Managementondersteuner voor directeur CIO Rijk

Functie­omschrijving

Jij bent een organisatietalent en een echte secretariële topondersteuner. Je bent goed in plannen, organiseren en het regelen van praktische zaken. Je vindt het leuk om te zorgen dat alles op rolletjes loopt, zelfs als het druk is. Je bent iemand die overzicht houdt, helder communiceert en altijd klaarstaat om te helpen. En als visitekaartje van CIO Rijk zorg je voor een professionele en warme uitstraling, je komt representatief over, communiceert prettig en helder en je handelt integer.

De digitale Rijksoverheid is continu in beweging. In deze complexe organisatie zijn veel uitdagingen en de ambities zijn hoog met veel politieke aandacht.

Eén van de opgaven is zorgen voor een excellente ondersteuning van de directeur. De samenwerking met medewerkers is hierin erg belangrijk. We zoeken een collega die stevig in zijn/haar schoenen staat en snel door heeft waar prioriteiten liggen. Je bent proactief, doortastend, hebt de nodige tact en sensitiviteit. Je primaire werkzaamheden zijn het ondersteunen en ontlasten van de directeur CIO Rijk. Daarnaast kom je te werken in een team waarin je ook taken voor de MT leden zult uitvoeren.

Dankzij jouw ondersteuning kan de directeur en het management zich volledig richten op de inhoudelijke vraagstukken.

Wat ga je doen?

• Secretariële ondersteuning ten behoeve van de directeur
• Coördineren van diverse informatiestromen, rappelleren en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken;
• Facilitaire aanvragen, zoals catering, vergaderzalen en het aanmelden van bezoekers;
• ICT-coördinator. Je bent samen met het gehele team eerste aanspreekpunt rondom ICT gerelateerde zaken.
• Samenwerking met de andere management ondersteuners op de directie, bij de ministeries en de externe partners.

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij jou?

• Je hebt HBO werk- en denk niveau;
• Je hebt ruime werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je kan snel schakelen en hebt ervaring in een complexe politiek-bestuurlijke omgeving;
• Je bent flexibel en communicatief vaardig;
• Goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Je kan goed overzicht bewaken en gaat proactief te werk;
• Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en in teamverband;
• Je beschikt over ICT-vaardigheden beheerst een uitstekend niveau in Microsoft Office, ervaring met iBabs, PMS, Topdesk is een pré;
• Je bent een frisse en energieke teamspeler.

In je motivatiebrief verwachten wij dat jij aan de hand van voorbeelden vanuit je eigen werkervaring aangeeft waaruit blijkt dat jij over de bovenstaande kerncompetenties beschikt, die voor deze functie van belang zijn.

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

We zoeken versterking op het niveau van een directiesecretaresse. Voor een directeur met diverse verantwoordelijkheden waaronder de rol van Rijks CIO en voorzitter van het interdepartementale CIO-beraad. Hierdoor is de functie zwaarder qua inhoud, kennis en belasting dan de reguliere secretariële ondersteuning bij de Rijksoverheid.

Dit betekent dat er aantoonbare ervaring moet zijn met een complex politiek-bestuurlijke omgeving en het schakelen met meerdere externen, begrip van de communicatie en het hier zelfstandig in kunnen opereren. Dat betekent een inschaling op het schaalniveau 8 met bijbehorende verwachtingen.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Werken aan de basis. Van Nederland en ons Koninkrijk.

In Nederland mag je zijn wie je bent, vinden wat je vindt en opkomen voor je rechten. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is het in onze samenleving niet altijd. Werken bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) betekent werken aan het fundament van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. We beschermen en versterken onze democratie. Zodat iedereen kan wonen en werken, kan leven, in een prettige en veilige omgeving.

Dit is BZK
Het ministerie van BZK werkt aan de basis van de samenleving. Wij waken over ons grootste goed: de Grondwet en wat wij daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk, offline én online.

Elke dag werken aan de basis van Nederland en ons Koninkrijk

Elke dag werken aan de basis van Nederland en ons Koninkrijk. Dag in dag uit werken we vol overtuiging en gemotiveerd aan onze maatschappelijke opgaven. Wij maken ons hard voor een goed openbaar bestuur juist nu het vertrouwen in de overheid onder druk staat. Wij versterken de democratie in tijden van maatschappelijke onrust en polarisatie. En wij werken aan een begrijpelijke en nabije overheid die een goede dienstverlening biedt. Samen met het Caribisch deel van ons Koninkrijk bouwen wij daar aan een verdere versterking van de democratie, economische zelfredzaamheid, goed bestuur en solide financiën. En we zetten ons in voor de mensen in Groningen en Noord-Drenthe. Dat ze veilig kunnen wonen in een aantrekkelijke regio.

