Senior Medewerker Team Frontoffice Studenten Service Center

Onze organisatie

Hogeschool Rotterdam is een dynamische onderwijsinstelling voor hoger beroepsonderwijs. De Hogeschool biedt, verspreid over de stad, meer dan 90 opleidingen aan in de richtingen Kunst, Onderwijs, Gedrag & Maatschappij, Gezondheidszorg, Economie, Techniek en Media & ICT.

De afdeling

Het Studenten Service Center (SSC) van Hogeschool Rotterdam is verantwoordelijk voor het in- en uitschrijfproces van iedereen die bij Hogeschool Rotterdam wil studeren. In hoe we ons werk doen, staat de bedoeling centraal: een goede start én finish van je opleiding of cursus bij Hogeschool Rotterdam.

Het SSC bestaat uit 3 teams. Team Frontoffice geeft advies aan aanmelders en studenten over het in- en uitschrijfproces. Team In- en Uitschrijving verzorgt de administratieve verwerking van het in- en uitschrijfproces en is aanspreekpunt voor ketenpartners. Team Advies & Ondersteuning beheert de spelregels en communicatie over het inschrijfproces, monitort ontwikkelingen met impact op onze processen en verzorgt de afhandeling van bijzondere casuïstiek.

Het team

Team Frontoffice van het Studenten Service Center (SSC) is verantwoordelijk voor het adviseren van aanmelders, studenten en cursisten over het in- en uitschrijfproces van Hogeschool Rotterdam. Het is een relatief jong team: van de 7 medewerkers zijn er recent 3 bij ons gestart waarbij we begin 2025 nog één vacature gaan openstellen zodat onze formatie compleet is. We werken allround in hoe we (aankomend) studenten adviseren die hulp nodig hebben bij het in- en uitschrijfproces zodat iemand niet afhankelijk is van de aanwezigheid van één van ons. De sfeer in het team is collegiaal, informeel en typisch Rotterdams: ‘’Samen de schouders eronder’’. Elke zomer versterken we ons team met uitzendkrachten omdat we voorafgaand aan de start van elk studiejaar veel vragen krijgen.

Aanleiding voor deze vacature is het aankomend vertrek van onze senior medewerker. Zij heeft een fantastische baan gevonden die goed aansluit op haar ambitie om een volgende stap in haar loopbaan te maken.

Wat ga je doen?

Je bent verantwoordelijk voor het adviseren van (aankomend) studenten & cursisten, het coachen van je collega’s & je draagt bij aan het optimaliseren en innoveren van onze dienstverlening:

• Je collega’s uit het team kunnen dagelijks bij jou terecht voor advies en begeleiding bij de behandeling van complexe vragen van (toekomstige) studenten en cursisten. Je coacht hen gevraagd en ongevraagd in het op een met hoge mate van zelfstandigheid kunnen afhandelen van complexe vragen. Heeft iemand daarbij specifieke professionalisering nodig, dan adviseer je je leidinggevende hierover. Bij afwezigheid van je leidinggevende ben jij het eerste aanspreekpunt voor het team en het SSC-management;
• Je verzorgt de planning van de dagelijkse werkzaamheden en je monitort de realisatie hiervan conform SLA’s (Service Level Agreement) van het team;
• Je adviseert (aankomend) studenten en cursisten over hoe zij het in- en uitschrijfproces succesvol kunnen afronden en je informeert aanmelders waarom hun inschrijfverzoek is afgewezen als zij hierover een vraag hebben. Dit doe je telefonisch, via chat & e-mail en op afspraak op één van onze locaties;
• Je signaleert knelpunten in de samenwerking met SSC Teams & ketenpartners inschrijfproces en incidenten in het in- en uitschrijfproces bij het SSC Management en je adviseert daarbij ook over hoe we onze dienstverlening kunnen optimaliseren en innoveren;
• Je neemt deel aan periodieke evaluaties die het SSC heeft met studenten, ketenpartners en leveranciers en je vertegenwoordigt het team in het landelijke overleg van frontoffices van hoger onderwijsinstellingen;
• Je beheert en ontwikkelt standaard communicatie voor de afhandeling van verzoeken die we via e-mail en chat ontvangen, zodat het team efficiënt en uniforme communiceert met (aankomend) studenten en cursisten.

Hoe ziet je werkdag eruit?

In de maanden juni tot en met september werken we elke werkdag op kantoor. In de overige maanden werkt het team minimaal 1 dag per week samen op kantoor en is het mogelijk om hybride te werken. Wekelijks sta je met je leidinggevende stil bij hoe het met jou en met je werk gaat.

Ochtend: Met je leidinggevende bereid je de dagstart van het team voor waarbij jij de planning voor die dag toelicht aan het team. Aansluitend ga je aan de slag met het afhandelen van online verzoeken van (aankomend) studenten en cursisten en/of vertegenwoordig je het team in overleggen met ketenpartners. Gedurende de ochtend monitor je de planning en stuur je waar nodig bij.

Middag: Je hebt een half uur lunchpauze. Werk je op locatie, dan kun je samen lunchen met collega’s van het SSC en andere organisatieonderdelen of wandel je even de stad in. Na je lunchpauze coach je collega's bij de afhandeling van complexe vragen en spring je als nodig bij in het afhandelen van vragen die we krijgen. Gedurende de middag monitor je de planning en stuurt waar nodig bij. Aan het einde van de dag check je of het is gelukt om de planning te realiseren en bereid je de planning voor de volgende dag voor.

Ben jij wie we zoeken?

Gezien ons jonge team zijn we op zoek naar een ervaren professional die zich herkent in het volgende:

• Je hebt een talent en passie voor het ervoor zorgen dat onze (aankomend) studenten & cursisten en je collega’s zich door jou gehoord en gezien voelen;
• Je hebt een relevante Hbo-opleiding op het gebied van dienstverlening en/of communicatie;
• Je wil graag 5 werkdagen per week werken;
• Je hebt 2 jaar relevante werkervaring op een frontoffice waarin je als coach voor je collega’s hebt gewerkt en zelfstandig beslissingen hebt genomen;
• Je mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden zijn uitstekend: je kunt goed luisteren, doorvragen en samenvatten. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift goed;
• Je werkt met een hoge mate van zelfstandigheid en je bent gewend om zowel online als fysiek samen te werken;
• Je bent leergierig: je deelt je fouten en leert ervan, je durft om hulp te vragen en je bent bereid om jezelf te ontwikkelen;
• Je hebt humor, lef en relativeringsvermogen.

Wat bieden we jou?

• Een tijdelijk contract voor 1 jaar (D4 cao hbo) met uitzicht op een vaste aanstelling;
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
• 9 weken vakantie op basis van een fulltime dienstverband;
• 45 duurzame inzetbaarheidsuren bij een fulltime dienstverband, (mogelijkheid tot betaald ouderschapsverlof, flexibele werktijden);
• Hybride werken, er is volop gelegenheid een goede balans tussen werk en privé te vinden, In overleg met je leidinggevende behoort thuiswerken tot de mogelijkheden;
• Uitstekende scholings- en ontwikkelmogelijkheden;
• Een mooie flexibele werkplek in een dynamische werkomgeving;
• Aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Deelname aan onze fietsregeling met belastingvoordeel;
• Diverse vergoedingen zoals internet-, reiskosten- en/of thuiswerkvergoeding;
• Laptop en telefoon en diverse faciliteiten voor inrichting van je thuiswerkplek.

Is dit precies de baan die je zoekt? Dan zijn wij op zoek naar jou. Let wel, het kunnen overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een voorwaarde voor het in dienst treden bij Hogeschool Rotterdam. Het overleggen van een VOG is ook een voorwaarde voor interne kandidaten indien de generieke functie wijzigt.