemming en invulling geven ten aanzien van procesbeschrijvingen van o.a. TBB, BBN, PIA, AVG en BIO.
• Met de Audit Dienst Rijk (ADR) over het leveren van informatie en afstemming, overleg en toetsing ten aanzien van opgestelde en vastgelegde processen.

Hier kom je te werken

Meer over de afdeling Organisatie Bedrijfsvoering en Financiën

Sinds 1 januari 2023 bestaat de Organisatie voor Bedrijfsvoering en Financiën (OBF) als eigenstandige organisatie binnen BZK en binnen het Directoraat-Generaal voor Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR). OBF faciliteert en ondersteunt bedrijfsprocessen voor zelfstandige agentschappen, organisatieonderdelen van BZK en daarbuiten. OBF verzorgt met ca. 130 fte de bedrijfsvoering van alle VBR-onderdelen. Daarbij gaat het om Financiële administratie, Business- en Concerncontrol, Communicatie, een breed pakket van algemene bedrijfsvoeringsdiensten (huisvesting, in-, door- en uitstroommedewerkers, wagenparkbeheer etc.), maar ook ondersteuning voor Informatiebeveiliging en Privacybescherming.

OBF heeft de ambitie om de dienstverlening voortdurend te verbeteren, het aantal afnemers van onze dienstverlening uit te breiden om zodoende een actieve rol te spelen in de uitvoering van VBR-brede belangrijke en actuele thema’s.

De afdeling Informatievoorziening, waar Digitale Diensten onderdeel van uit maakt, is gericht op enerzijds de verregaande digitalisering, automatisering en bedrijfsvoering bij OBF zelf waaronder de vernieuwing van het IT-landschap middels de standaardsoftware van Exact (Synergy, Globe+, Cifas) en de doorontwikkeling van de ontwikkelstraat met het low-code/no-code platform WEM. Anderzijds is de afdeling actief als dienstverlener voor andere VBR-onderdelen; waaronder de Rijksorganisatie voor Ontwikkeling, Digitalisering en Innovatie (RvODI), Rijksbeveiliging en Logistiek (RBL), de Rijks Inkoop Samenwerking (RIS) alsmede afnemers als O&P Rijk, OBF intern, SSC ICT, de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO), FM Haaglanden (FMH) en de Rijksdienst voor Informatiehuishouding (RvIHH). Deze organisaties tezamen bestrijken een breed en divers palet aan overheidstaken.

De afnemers van OBF hebben behoefte aan professionele advisering en ondersteuning op het gebied van IV. De afdeling IV voorziet hierin.

De afdeling Informatievoorziening bestaat uit drie teams:

1. CIO-office
2. Digitale Diensten (teams OPS, DEV, BI, BUSINESS/SERVICE)
3. Applicatie ontwikkeling

Je gaat aan de slag bij de afdeling Digitale Diensten waar je deel uitmaakt van een team van 7 collega’s. Binnen dit team werken specialisten op het gebied van (functioneel) beheer die de (eind)gebruikers en key-users met raad en daad bijstaan. Jij bent als functioneel beheerder de spil tussen de (eind)gebruikers, key-users en overige stakeholders in de keten.

Over Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.

Bijzonderheden

Kennis van en ervaring met Exact Synergy, Globe + alsmede het doorgronden van inkoopprocessen en het (functioneel) testen hiervan is een pré.

Over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.