Dit doen wij in nauwe samenwerking met maatschappelijke partners, overheden en collega’s van andere ministeries. Ministeries die wij als BZK ook ondersteunen op gebieden als ICT, huisvesting en personeel. Zodat ook zij hun werk voor de samenleving goed kunnen doen. Ook dat is werken aan de basis. Voor Nederland en ons Koninkrijk.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK. Je hebt te maken met de portefeuille van de staatssecretaris voor Digitalisering en Koninkrijksrelaties en met die van de minister van BZK.

DGDOO

Het ministerie van BZK kent een aantal directoraten-generaal. Het directoraat-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie (DGDOO) zorgt voor:

• Modern werkgeverschap van de overheid, het inspelen op veranderingen op de arbeidsmarkt en gaat uit van hoogwaardig ambtelijk vakmanschap.
• Concrete voorstellen voor de rol van de overheid in de informatiesamenleving, het nemen van de regie in de interbestuurlijke uitwerking en uitvoering daarvan.
• Het bevorderen dat ICT bij de Rijksoverheid optimaal en efficiënt wordt ingezet, het stellen van kaders voor de informatisering van het Rijk.
• De opbouw van één bedrijfsvoering voor het Rijk met toegevoegde waarde voor het primaire proces van de ministeries.

Onze missie en visie

Onze samenleving wordt steeds digitaler. Het is onze missie om digitalisering te laten werken voor onze samenleving als geheel. We zijn gedreven door de ambitie te bouwen aan een veilige, betrouwbare en voor iedereen kansrijke digitale samenleving. Daarom richten we de digitale transitie voor en met de samenleving vanuit onze grondrechten en gedragen publieke waarden. In onze democratische rechtstaat moet de samenleving immers kunnen vertrouwen op de informatie, systemen en dienstverlening van de overheid (en private partijen). We bouwen aan een veilige, betrouwbare en voor iedereen kansrijke digitale samenleving. Een samenleving waarin iedereen kan meedoen, de digitale wereld kan vertrouwen en in staat is om zaken met de overheid te regelen. Voor huidige en toekomstige generaties. In Nederland en in het Caribisch gebied.

Directie CIO Rijk

Directie CIO Rijk bevordert de informatisering en ICT in het Rijk en ZBO’s en zorgt dat dit optimaal wordt vormgegeven. Via het CIO-stelsel worden kaders gesteld voor de informatisering en ICT bij de Rijksoverheid en ziet daarop toe. Daarbij is de I-strategie een belangrijke pijler voor de digitale transitie van het Rijk. Om dit te bereiken wordt dit dagelijks gewerkt aan:

• Het maken van I-beleid en -kaders voor de Rijksdienst en het toe zien op de naleving.
• Doorvertaling en invulling van overheid brede I-kaders binnen de Rijksdienst.
• Het versterken van de I-functie.
• Verantwoordelijk voor het beleid en kaders voor de (door)ontwikkeling en exploitatie van Rijksbrede I(CT)-voorzieningen.
• Borging van informatiebeveiliging en privacy binnen het Rijksbrede I(CT)-beleid.
• Het (verder) ontwikkelen van het Rijksbrede CIO-stelsel.

Hiermee levert CIO Rijk een bijdrage aan de efficiency en effectiviteit van de Rijksdienst.

Bij CIO Rijk ben je onderdeel van het Stafbureau waarin medewerkers de volgende taken uitvoeren: strategisch en politiek-bestuurlijk advies, parlementaire zaken, communicatie, financiën, portfoliomanagement en directiesecretariaten. Met de directies Digitale Overheid en Digitale Samenleving wordt samengewerkt om te zorgen meer gezamenlijkheid en gelijke werkwijzes

• complex agendabeheer: prioriteren van overleggen, dagelijkse wijzigingen en er op toezien dat afspraken worden nagekomen;
• verzorgen van vergaderstukken;
• organiseren van bijeenkomsten;
• regelen van binnenlandse- en buitenlandse dienstreizen;
• het beheren en verwerken van de mailbox van de directeur;
• notuleren tijdens vergaderingen en overleggen.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.