Project Support Officer Human Capital

Do you thrive in a fast-paced environment, expertly juggling multiple tasks and small projects while keeping the bigger picture in mind? Are you a secretary or management assistant looking for your next step? Or are you at the start of your career, a hero in organising and planning, and do you want to make sure that everything runs smoothly in the Human Capital team? PhotonDelta is seeking your project support expertise to drive talent growth and accelerate the photonic chip industry.

About PhotonDelta

PhotonDelta is a growth accelerator for the photonic chip industry. Photonic chips, or Photonic Integrated Circuits (PICs), use photons instead of electrons to sense, process, and transmit data with unmatched speed and energy efficiency. These revolutionary technologies address critical global challenges, from energy reduction in data centres to cost-effective disease monitoring and sustainable agriculture.

Our mission goes beyond technology—we are fostering a thriving ecosystem of top talent to secure the industry’s future.

About the role

The photonic chip industry’s growth depends on attracting and developing the right talent, and that’s where you come in. As a Project Support Officer Human Capital, you will play a pivotal role in supporting the Human Capital team to meet the needs of both the industry and talent. Your main responsibility is to ensure smooth project execution by managing tasks, maintaining structure, and keeping everything on track.

Working closely with project managers and the programme director, you will oversee multiple sub-projects and coordinate across various stakeholders, handling planning, administration, and execution. Your organisational skills and proactive nature will ensure that deadlines are met and projects progress smoothly.

Key responsibilities:

• Support team members in executing projects by managing sub-projects and tasks, handling planning, coordination, and follow-ups.
• Manage weekly administrative tasks, such as monitoring the Human Capital email inbox and overseeing collaborations with student associations.
• Prepare communications and follow up with external stakeholders.
• Maintain project documentation, budget administration, and reporting, ensuring all involved parties are informed of progress and milestones.

You will work with:

• The fun and friendly PhotonDelta team
• Students and educational institutions
• Various partners in our ecosystem
• The PhotonDelta Human Capital team consisting of the Programme Director and 3 Project Managers

What we are looking for:

• A supporter who enjoys helping others and who loves being a reliable go-to person.
• A quick thinker and fast worker who can easily switch between projects and tasks and adapt to new priorities.
• A proactive problem-solver, always striving to improve processes and workflows.
• A detail-oriented executioner with a commitment to delivering high-quality reports, stakeholder support, and project execution.
• A collaborative team player who thinks from the perspective of others—whether team members, partners, or students.
• A good planner with strong organisational skills, ensuring clear oversight of tasks, deadlines, and priorities, and acting when needed (e.g., taking notes during meetings, scheduling reviews, preparing updates).

To succeed in this role, you’ll need:

• 3-5 years of relevant experience (e.g. project support, PMO, management-assistance).
• A completed bachelor’s degree (HBO/University of applied sciences) in a relevant field or university of applied sciences thinking and working level.
• Affinity for marketing and/or talent development, with a genuine interest in contributing to the team’s mission.
• Fluent in both Dutch and English.
• Availability to work 32 to 40 hours per week.

What we offer:

• A key role in a dynamic organisation with a global impact.
• Personalised professional development through training and workshops.
• Competitive salary based on experience.
• At least 37 vacation days (25 days + 12 ADV).
• Flexible working arrangements between home and our office at the High Tech Campus in Eindhoven.
• A supportive, collaborative team ready to help you tackle any challenge!

Do you thrive in a fast-paced environment, expertly juggling multiple tasks and small projects while keeping the bigger picture in mind? Are you a secretary or management assistant looking for your next step? Or are you at the start of your career, a hero in organising and planning, and do you want to make sure that everything runs smoothly in the Human Capital team? PhotonDelta is seeking your project support expertise to drive talent growth and accelerate the photonic chip industry.

Over PhotonDelta

PhotonDelta is een groeiversneller voor de fotonische chipindustrie. Fotonische chips, ook wel bekend als Photonic Integrated Circuits (PICs), zijn chips die fotonen in plaats van elektronen gebruiken om gegevens te verwerken, te verzenden en te detecteren met ongeëvenaarde snelheid en gevoeligheid. Het gebruik van fotonische chips maakt het mogelijk om apparaten te ontwikkelen die kleiner, sneller en energie-efficiënter zijn. Daarnaast kunnen fotonische chips bijdragen aan het oplossen van verschillende maatschappelijke en technologische uitdagingen, zoals het verminderen van het energieverbruik van datacenters, veilig autonoom rijden, kosteneffectieve ziektemonitoring en efficiëntere voedselproductie.

In de loop der jaren heeft PhotonDelta een ecosysteem opgebouwd van meer dan 60 organisaties die voor fotonische chiptechnologie onderzoek doen, ontwerpen, ontwikkelen en produceren. PhotonDelta ondersteunt dit ecosysteem actief door samenwerking tussen partners te stimuleren, financiering te bieden en ze te verbinden met applicatiemarkten.

Over de functie

De groei van de fotonische chipindustrie valt of staat met het aantrekken en ontwikkelen van het juiste talent – en daar kom jij in beeld. Als Project Support Officer Human Capital speel je een sleutelrol in het ondersteunen van het Human Capital-team, zodat we zowel de industrie als talent optimaal kunnen bedienen. Jij zorgt ervoor dat projecten soepel verlopen door structuur aan te brengen, taken op te volgen en overzicht te houden.

Je werkt nauw samen met projectmanagers en de programme director, beheert meerdere deelprojecten en ondersteunt diverse stakeholders op het gebied van planning, administratie en uitvoering. Dankzij jouw organisatietalent en proactieve aanpak verlopen projecten volgens planning.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van teamleden bij de uitvoering van projecten door het beheren van deelprojecten en taken, inclusief planning, coördinatie en opvolging
• Uitvoeren van wekelijkse administratieve taken, zoals het monitoren van de Human Capital mailbox en het onderhouden van contact met studenten en onderwijsinstellingen
• Opstellen van communicatie en opvolging met externe stakeholders
• Bijhouden van projectdocumentatie, budgetadministratie en rapportages, en zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van voortgang en mijlpalen

Je werkt samen met

• Het gezellige en betrokken PhotonDelta-team
• Studenten en onderwijsinstellingen
• Diverse partners binnen ons ecosysteem
• Het Human Capital-team van PhotonDelta, bestaande uit de Programme Director en 3 Projectmanagers

Wat wij zoeken:

• Iemand die graag anderen ondersteunt en bekendstaat als een betrouwbare vraagbaak
• Een snelle denker en doener die moeiteloos schakelt tussen projecten en taken
• Een proactieve probleemoplosser met oog voor verbetering van processen
• Een nauwkeurige uitvoerder die kwaliteitsvolle rapportages en ondersteuning levert
• Een teamspeler die zich goed in anderen kan verplaatsen – of dat nu collega’s, partners of studenten zijn
• Een sterke planner met organisatorisch talent, die overzicht houdt over taken, deadlines en prioriteiten en waar nodig zelf actie onderneemt (zoals notuleren, afspraken inplannen, updates voorbereiden)

Wat je meebrengt

• 3 tot 5 jaar relevante werkervaring (bijvoorbeeld als projectondersteuner, PMO of managementassistent)
• Een afgeronde hbo-opleiding of hbo werk- en denkniveau
• Affiniteit met marketing en/of talentontwikkeling, en intrinsieke motivatie om bij te dragen aan onze missie
• Vloeiend in Nederlands én Engels.
• Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week

Wat wij bieden

• Een sleutelrol in een kleine, dynamische organisatie die wereldwijd een grote impact maakt.
• Gepersonaliseerde professionele ontwikkeling door trainingen en workshops.
• Een marktconform salaris afhankelijk van ervaring.
• 37 vakantiedagen (25 + 12 ADV) (op fulltime basis).
• Flexibel werken: deels thuis en deels op ons kantoor op de High Tech Campus in Eindhoven.