Assistent voorzitter Raad van Bestuur

Ben jij een ervaren en proactieve secretaresse in een bestuurlijke omgeving? En zoek jij een uitdagende baan op een unieke, centrale plek in het UMC Utrecht? Dan ben jij mogelijk de nieuwe secretaresse voor de voorzitter van de Raad van Bestuur!

Dit ga je doen

Je ondersteunt de voorzitter van de Raad van Bestuur op secretarieel vlak en zorgt dat zij haar werk zo optimaal mogelijk kan doen. Je bent een kritische sparringpartner en een onmisbare vertrouwenspersoon voor de bestuurder. Iemand die overzicht houdt, prioriteiten stelt en regie neemt. Binnen het secretariaat geef je zelfstandig vorm aan je eigen werkgebied, waarbij je verantwoordelijkheid draagt voor je handelen – ook in een hybride werkomgeving. Je bent organisatiesensitief, stressbestendig, communicatief sterk, en je fungeert als verbindende schakel tussen de bestuurder en interne én externe stakeholders. In deze functie ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken. Je voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:

• Je beheert zelfstandig de complexe agenda en mailbox van de bestuurder. Daarnaast verzorg je correspondentie en bereid je rapportages voor door gegevens te verzamelen, te inventariseren en te verwerken.

• Je bewaakt de opvolging van acties en deadlines in nauwe afstemming met de bestuurder en haar bestuursadviseur.

• Je coördineert (complexe) informatiestromen en processen, legt verbanden, stelt prioriteiten en weegt (politieke) belangen zorgvuldig af. Ook signaleer je tijdig knelpunten.

• Je neemt actief deel aan het werkoverleg met de bestuurder en de bestuursadviseur en andere overlegmomenten op de afdeling.

• Je notuleert complexe vergaderingen (met uitzondering van de Raad van Bestuur).

• Je organiseert zowel interne als externe bijeenkomsten, congressen en symposia – van klein tot groot.

• Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van een toekomstbestendig secretariaat. Je volgt daarbij trainingen en opleidingen om je kennis actueel te houden en werkt nauw samen met collega’s: jullie ondersteunen, adviseren en vervangen elkaar waar nodig.

Hier ga je werken

De Raad van Bestuur bestaat uit vier leden. Als bestuursassistent maak je deel uit van de Kernstaf, die nauw met elkaar samenwerkt voor de Raad van Bestuur. In totaal bestaat deze staf uit vier bestuursadviseurs, een stafadviseur, vier bestuursassistenten en een secretaresse voor advies- en medezeggenschapsorganen. De secretaris van de Raad van Bestuur geeft leiding aan de Kernstaf en dus ook aan het Bestuurssecretariaat.

Bij het UMC Utrecht werken we dagelijks aan het verbeteren van de gezondheid van mensen. Als UMC brengen we de werelden van onderzoek, zorg, onderwijs en valorisatie bij elkaar. Elke dag zijn we op zoek naar mogelijkheden om te blijven innoveren door nog beter, efficiënter en effectiever te werken. Daarbij kijken we ook naar partijen buiten de zorg. Door het verbinden van deze werelden, creëren we een omgeving waarin iedere patiënt, student of collega gezien en gehoord wordt. Een organisatie waarin ieder mens telt!

Dit neem je mee

Je denkt, werkt en handelt zelfstandig en toont hierin een proactieve houding. Dankzij jouw helicopterview behoud je, ook onder hoge werkdruk, moeiteloos het overzicht en weet je dit ook goed te bewaken. Je bent integer en discreet, met een scherp gevoel voor (politieke) verhoudingen. Daarbij ben je flexibel in zowel denken als doen, en beweeg je als teamspeler makkelijk mee in de samenwerking met de bestuurder en collega’s van de Kernstaf.

De voorzitter van de Raad van Bestuur zoekt een assistent met een positieve instelling, die daadkrachtig en betrouwbaar is, gastvrijheid belangrijk vindt en waar zij mee kan lachen.

Verder vragen we:

• Een HBO-vakopleiding in een managementondersteunende richting.

• Minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling én schriftelijk.

• Ervaring met Office 365, Teams en iBabs.

Dit bieden we jou

• Een salaris met een maximum van € 5010 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband (36 uur), afhankelijk van kennis en ervaring.
• Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de intentie om deze overeenkomst bij goed functioneren om te zetten naar onbepaalde tijd.
• Cao salarisverhoging van 3% vanaf 1 juli 2025.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Reis je met het OV naar je werk? Bij meer dan 7 km enkele reis krijg je deze kosten 100% vergoed. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan krijg je een vergoeding van € 0,18 per km (tot max. 40 km enkele reis met de auto).
• Mogelijkheid om 4x9 uur en een dag thuis te werken.
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.

Wij geloven in de kracht van een divers team waarin ruimte is voor verschillende vaardigheden, expertises, sociale en culturele achtergronden. Wij zijn benieuwd naar jou!