Leerarbeidsplaats programmasecretaris

Wil jij jouw organisatorische talent inzetten in een dynamisch programmateam en bijdragen aan toekomstbestendige bedrijfsvoering?

De Dienst Bedrijfsvoering (DBV) van de gemeente Den Haag ondersteunt de gehele gemeentelijke organisatie op het gebied van o.a. ICT, financiën, communicatie, inkoop, HR en huisvesting. Zo zorgen we dat ruim 10.000 collega’s hun werk voor de stad goed kunnen doen. Om dat goed te blijven doen, bouwen we aan een moderne, wendbare en klantgerichte bedrijfsvoering. Waar we nu een leerarbeidsplaats beschikbaar hebben en werk je mee aan organisatieontwikkeling en een toekomstbestendige organisatie. Dus wil je een LAP met impact…..solliciteer dan!

Wat ga je doen?

Als programmasecretaris van het programma Doorontwikkeling en van de taskforce Arbeidsmarktkrapte ben je een belangrijke schakel binnen het programmateam van de Dienst Bedrijfsvoering (DBV). Je ondersteunt de programmamanager, programma-adviseur en projectleiders met uiteenlopende organisatorische en administratieve taken.

Je bereidt overleggen en sessies inhoudelijk voor en houdt tijdens deze meetings de actie- en besluitenlijst bij en bewaak je de voortgang. Je structureert en beheert de digitale dossiervorming zodat documenten snel en eenvoudig terug te vinden zijn. Ook help je bij het opstellen van presentaties en zorg je voor duidelijke communicatie met alle betrokkenen.

Inhoudelijk word je uitgedaagd door mee te denken op strategisch niveau op de onderwerpen van het programma doorontwikkeling DBV en de werkgroep arbeidsmarktkrapte. Je onderzoekt welke initiatieven er binnen de gemeente lopen en brengt deze overzichtelijk in kaart. Met jouw analytische en creatieve blik adviseer je de programma manager en de adviseurs over te nemen strategische besluiten. Je schakelt soepel tussen verschillende taken, weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden en houdt het overzicht.

Maar er worden ook hele praktische zaken van je gevraagd, zoals agendabeheer, het voorbereiden en faciliteren van overleggen, het reserveren van ruimten en het opvragen van offertes voor bijeenkomsten op locatie. Ook taken zoals het aanmaken van inkoopaanvragen en het beheren van mailinglijsten horen erbij. Je werkt veel met Outlook, Teams en PowerPoint en weet informatie gestructureerd vast te leggen.

Je bent proactief, signaleert knelpunten in werkprocessen, denkt mee over verbeteringen en durft die ook voor te stellen. We willen van jou graag een open blik en vernieuwende ideeën om de onderwerpen eens van een andere kant te bekijken en zo op creatieve wijze bij te dragen aan veranderprocessen.

Kortom, je draagt bij aan een goed georganiseerde, efficiënte en professionele uitvoering van het programma en krijgt daarbij alle ruimte om te leren, te groeien en jouw talenten in te zetten.

Wat vragen wij?

• Hbo Bestuurskunde (duaal)
• Je zoekt een Leerarbeidsplaats voor minimaal 40 weken
• Je bent georganiseerd, zorgvuldig en denkt vooruit
• Je hebt goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
• Je kunt goed overweg met MS Office en werkt o.a. vlot met Outlook, Teams, PowerPoint en SharePoint.
• Je voelt je prettig in een dynamische werkomgeving waarin je initiatief mag tonen en verantwoordelijkheid krijgt.

Wat bieden wij?

• Een leerzame, afwisselende leerarbeidsplaats waarin je écht onderdeel bent van het team.
• Werken aan actuele thema’s zoals arbeidsmarktkrapte en organisatieontwikkeling.
• Begeleiding door ervaren collega’s binnen een betrokken en open team.
• Het minimumloon

Wie zijn wij?

Binnen de Dienst Bedrijfsvoering werkt het Expertisecentrum Strategie, Processen en Innovatie (EC-SPI) in opdracht van het directieteam. Vanuit dit team wordt expertise geboden op het gebied van programma-, proces-, kwaliteits- en datamanagement om strategische doelen te realiseren. EC-SPI staat bekend om een cultuur waarin ruimte is voor feedback, initiatief en jezelf kunnen zijn.

Je wordt ingezet op het programma Doorontwikkeling en bij de werkgroep Arbeidsmarktkrapte.

Extra informatie

Het overleggen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verplicht onderdeel van de procedure.