Medewerker subsidies en ontvangsten

Functie­omschrijving

Je gaat aan het werk in een team van ervaren subsidieadviseurs die jou het vak zullen leren. Daarbij heb je contact met collega¿s bij de Defensieonderdelen (DO¿n), met wie je spreekt over innovatieve en duurzame projecten. Voordat jij de projectplannen gaat uitwerken, schat jij hiervan de subsidiemogelijkheden in. Gedurende het gehele traject begeleid jij de projectleiders bij de DO¿n en eventuele andere partijen die in de aanvraag een rol kunnen spelen. Daarnaast zul jij de volgende taken uitvoeren:

Uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden

• Het inventariseren, nauwlettend bijhouden van de Europese en nationale subsidieregelgeving en inhoudelijk analyseren van subsidieregelingen en programma¿s
• Begeleiding van DO¿n bij het matchen van innovatieve ambities aan externe financieringsmogelijkheden
• Uitwerken van projectideeën tot een subsidieaanvraag en draagt bij aan de samenstelling van aanvraagconsortia. In samenwerking met collega¿s ondersteun jij aanvragen bij subsidieprogramma¿s op provinciaal, nationaal en Europees niveau
• Zorgdragen voor interne administratieve processen en beheer van de samenwerkingsruimte (SWR) van BSO
• Bijhouden van de administratie van subsidieaanvragen en subsidietrajecten die BSO coördineert en ondersteunt
• Verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van subsidieaanvragen in de interne financiële systemen. De projectadministratie van toegekende subsidies vindt plaats in samenwerking met de afdeling F&C van het desbetreffende DO
• Bieden van ondersteuning voor nationale en internationale subsidieprojecten onder meer op het gebied van innovatie en duurzaamheid
• Controle van op de juistheid en volledigheid van subsidieaanvragen en zorgdragen voor het beheer van lopende subsidies. Bij complexe verzoeken overleg jij samen met het team over de te nemen besluiten
• Het ondersteunen van adviezen en oplossingsrichtingen aan en alternatieven voor DO¿n
• Het ondersteunen van de implementatie en uitvoering van subsidieprojecten
• Het uitvoeren van bijbehorende administratieve taken
• Het vertalen van informatie over subsidieprogramma¿s naar nieuwe inzichten en adviezen;
• Het verzamelen, samenbrengen, interpreteren en analyseren van informatie uit verschillende informatiebronnen.
• Zicht houden op indientermijnen en DO¿n hier tijdig over informeren
• Het leveren van bijdragen aan de monitoring en procesbewaking van de uitvoering van subsidieaanvragen
• Knelpunten of wijzigingen in subsidieaanvraagtrajecten signaleren en oplossen i.s.m. HBSO

Opstarten en begeleiden van (nieuwe) projecten

• Contact onderhouden met interne partijen op uitvoerend niveau
• Contact onderhouden met de DO¿n i.v.m. administratieve ondersteuning
• Overleg voeren in relevante interne en externe overlegstructuren, gremia en netwerkbijeenkomsten

Afronding en evaluatie

• Vaststelling van definitieve subsidiebedragen in samenwerking met financiële collega¿s
• Advisering over verbetering en bijstelling van (aanpalend) beleid, processen en diensten
• Monitoring van het beheer- en onderhoudsproces en het schrijven van voorstellen voor procesoptimalisatie.

Functie-eisen

De medewerker BSO heeft de volgende kwalificaties en eigenschappen:

HBO/WO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld door een afgeronde studie Bedrijfseconomie, Bedrijfskunde, Bestuurskunde, Fiscaal Recht, Technische Wetenschappen)

• Ervaring met financieel administratieve werkzaamheden. Ervaring met SAP is een pré
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden, goed kunnen luisteren en samenwerking benadrukken
• Ervaring met het adviseren over subsidieaanvragen in het Nederlands en het Engels
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden, goed kunnen luisteren en gericht op samenwerking
• Capaciteit om constructief samen te werken met partners binnen en buiten Defensie
• Systematische en accurate werkhouding en een analytisch instelling
• Goed kunnen prioriteren, structureren, plannen en indien nodig snel schakelen
• Flexibel, proactief en klantgericht
• Samenwerken in een team geeft energie

Kennis van de organisatiestructuur van Defensie is een pré