Medewerker inkoop

Functie­omschrijving

Hoe kan je ervoor zorgen dat de dienstverlening van het Financieel Dienstencentrum in één keer goed wordt uitgevoerd? Over deze vraag buig jij je als senior medewerker operations. Je draagt bij aan het optimaliseren van processen en bouwt zo mee aan de kwaliteit van de dienstverlening binnen het Financieel Dienstencentrum van het Shared Service Center DJI.

Als senior medewerker ben je mede verantwoordelijk voor de kwaliteit en voortgang van de inkoopactiviteiten binnen het “Bestellen tot Betalen” (P2P)-proces. Je waarborgt dat bestelaanvragen juist, tijdig en volledig verwerkt worden, en hebt daarbij een centrale rol in het escaleren en oplossen van operationele problemen. Je werkt voor een of meer klanten binnen het Ministerie van Justitie & Veiligheid, zoals de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), Justis, het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), het Openbaar Ministerie (OM), het Bestuursdepartement Justitie en Veiligheid (BD), de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) en het Schadefonds Geweldsmisdrijven (SG), de Justitiële ICT Organisatie (JIO) en de Justitiële Informatie Dienst (JustID).

Binnen jouw team ben jij de specialist in het verwerken van complexe bestelaanvragen. Door jouw diepgaande kennis van inkoopprocessen en financieel-administratieve expertise draag je bij aan het First Time Right-principe van het proces. Samen met de klant, leverancier en het crediteurenteam los je blokkades in het facturatie- en/of inkoopproces structureel op. De inzichten die je hierbij opdoet, zet je in om het proces verder te optimaliseren en uitval te minimaliseren. Door jouw overzicht over het volledige P2P-proces komen collega’s, klanten en leveranciers met complexe en inhoudelijke vragen bij jou terecht. Je analyseert continu procesinformatie, zoals doorlooptijden en werkvoorraden, om mogelijke knelpunten proactief te signaleren en aan te pakken.

Tijdens je werk maak je gebruik van innovatieve financiële administratiesystemen en ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je eigen werk. Herwerk voorkom je door zorgvuldig en gericht te werken aan het First Time Right-principe. Kom je een storing tegen in het proces? Dan los je deze zelf of samen met een collega op.

Daarnaast is één van de leukste aspecten van jouw werk het contact met klanten en leveranciers. Jij houdt hen op de hoogte van de voortgang en afwikkeling van inkoopprocessen. Voor je collega’s met minder ervaring ben je een aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen. Samen zorg je voor tevreden klanten en een juiste en volledige administratie.

Alle teams werken voor een of meerdere klanten. Elk team bestaat uit ongeveer 25 medewerkers. Samen met jouw collega’s van het team crediteuren draag je bij aan de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de administratie. Daarnaast zorg je ervoor dat de klant zo snel mogelijk de goederen of diensten ontvangt en dat deze op een rechtmatige manier ingekocht worden.

Functie-eisen

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring in het operationele inkoopproces, bij voorkeur binnen een publieke organisatie.
• Ervaring met ERP-systemen, zoals Oracle EBS, is wenselijk.
• Je hebt affiniteit met zowel financiën als inkoopprocessen en begrijpt de samenhang tussen deze gebieden.
• Je communiceert zorgvuldig en helder in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt ervaring in klant- en leverancierscontact en kunt goed omgaan met verschillende belanghebbenden.
• Je bent in staat om collega's op een positieve wijze op inhoud aan te sturen.

Competenties:

• Accuraat werken.
• Klantgerichtheid.
• Integriteit.
• Voortgangscontrole.
• Samenwerken.