Administratief contractbeheerder bundels

Functie­omschrijving

Zorgen dat onze klanten ongestoord en veilig gebruik kunnen maken van het Rijksvastgoed; daarin vorm jij als administratief contractbeheerder een belangrijke schakel. Van de technische gebouwinformatie tot de financiële gegevens; jij zorgt dat de administratie rondom het contractbeheer met onderhoudspartners volledig up-to-date is. En dat voor de meest bijzondere gebouwenvoorraad van Nederland, die onder meer uit gevangenissen, paleizen en musea bestaat.

Samen met de contractbeheerder en technisch contractbeheerder vorm je een vast team. Jullie zorgen dat het onderhoud aan de panden tijdig én op de juiste manier wordt uitgevoerd. Samen beheren jullie een aantal onderhoudscontracten voor een deel van de gebouwenvoorraad van het Rijksvastgoedbedrijf. Vaak heb je hierbij te maken hebt met één aannemer of installateur die zorgt voor het totale onderhoud van een of meer gebouwen. Van tijd tot tijd bezoeken jullie de rijksgebouwen en -terreinen om te kijken of afspraken nagekomen worden. Ook bezoeken jullie als team aannemers voor contractbesprekingen.

Binnen onze sectie gaan we een nieuw contractteam opzetten voor beheer van de bundelcontracten van Defensie. Deze contracten liggen nu nog in de regio en gaan dit jaar landelijk beheerd worden. Samen met de contractbeheerder en de technisch contractbeheerder vorm je een vast team. Jullie zorgen dat het onderhoud aan de panden tijdig én op de juiste manier wordt uitgevoerd. Samen beheren jullie een aantal onderhoudscontracten voor een deel van de gebouwenvoorraad van het Rijksvastgoedbedrijf. Vaak heb je hierbij te maken hebt met één aannemer of installateur die zorgt voor het totale onderhoud van een of meer gebouwen. Van tijd tot tijd bezoeken jullie de gebouwen en -terreinen om te kijken of afspraken nagekomen worden. Ook bezoeken jullie als team aannemers voor contractbesprekingen.

Binnen jouw contractteam zorg jij dat de administratie volledig op orde is. Een zorgvuldige klus; dankzij jou beschikken we altijd in een handomdraai over de meest actuele gegevens. Dit is van belang als leveranciers bijvoorbeeld niet aan contractuele of wettelijke gestelde verplichtingen voldoen of wanneer een pand in de verkoop gaat. In onze systemen maak je onder meer inkooporders aan en verwerk je mutaties in contracten. Verder beoordeel jij de wettelijke verplichtingen die verbonden zijn aan het onderhoud van vastgoed.

Hebben collega’s periodieke overzichten nodig, bijvoorbeeld over het aantal storingen in panden? Dan haal jij die uit het systeem en maak je heldere overzichten. Op basis hiervan kan een contractbeheerder of objectmanager het gesprek aangaan met de onderhoudsleveranciers. Tot slot heb je een belangrijke rol in de contract-overleggen die jij en jouw collega’s met de onderhoudsleverancier voeren. Hierin wordt besproken en geëvalueerd of de afgesproken werkzaamheden zijn uitgevoerd en of de aannemer of installateur aan de contractvoorwaarden voldoet. Jij verzamelt relevante stukken en overzichten, zorgt dat zowel de leverancier als jouw collega’s hierover tijdig beschikken, en zorgt voor de verslaglegging en archivering van de overleggen.

In de rol van administratief contractbeheerder heb je, naast je werkzaamheden voor je contractteam, ook affiniteit met systeem- en procesontwikkelingen en denkt proactief mee om continue te verbeteren in een lerende organisatie. Naast dat je verantwoordelijk ben voor werkzaamheden binnen je eigen team, ben je ook bereid om waar nodig collega’s te assisteren en ben jij een echte teamspeler.

Functie-eisen

• Je hebt hbo-werk- en denkniveau in een administratieve richting
• Je hebt enkele jaren ervaring met de administratie taken van inkoop, contractbeheer en/of contractmanagement, of je hebt een opleiding of training in een van de vakgebieden gevolgd.
• Je hebt een pré als je ervaring hebt met geautomatiseerde (integrale) informatiesystemen, zoals Oracle (EBS), Condor en Apro
• Je hebt affiniteit met technische vakgebieden, zoals bouwkunde of installatietechniek.