Ambtelijk secretaris

Werken als ambtelijk secretaris bij Gemeente Amsterdam

De functie

In aanvulling op ons team van advies en ondersteuning medezeggenschap zoeken we een ambtelijk secretaris om de medezeggenschap van de Gemeente Amsterdam in de volle breedte te adviseren en te ondersteunen. In deze rol draag je eraan bij dat de medezeggenschap haar taken als vertegenwoordiging van de medewerkers op effectieve wijze kan uitvoeren. Je adviseert, traint en coacht (nieuwe) leden in de medezeggenschap. Je plant samen met de voorzitter en/of secretaris van je commissie of werkgroep de overleggen, stelt met hen agenda's op en maakt verslag van de overleggen. Je hebt kennis van trends en ontwikkelingen op het gebied van medezeggenschap en van het vak en de rol van ambtelijk secretaris. Het team bevindt zich in een ontwikkelproces en jij levert hieraan een bijdrage.

De functie van ambtelijk secretaris omvat diverse werkzaamheden in een omgeving die wordt gekenmerkt door bestuurlijke en organisatorische dynamiek. Als ambtelijk secretaris fungeer je als schakel tussen de bestuurder en de medezeggenschap. Je maakt deel uit van het team advies en ondersteuning medezeggenschap en werkt voor de gehele medezeggenschap. Als ambtelijk secretaris van dit team werk je zelfstandig voor de ondernemingsraad, diens commissies en/of werkgroepen. Met een onderzoekende en toegankelijke werkhouding onderhoud je contact tussen de medezeggenschap, de organisatie en haar medewerkers.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Je levert een bijdrage aan de medezeggenschap binnen een gemeentelijke organisatie met meerdere organisatieonderdelen en diverse beleidsvelden.
• Je werkt aan het opbouwen en onderhouden van structurele samenwerking tussen het bestuur en de medezeggenschap.
• Je ondersteunt, samen met collega’s, de ontwikkeling van een actuele medezeggenschapspraktijk met aandacht voor procesverbetering en vernieuwing.
• Je voorziet de werkgroep of commissie waaraan je bent toegewezen van advies en coaching, zowel plenair als individueel.
• Je organiseert en ondersteunt de uitvoering van vergaderingen.
• Je signaleert afwijkingen of mogelijke onrechtmatigheden en doet voorstellen ter verbetering.
• Je begeleidt het proces rondom advies- en instemmingstrajecten op basis van de besluitvorming van de ondernemingsraad of commissie.
• Je onderhoudt afstemming met de medewerkers en fungeert als schakel tussen de commissie of werkgroep en de organisatie.
• Je beoordeelt advies- en instemmingsaanvragen en raadpleegt hierbij relevante wet- en regelgeving, waaronder de Wet op de ondernemingsraden.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Je werkt in een team met de andere 20 ambtelijk secretarissen (18,5 fte). Zij ondersteunen elk meerdere commissies/ werkgroepen en/ of de Ondernemingsraad. Je neemt deel aan trainingen, overleg en andere teamgerichte activiteiten. Je opereert in relatieve zelfstandigheid en de leden werken samen aan continue verfijning en verbetering van de aangeboden diensten. Je werkt op afwisselende werkplekken en in diverse werksferen met medezeggenschappers die verschillende achtergronden hebben.

Het team valt maar organisatorisch onder het Juridisch Bureau en heeft inhoudelijk als opdrachtgever de ondernemingsraad. Je werkt deels vanuit huis en deels op kantoor. Het Juridisch Bureau is gevestigd op de President Kennedylaan 923, maar voor bijeenkomsten werk je ook door de stad heen op diverse locaties.

Dit breng je mee

Voor deze functie Ambtelijk secretaris beschik je over:

• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een adviserende en/of ondersteunende rol, waarin je zelfstandig overleg hebt voorbereid en begeleid, adviestrajecten hebt ondersteund, procesbegeleiding hebt verzorgd en – waar nodig – individuen of groepen hebt gecoacht of getraind. Laat dit duidelijk terugkomen in je cv en/of motivatiebrief.
• Je hebt een relevante opleiding voor het uitvoeren van de functie van ambtelijk secretaris afgerond zoals een van de door het VASMO (de beroepsvereniging van ambtelijk secretarissen) erkende leergangen of je bent bereid deze te volgen (geef dit aan in je motivatiebrief).
• Je bent in staat om een wettelijk kader, zoals de Wet op de Ondernemingsraden en andere relevante wetgeving, toe te passen in de dagelijkse praktijk en te hanteren in je advisering (licht dit toe in je motivatiebrief)
• Je hebt ervaring met het werken met MS-Outlook, MS Teams, je kunt presentaties opstellen met MS PowerPoint en overzichten genereren met MS Excel.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Je plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Je laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Samenwerken: Je levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. Je communiceert duidelijk zowel schriftelijk als mondeling.
• Verantwoordelijkheid: Je bent aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Dit bieden we jou

Als Ambtelijk secretaris kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.359,- tot € 4.811,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.