Exchange Officer

Exchange Officer (0,8 FTE)

Ben jij nauwkeurig en servicegericht, en werk je graag in een internationale onderwijsomgeving? In deze rol begeleid je studenten bij hun uitwisseling en zorg je voor een vlot administratief proces. Het is belangrijk dat je flexibel bent en ook met onverwachte vragen of ad-hoc taken om kunt gaan. Kun jij overzicht houden, ook als dingen anders lopen dan gepland? Dan maken we graag kennis met je!

Dit ga je doen

• Adviseren van Leidse studenten over studiemogelijkheden in het buitenland en begeleiden van inkomende en uitgaande uitwisselingsstudenten bij onder meer toelating, aanmelding, visa, registratie en huisvesting via spreekuren en intensieve mailuitwisseling in het Engels.
• Organiseren en uitvoeren van voorlichtingsactiviteiten zoals de jaarlijkse International Experience Week en maandelijkse Health & Safety sessies in Leiden en Den Haag waarbij je presentaties aan grote groepen studenten geeft in het Engels.
• Je fungeert als aanspreekpunt en schakel tussen studenten, facultaire buitenlandcoördinatoren, partneruniversiteiten en andere interne en externe stakeholders waar je pro-actief contact mee onderhoudt.
• Je draagt bij aan het verbeteren van procedures, ondersteunt de teamleider Mobility en helpt bij het opstellen van managementrapportages. Daarnaast houd je de websites en Study Abroad and Exchange actueel.

Hier ga je werken

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De afdeling International Relations (IR) van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ/SEA) coördineert de inkomende en uitgaande studentenmobiliteit aan de Universiteit Leiden. Het team Mobility maakt studieverblijven aan en van partneruniversiteiten mogelijk en begeleidt studenten gedurende het hele proces – van oriëntatie tot terugkeer. Als Exchange Officer ben jij samen met drie collega’s verantwoordelijk voor de begeleiding van studenten die naar het buitenland gaan en van studenten die naar Leiden komen.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau en hebt affiniteit met het domein internationalisering van het hoger onderwijs;
• Werkervaring in een vergelijkbare functie bij een hoger onderwijsinstelling is een pré (bijv. internationalisering/studentenzaken);
• Buitenlandervaring (zoals uitwisselingsprogramma, stage of werkervaring) is een pré;
• Je beschikt over goede computervaardigheden (in ieder geval: Excel);
• Je beschikt over sterke communicatieve en netwerkvaardigheden;
• Je hebt een proactieve houding en kan zelfstandig en accuraat werken.
• Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en houdt altijd het overzicht.
• Je beschikt over de volgende competenties: analytisch denkvermogen, flexibiliteit, teamplayer, organisatiesensitiviteit, inzicht in processen.
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse (C1 niveau volgens het CEFR) taal. Alle communicatie met de studenten gaat in het Engels en intern communiceren we in het Nederlands.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal €3.186 en maximaal €4.298 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.