Programmasecretaris Organisatieontwikkeling

Het programmateam van de Vice-Rector Organisatieontwikkeling zoekt een

Programmasecretaris (0,8 fte)

Ben jij een zelfstandige en proactieve rechterhand, heb je ervaring met projectmanagement en plannen en organiseren? Wij zoeken een doener die mede vorm gaat geven aan de nieuwe rol in ons team, die van zelfstandige programmasecretaris.

Het programma Organisatieverandering richt zich in 2025-2026 op drie pijlers; de overkoepelende visie op organisatie en bestuur van de universiteit, de gewenste organisatie van de centrale diensten die ondersteunend zijn aan onderwijs en onderzoek, en de harmonisatie van onderwijslogistieke processen.

Je levert in deze functie een actieve bijdrage aan het organisatieveranderingsprogramma van de Universiteit Leiden en daarmee aan de toekomst van de universiteit. Inhoudelijke kennis van organisatieontwikkeling is niet noodzakelijk, maar affiniteit met organisatie, bestuur en verandermanagement is een must.

Wat ga je doen?

• Je ondersteunt de programmamanager bij het managen en uitvoeren van het meerjarenprogramma organisatieontwikkeling Universiteit Leiden;
• Je levert een wezenlijke bijdrage aan de toekomstige organisatie-inrichting van de Universiteit Leiden met je inhoudelijke kennis en ervaring van projectmanagement en door je actieve deelname in het programmateam;
• Je assisteert bij de inhoudelijke, planmatige en organisatorische voorbereiding van overleggen zoals CvB vergaderingen, universitaire beraden en overleggen van het programmateam;
• Je ondersteunt bij het opstellen van stukken en presentaties, zorgt voor de follow up en houdt het proces in de gaten.
• Je beheert de programmadocumentatie en het archief;
• Je speelt een actieve rol in de communicatie richting de organisatie. Je werkt in dit verband samen met de communicatieadviseur en organiseert (digitale) bijeenkomsten.

Profiel:

• HBO/ WO werk- of denkniveau;
• Je beschikt bij voorkeur over een Prince 2 of IPMA-certificaat.
• Je hebt ervaring met projectmatig en deadline gedreven werken;
• Je hebt een goede beheersing van diverse software pakketten (MS Office, MS Teams, MS Project, etc.);
• Je hebt een professionele, proactieve en teamgerichte instelling;
• Je bent in staat om zelfstandig en proactief taken van het projectmanagementproces uit te voeren;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden;
• Werkervaring bij een universiteit is een pré;
• Je bent energiek, nieuwsgierig en zoekt de samenwerking op;
• Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en hebt het beoogde resultaat steeds voor ogen.

Wij bieden
Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal €3.226,- en maximaal €5090,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (salarisschaal 10).

Verder bieden we jou:

• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• De mogelijkheid hybride te werken;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden we belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Informatie
Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kan je contact opnemen met Maaike Swart, programmamanager, via m.j.swart@bb.leidenuniv.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.