Portfolio Officer

Portfolio Officer

Strategisch overzicht, coördinatie en samenwerking. Dat staat centraal in deze rol als rechterhand van de portfoliomanager bij de Universiteit Leiden. Bouw jij graag mee aan de ontwikkeling van projectmatig werken binnen een complexe en dynamische organisatie? Dan is dit jouw kans om impact te maken in het hart van het universitaire IT-landschap.

Wat ga je doen

Als Portfolio Officer zorg je voor overzicht en grip op het portfolio van IT-projecten van de Universiteit Leiden. Dit betekent dat je betrokken bent bij de uitwerking van ideeën (businesscases), de opstart van projecten (PID's) en het opvolgen van lopende projecten. Je valt onder functionele aansturing van de portfoliomanager binnen het Projectportfolio Management Office (PMO).

Je zorgt ervoor dat projecten goed landen in het bestuurlijke proces, bewaakt de voortgang en adviseert over knelpunten. Je helpt actief sturen op kwaliteit en prioritering, en beweegt flexibel tussen overzicht houden en indien nodig bijsturen. Hoewel je projecten niet zelf managed, volg je ze scherp en onderhoud je contact met betrokkenen. Daarbij kom je met verbetervoorstellen die het verschil kunnen maken.

Concreet houd je je onder andere bezig met:

• Monitoren en coördineren van het IT-projectportfolio, inclusief bewaking van kwaliteit, capaciteit en budgetten;
• Bijhouden van en rapporteren over de voortgang en status van projecten binnen de portfoliotool, signaleren van afwijkingen en waar nodig aansturen op bijstelling.
• Adviseren van projectmanagers over projectmatig werken, rapportagekwaliteit en planningsafspraken;
• Inhoudelijk voorbereiden van de bijeenkomsten van de Quality Assurance committee en de portfoliomanager en committee van advies voorzien over de voorliggende projectdocumentatie;
• Afstemmen met onder andere ICT, domeininformatiemanagers en financial control; Ontwikkelen en doorvoeren van standaarden, processen en sjablonen ter verbetering van project- en portfoliomanagement aan de universiteit.

Hier ga je werken

Je bent in deze functie onderdeel van de afdeling PMO van het Bestuursbureau. Het PMO is een informeel, zelfsturend team van zo’n twaalf bevlogen professionals. Elk teamlid brengt zijn of haar eigen expertise mee en samen zorgen we voor energie, kwaliteit en groei. We zijn een enthousiast en dynamisch team waar ruimte is voor eigen initiatief – zowel op inhoudelijk vlak als in teamcultuur. We werken hybride, met een voorkeur voor samenwerking op kantoor – vooral op dinsdag en donderdag is het hele team aanwezig.

Met het PMO hebben we de afgelopen vijf jaar portfoliomanagement binnen de Universiteit Leiden vormgegeven. Dit doen we in nauwe samenwerking met de privacy-, security- en archiveringsfunctionarissen, domeininformatiemanagers, ICT, het Administratief Shared Service Center en Financial Control. Om portfoliomanagement binnen de universiteit goed te kunnen uitvoeren is een governance opgezet met een Projectenportfolioboard en een Quality Assurance Committee. Een continu streven naar kwaliteitsverbetering is de rode draad binnen de werkzaamheden. Vanuit onze centrale positie werken we samen met alle faculteiten en disciplines, wat ons werk afwisselend en interessant maakt.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die direct zelfstandig kan opereren. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over HBO of academisch werk- en denkniveau aangevuld met Prince2 of vergelijkbare certificering;
• Je hebt drie tot vijf jaar ervaring met projectmanagement / coördinatie, risico analyse en het implementeren van (proces)veranderingen;
• Je bent proactief en doortastend, met sterke communicatieve vaardigheden waarbij je in staat bent om je communicatiestijl aan te passen aan een diversiteit aan stakeholders;
• Je bent een teamspeler, met een servicegerichte houding;
• Je houdt goed het overzicht, werkt gestructureerd en bent sterk in projectmatig werken.
• Je bent mondeling en schriftelijk vaardig in zowel het Nederlands als het Engels.

Herken je jezelf al voor een groot deel in het geschetste profiel en / of zie je voldoende ontwikkelmogelijkheden? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. De prachtige uitdagingen waar we voor staan, vragen om collega’s die op zoek zijn naar dynamiek en die het leuk vinden om zichzelf vakmatig continu op hoog niveau te ontwikkelen. Er is dan ook alle ruimte voor jouw persoonlijke ontwikkeling, trainingen en op termijn doorgroei. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder.

Je kunt rekenen op een leuke, maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van het PMO bevindt zich in de bruisende binnenstad van Leiden. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor 32 tot 40 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal €4537,- en maximaal € 6209,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 10 of 11); Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP waarbij wij 2/3 van je pensioenpremie betalen;
• Flexibele werkduur: standaard heb je 30 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo kun je kiezen voor een sabbatical, betaald ouderschapsverlof, binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden vrije dagen en/of salaris inzetten voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Volledige OV-reiskostenvergoeding en de mogelijkheid hybride te werken met dinsdag en donderdag als vaste kantoordagen met je team;
• Hybride werken, en thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te worden waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.