Directie assistent Ontwikkelorganisatie Ruimte

Utrecht heeft jou nodig – ondersteun de ontwikkeling van de stad!

Ben jij een ervaren en proactieve directie assistent die het hoofd koel houdt in een bestuurlijke dynamiek? Haal jij energie uit het creëren van rust, overzicht en structuur rondom een drukbezette directeur? Dan zoeken we jou bij de gemeente Utrecht! In het hart van onze organisatie krijg jij de kans om direct bij te dragen aan de ontwikkeling van een gezonde, duurzame en leefbare stad.

Dit is je werk

Als directie assistent ondersteun jij de directeur van Organisatieonderdeel Ruimte, Bart van der Vossen. Je werkt in een team met vier collega directie assistenten en bent een onmisbare spil: je regelt, bewaakt, signaleert en denkt altijd een stap vooruit. Als directie assistent ondersteun je hem in brede zin bij organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. Je beheert complexe agenda’s, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een soepele communicatie tussen interne en externe partijen. Je houdt het overzicht, signaleert knelpunten en zorgt dat alles op rolletjes loopt.

Jouw taken op een rij

• Beheren en prioriteren van een complexe, dynamische agenda;
• Structureren van de mailbox, signaleren en bewaken van actiepunten;
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten en werkbezoeken;
• Reserveren van vergaderzalen (intern en extern) en voorbereiden van reistijd en logistiek;
• Afstemmen met collega’s over aan te leveren stukken en deadlines;
• Voorbereiden van het wekelijkse agendaoverleg met het directieteam;
• Verwerken van ziek- en betermeldingen;
• Meebouwen aan een uniforme werkwijze binnen het directiesecretariaat.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Je komt te werken binnen de Ontwikkelorganisatie Ruimte, een groot en veelzijdig organisatieonderdeel met ruim 970 collega’s. Hier werken we aan gebiedsontwikkeling en thema’s als energie, mobiliteit, wonen en groen. Er is een ambitieuze dynamiek binnen de afdeling, met mensen die intrinsiek gemotiveerd zijn om te werken voor de stad Utrecht. Jij ondersteunt de directeur Ruimte – een sleutelrol binnen de gemeentelijke organisatie – en zorgt dat hij zijn werk optimaal kan doen. Je vormt samen met vier collega-assistenten een hecht team, waarin iedereen werkt voor één van de directeuren. Je werkt nauw samen met het directieteam rondom de directeur, wat bestaat uit een directieadviseur, de directeur en jijzelf.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Om van deze rol een succes te maken, zijn een aantal dingen belangrijk. Jij bent iemand die nauwkeurig werkt, zelfstandig is en energie krijgt van het aanbrengen van structuur in een volle agenda. In een dynamische omgeving weet je snel te schakelen en behoud je altijd het overzicht, ook onder druk. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten voordat ze problemen worden en komt met praktische oplossingen. Je voelt je thuis in een ambtelijke, politiek-bestuurlijke context en begrijpt hoe je hierin effectief opereert. Samenwerken gaat je goed af, maar je durft ook zelfstandig beslissingen te nemen en verantwoordelijkheid te dragen.

Dit breng je mee

• Hbo werk- en denkniveau;
• Aantoonbaar ervaring als managementassistent, bij voorkeur als directie assistent;
• Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pre;
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift;
• Ervaring met Outlook, MS Office, iBabs en bij voorkeur ValidSign.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als directie assistent doet er dus toe! 

• Een hybride werkweek van 32 uur of 36 uur met een bruto maandsalaris tussen de € 3.052,- en € 4.297,- op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, studie-uren etc. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris.
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt.
• Voor een overzicht van alle overige arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding, kun je deze opvragen.

Je bent van harte welkom. We kijken uit naar je komst!