Hoofd Projectmanagement Office (H-PMO)

Functie­omschrijving

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo’n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Kom jij de Directie Projecten versterken als Hoofd PMO?

Wat ga jij doen?

Als Hoofd van het Project Management Office ben je verantwoordelijk voor het opzetten, doorontwikkelen en implementeren van (nieuwe) standaarden en processen op het gebied van project-, programma- en portfoliomanagement (P3M) binnen de Directie Projecten. Deze standaarden en processen zijn gericht op onder andere projectsturing, capaciteitsmanagement, risicomanagement, issuemanagement, planning & voortgang, informatiemanagement en compliance vraagstukken.

Ook draag je zorg voor de kwaliteitscontrole op de wijze waarop projecten worden uitgevoerd en gemanaged door de meer dan 100 projectmanagers binnen de directie. Deze quality control is gebaseerd op standaarden die zijn geënt op de PRINCE2-methodiek en vereist een zuivere objectieve aanpak.

Daarnaast ben je, met jouw team -het PMO-, verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en deels verzorgen van de benodigde P3M-opleidingen en trainingen voor onze projectmanagers en hun projectteams. Onder andere verzorgt het PMO de Onboarding voor nieuwe medewerkers binnen dit werkveld evenals masterclasses op het gebied van P3M voor andere Defensie-onderdelen. Kortom, naast sterke analytische vaardigheden zijn ook de skills vereist die horen bij het verzorgen van advies en trainingen.

Dit alle betekent dat je allereerst een ondersteunende rol hebt richting de afdelingen en het managementteam (MT) van de Directie Projecten. Je zorgt er bijvoorbeeld voor dat het PMO maximaal ondersteunt bij het samenstellen, opbouwen en visualiseren van rapportages. Daarbij is het goed om te bedenken dat het bij onze directie gaat om materieelprojecten waarvan het financiële volume kan variëren van een paar miljoen tot enkele miljarden!

De geopolitieke situatie op dit moment vraagt van de Directie Projecten om sneller (wapen)systemen op te leveren aan de Koninklijke Landmacht, Luchtmacht, Marine en Marechaussee. De opgave van het PMO daarbij is ondersteunen bij het verbeteren en versnellen van de projectuitvoering. Dit doet het PMO door te zorgen dat er relevante data worden verzameld rondom projecten en programma’s en het zorgen voor standaardisatie in o.a. processen, datamanagement, mijlpalen en formats. Deze mooie opgave pak je op door, samen met je team, op zoek te gaan naar (datagedreven) technieken die zorgen voor zodanige inzichten en overzichten (monitoring & control) dat op basis van deze informatie de meest kritieke stappen in onze projectmanagementprocessen kunnen worden geïdentificeerd en worden versneld of vereenvoudigd. Hierbij kun je denken aan business intelligence, data-analyse en AI.

Met meer dan 300 projecten verdeeld over diverse projectteams en domeinen is dit alles overigens geen sinecure. Het vereist iemand die rust kan creëren en overzicht kan bewaren in een sterk dynamische wereld waarin continue druk bestaat, prioritering noodzakelijk is en issues moeten worden opgelost.

Functie-eisen

Als H-PMO ben je allereerst iemand die op een mensgerichte en professionele manier sturing geeft aan een klein team van specialisten. Je weet jouw mensen te motiveren en te verbinden. Daarnaast heb je gevoel voor projectmanagement en bedrijfsvoering en is het je passie om processen te vernieuwen met moderne technieken.

We zoeke iemand met een afgeronde universitaire opleiding danwel een gelijkwaardig niveau door een combinatie van opleiding en ervaring. Je hebt een aantoonbare relevante ervaring op het gebied van project-, programma- en portfoliomanagement en bij voorkeur ben je bedreven in het adviserend en verbindend implementeren van verandertrajecten en nieuwe standaarden. Ook beschik je over de nodige projectmanagementkennis, zoals Prince2 (Prationer level), Prince2-Agile, MSP, MoP en P3O, IPMA-D.

Verder beschik je over ervaring in het gebruik van projectbeheersingssystemen zoals Fortes Change Cloud (FCC) en in het inrichten en beheren van complexe informatieomgevingen en/of het hieraan leidinggeven.

Als persoon ben je analytisch sterk, kun je goed in processen en informatiestromen denken en deze operationaliseren in de context waarbinnen ze worden uitgevoerd. Daarnaast ben je zorgvuldig, punctueel, maar voldoende flexibel en stressbestendig om te kunnen werken in onze dynamische omgeving.

Je bent sterk resultaat- en omgevingsgericht: je stelt duidelijke doelen en streeft er continu naar om deze op efficiënte wijze te behalen, maar hebt daarbij ook oog voor de dynamiek binnen de organisatie en voor het creëren van draagvlak. Daarom zoeken we een klantgerichte en communicatief sterke speler die mensen kan inspireren en verbinden.

Een belangrijk aspect is het verzorgen van advies en trainingen. Hiervoor is het belangrijk dat je bezit over sterke communicatieve vaardigheden voor het verzorgen van de les, maar ook sterke sociale vaardigheden en sensitiviteit om de aansluiting te vinden en behouden bij je publiek. Kortom trainingen gaan niet alleen over inhoud, maar ook over de beleving.

Omdat het een vertrouwensfunctie betreft, moet je beschikken over de Nederlandse nationaliteit. Daarnaast is vaardigheid van de Nederlandse taal benodigd op minimaal niveau B2 (spreken, lezen en schrijven).

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Taalvaardigheid Nederlands minimaal B2
• Motivatiebrief aanleveren in het Nederlands
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je gaat werken in het Project Management Office (PMO) van de Directie Projecten. Dit bureau is verantwoordelijk voor alle standaarden, processen en tools nodig voor het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Het bureau creëert deze randvoorwaarden, bewaakt de kwaliteit en zorgt voor adequate opleidingen en trainingen.

De Directie Projecten is, als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), verantwoordelijk voor de uitvoering van materieellogistieke investeringsprojecten, omvangrijke modificatieprojecten en de projectmatige afstoting van (wapen)systemen. Projecten die worden uitgevoerd in opdracht van de Defensiestaf kenmerken zich door hun grote financiële omvang en vaak politieke gevoeligheden. Daarnaast worden, in opdracht van de krijgsmachtdelen, ook zogeheten Bandbreedte projecten uitgevoerd, die zich onderscheiden door korte doorlooptijden en koppelvlakken met bestaande systemen en assortimenten.

Het PMO is een klein team van specialisten op het gebied van projectmanagement, projectcontrols (projectbeheersing), data-analyse, informatiemanagement, Security en Safety.

De formele werklocatie van het PMO is de Kromhoutkazerne te Utrecht. Dit is tevens de plek waar we fysiek overleg voeren, trainingen verzorgen en samenwerken. Uiteraard is er voldoende ruimte om ook thuis of elders te werken.

Ministerie van Defensie

Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatiegestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).

Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!