WOO-coördinator

Wil jij een essentiële rol spelen in een transparante overheid? Ben jij een organisatorisch talent met oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke processen? Kom dan werken bij ons!

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn.

De Wet open overheid (Woo) heeft als doel overheden transparanter te maken. De Woo stelt het actief openbaar maken van informatie aan de inwoners centraal en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is.

Als Woo-coördinator ben jij het aanspreekpunt voor inwoners en coördineer jij het Woo-proces binnen de organisatie. Jij zorgt ervoor dat Woo-verzoeken soepel en volgens de juiste procedures worden afgehandeld. Woo-verzoeken behandel je inhoudelijk niet zelf omdat de uitvoering bij de vakteams ligt. Jij bewaakt het proces, coördineert de afhandeling en zorgt ervoor dat deadlines worden gehaald. Je draagt zorg voor publicatie van Woo-besluiten en je bent de spil tussen verschillende vakteams en verzoekers, belanghebbenden en externe partijen. Jij bent onmisbaar als aanjager in dit proces.

Dit ga je doen.

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor inwoners als het gaat over de beschikbaarheid van overheidsinformatie én jij coördineert het Woo-proces binnen de gemeenten en bewaakt de termijnen. Je houdt een overzicht bij van het aantal vragen aan jou als aanspreekpunt Woo, inventariseert knelpunten en kansen en brengt zelfstandig verslag uit over de grote lijnen (zoals het schrijven van de openbaarheidsparagraaf in de begroting en jaarrekening). Ook signaleer je welke stappen moeten worden gezet in verband met de actieve openbaarmakingsplicht.

Verder omvatten jouw werkzaamheden onder meer:

• Ontwikkelen en vervolgens up-to-date houden van een heldere Woo-procesbeschrijving, standaarden, templates en werkinstructies.
• Pro-actief voorstellen van verbeteringen voor de beheersing en borging van het Woo-proces.
• Organiseren van het proces rondom de openbaarmaking.
• Controleren van Woo-besluiten en bijbehorende documenten op volledigheid.
• Publicatie van Woo-besluiten op het gemeentelijke publicatieplatform en via de Woo-index en het archiveren van de documenten.
• Monitoren en bewaken van de wettelijke doorlooptijden van Woo-verzoeken.
• Signaleren van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen voor een efficiëntere afhandeling.
• Signaleren welke Woo-informatiecategorieën wanneer actief openbaar moeten worden gemaakt.
• Opstellen van een impactanalyse voor iedere nieuw openbaar te maken Woo-informatiecategorie, ervoor zorgen dat alle stakeholders betrokken zijn en het monitoren/bewaken van de voortgang van de uitvoering van de impactanalyse.
• Geven van trainingen aan je collega's om de kennis over de Woo binnen de organisatie te vergroten en te versterken.

Vanuit jouw passie vind je het leuk om anderen te informeren en enthousiasmeren over de Woo. Dit doe je door proactief je kennis te delen. Hiermee draag je actief bij aan interne bewustwording en urgentiebesef rondom de Woo.

Zo ziet jouw werkdag er ongeveer uit:

Je komt aanfietsen bij het gemeentehuis in Woerden en je zoekt een plekje bij je collega's op de tweede verdieping. Je begint met het doornemen en beantwoorden van e-mails. Daarna ga je aan de slag met het publiceren van een Woo-besluit. Hiervoor controleer je het door het vakteam aangeleverde besluit en de daarbij horende documenten op volledigheid. Ook check je of alle niet-openbare informatie onleesbaar is gemaakt. Je ontdekt dat een belangrijk document ontbreekt en neemt contact op met de behandelaar zodat je het alsnog ontvangt. Je zorgt ervoor dat alle documenten overzichtelijk in het gemeentelijk publicatieplatform komen te staan en je maakt een url-link naar de Woo-index. Verder registreer je alle stukken in het zaaksysteem en informeer je de behandelaar dat alles is gepubliceerd zodat de zaak kan worden afgesloten. Hierna ga je lunchen in het gezellige bedrijfsrestaurant en daarna loop je met een aantal collega's buiten een rondje.

In de middag heb je een telefonische afspraak met een inwoner die vragen heeft over het indienen van een Woo-verzoek. Na een prettig gesprek waarin je alle vragen hebt kunnen beantwoorden, ga je naar een volgend overleg over een impactanalyse. Je bent namelijk bezig met het maken van een impactanalyse voor de volgende informatiecategorie die over een paar maanden openbaar gemaakt moet worden. Je plant afspraken met de betrokken teams om iedereen aan boord te hebben en je zoekt alle relevante informatie bij elkaar. Jouw taak is om de impactanalyse op te stellen, ervoor te zorgen dat deze op tijd af is en wordt uitgevoerd. Daarna lees je de laatste ontwikkelingen op het gebied van de Woo door zodat je deze aan de vakteams kan doorgeven.

De dag is alweer voorbij. Morgen staat het voorbereiden van een training over de Woo voor de collega’s van één van de vakteams op de planning. Tevreden sluit je je laptop af, tot morgen!

Dit neem je mee

Competenties

Organisatorisch sterk - Je bent goed in plannen en organiseren, werkt gestructureerd en secuur en behoudt altijd het overzicht.

Communicatief vaardig - Je bent in staat om te communiceren op verschillende niveaus en met verschillende stakeholders. Je communiceert met tact en overtuiging.

Omgevingsbewust - Je begrijpt de impact van de Woo- op burgers, maatschappelijke organisaties, collega's en het bestuur. Je gaat hier begripvol mee om.

Accuraat - Jij werkt secuur en hebt oog voor detail. Je zorgt dat elke stap in het proces klopt en dat alle informatie compleet is kloppend is.

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe Woo-coördinator maakt?

• Je beschikt over aantoonbaar werk- en denkniveau op hbo-niveau. Bij voorkeur heb je een opleiding in juridische richting gevolgd.
• Je bent 32 uur per week beschikbaar.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in procescoördinatie, bij voorkeur binnen een bestuurlijke omgeving.
• Je hebt bij voorkeur kennis van of ervaring met de Woo of je bent bereid om deze op te doen.

Team en Organisatie

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van het team Juridische Zaken. Je werkt direct samen met jouw 5 collega juridisch adviseurs. Vanuit jouw rol bouw je een groot netwerk op, je bent aanspreekpunt voor inwoners en een belangrijke aanjager van het Woo-proces binnen de organisatie.

Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.

Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden, de plek waar jij je collega’s ontmoet. Maar ook werken op het stadskantoor in Oudewater, het stadserf of vanuit huis behoort tot de mogelijkheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Wij bieden een salaris tot maximaal € 4.811 (schaal 9), afhankelijk van jouw kennis en ervaring. Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd. 
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij.