Coördinator concernadministratie, afdeling Kwaliteit

Functie­omschrijving

Kwaliteit! Van de gehele internationale financiële dienstverlening van Buitenlandse Zaken. In deze functie krijg je de kans om de kwaliteit van de concernadministratie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken naar een hoger niveau te tillen. Je speelt een sleutelrol in de jaarafsluiting, adviseert over verbeteringen in de financiële administratie en zorgt ervoor dat processen soepel en inzichtelijk verlopen.

Als coördinator concernadministratie begeleidt en coach je samen met het afdelingshoofd een team van ongeveer zeven specialisten, waarbij je oog hebt voor zowel vakinhoudelijke ontwikkeling als samenwerking. Daarnaast ben je de rechterhand van het afdelingshoofd Kwaliteit en draag je bij aan een sterke financiële administratie. In deze veelzijdige functie schakel je tussen strategisch inzicht en operationele uitvoering. Jouw taken omvatten onder andere:

• Coördineren van de concernadministratie waaronder de jaarovergang en de totstandkoming van de saldibalans, waarbij je zorgt voor een heldere planning en communicatie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de inrichting van de financiële administratie en actief meedenken over verbeteringen en ontwikkelingen.
• Bijdragen aan interne controlemaatregelen, zoals het beoordelen en opstellen van Verbijzonderde Interne Controles (VIC’s), om de kwaliteit van de administratie te waarborgen.
• Het vertalen van aandachtspunten uit het team naar het afdelingshoofd en het leveren van input voor functioneringsgesprekken.

In Rijksbrede overleggen over de financiële administratie vertegenwoordig je Buitenlandse Zaken—een mooie kans om mee te denken en bij te dragen aan verbeteringen die breder reiken dan alleen onze organisatie. Je onderhoudt contacten met de Auditdienst Rijk (ADR) voor de jaarafsluiting en vertaalt relevante trends naar impactvolle veranderingen binnen de organisatie. Daarnaast neem je actief deel aan het MT+, waar je zorgt voor draagvlak voor nieuwe initiatieven die bijdragen aan een efficiënte en kwalitatief sterke administratie.

Omdat de afdeling Kwaliteit volop in ontwikkeling is, worden jouw ideeën en bijdragen om processen te verbeteren en de afdeling verder vorm te geven zeer gewaardeerd. Naast de vaste taken krijg je in overleg de ruimte om je sterke punten in te zetten en taken op te pakken die jou energie geven én de afdeling vooruithelpen.

Functie-eisen

• Je beschikt over meerjarige ervaring in een coördinerende functie binnen de concernadministratie en met de processen van jaarovergang en jaarafsluiting in het bijzonder.
• Je hebt kennis van financiële administratie en ruime ervaring met een ERP-systeem (bij voorkeur SAP).
• Samenwerken is een belangrijk aspect van deze functie. Je maakt collega’s enthousiast door je eigen gedrevenheid en weet te sparren met collega’s. Je hebt voelsprieten voor wat een ander nodig heeft en weet hierop te anticiperen. Je zoekt deze verbinding niet alleen bij je collega’s, maar ook bij andere directies binnen en buiten BZ.
• Adviezen breng je duidelijk en overtuigend over, ook wanneer deze niet expliciet worden gevraagd. Door goed in te spelen op de behoeften en belangen van anderen, creëer je draagvlak en zorg je ervoor dat jouw voorstellen worden meegenomen in besluitvorming.
• Je brengt complexe vraagstukken helder in kaart en maakt inzichtelijk welke keuzes mogelijk zijn. Daarbij weeg je zorgvuldig de urgentie en impact af, betrek je verschillende perspectieven en onderbouw je je adviezen met concrete argumenten.
• Je plant en organiseert effectief: je vertaalt doelen naar concrete activiteiten, stelt realistische prioriteiten en maakt een doordachte inschatting van de benodigde tijd, mensen en middelen.

Wil jij met jouw kennis en enthousiasme bijdragen aan de verdere professionalisering van de concernadministratie bij BZ? Solliciteer dan nu!

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

‘Financiële dienstverlening met een glimlach’. De titel van het artikel in het bedrijfsvoeringsmagazine van Buitenlandse zaken. De Financiële Service Organisatie (FSO) is een energieke organisatie, gericht op de gehele financiële keten van het ministerie: van Inkoop tot Payment & Cash. De FSO vervult de controllers taken voor alle directies en posten die geen eigen Control Unit hebben. We vinden het belangrijk dat al onze collega’s, binnen en buiten FSO, ervaren dat wij een prettige werkomgeving bieden waarin Leren, Ontwikkelen en Samenwerken centraal staat. ‘FSO gaat LOS’ is het programma waarin we deze kernwaarden borgen.

De FSO bestaat uit 6 afdelingen en een stafbureau: Financieel Beheer, Crediteuren Administratie, Payment and Cash Management, Inkoop- en inhuuradvisering, Control & Programma administratie en Kwaliteit. Er werken nu circa 185 medewerkers.

De afdeling Kwaliteit bestaat uit 19 collega’s die samen de clusters concernadministratie, accountmanagement/servicedesk en opleiding bemensen. Gezamenlijk dragen jullie bij aan de kwaliteit van de gehele internationale financiële dienstverlening van Buitenlandse Zaken. Door het opstellen van een risico analyse plan, monitoren van de veel gestelde vragen van collega’s wereldwijd over de financiële processen en het inzetten van gerichte interne controles weten jullie precies welke verbeteringen en opleidingen er nodig zijn. Samen met de collega’s in de uitvoering zorgen jullie ervoor dat deze zaken worden opgepakt en tot verbeteringen leiden. Een jaarlijks terugkomende belangrijke mijlpaal is het opleveren van de saldibalans ten behoeve van de jaarrekening.

De sfeer binnen de afdeling is informeel. Daarnaast wordt er hard gewerkt en hechten we waarde aan goede onderlinge contacten en een veilige werkomgeving. De afdeling is divers en inclusief. We werken hybride; een mix van thuis en op kantoor op de Schedeldoekshaven 101 in Den Haag, vlak bij het centraal station. Het uitgangspunt is dat er twee dagen op kantoor wordt gewerkt waarvan de dinsdag de vaste teamdag is.

Ministerie van Buitenlandse Zaken

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering, inclusief de ontwikkelingshulp, en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Diversiteit en Inclusie

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. En door een werkcultuur te scheppen waar iedereen zichzelf kan zijn en zich gewaardeerd voelt. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in, onder meer, leeftijd, gender(identiteit), cultuur, religie, achtergrond, geaardheid, (arbeids)beperking, kennis en competenties.