Management Adviseur / Divisiesecretaris

Ben jij een enthousiaste en communicatiefvaardige adviseur en secretaris? En zie jij jezelf als een procesmatige verbinder die energie krijgt van een spilfunctie met veel verantwoordelijkheid? Dan zijn wij van DICTU op zoek naar jou!

DICTU is één van de grootste ICT dienstverleners van de Rijksoverheid en levert diverse en complexe ICT diensten voor Economische Zaken (EZ), Klimaat en Groene Groei (KGG) en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Op dit moment zijn we bij maar liefst drie verschillende divisies op zoek naar een Management Adviseur / Divisiesecretaris. In deze rol ben je de rechterhand van de divisiemanager, bewaak je de voortgang en agendeer je divisiebrede vraagstukken en actiepunten op de juiste tafel. Waar nodig assisteer je door nota’s te redigeren middels het coachen van opstellers en zal je nota’s opstellen over complexe en teamoverstijgende onderwerpen. Je hebt overzicht, legt dwarsverbanden en zoekt proactief afstemming in de organisatie. Ook geef je (on)gevraagd advies en ondersteun je het managementteam (MT).

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de totstandkoming en het beheer van onder andere het jaarplan, jaarverslag, rapportages en overzichten waar de divisiemanager initiatiefnemer of eigenaar van is. Je stelt een jaarkalender op waar alle belangrijke momenten voor de divisie samenkomen en zorgt dat dit op elkaar aansluit. Ook ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding van events zoals heidagen, MT tweedaagse, bijeenkomsten binnen de divisie en help je mee met eventuele evenementen met klanten. Een ideale kans om jouw creativiteit in te zetten om leuke werkvormen te bedenken en te faciliteren!

Verder ben je als divisiesecretaris verantwoordelijk voor de communicatie van de divisie. Zo ben je eindredacteur van de nieuwsbrief en zit je regelmatig met de communicatieadviseur om het overzicht van alle communicatie te bewaken. Je bent daarnaast initiatiefnemer om de intranetpagina's te actualiseren en ervoor te waken dat de successen van de divisie bekend zijn binnen de organisatie.

Tot slot speel je als secretaris een cruciale rol in het faciliteren van de frequente stand-ups en de team reviews, een rapportage-meeting waarin het functioneren van een team wordt getoetst.

In deze rol ben je samen met je collega-divisiesecretarissen en de directiesecretarissen de spin in het web van DICTU. Je borgt een zorgvuldige besluitvorming en implementatie van de genomen besluiten. Als team beheren jullie de informatiestroom voor de voorbereiding, implementatie en navolging van het besluitvormingsproces binnen DICTU bijvoorbeeld door MT agenda’s op elkaar af te stemmen en te delen wat er binnen de MT’s speelt. Daarbij stemmen jullie de werkzaamheden onderling af, delen kennis en vervangen elkaar bij afwezigheid.

Functie-eisen

• HBO/WO werk- en denkniveau.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Beheersing van diverse MS Office hulpmiddelen, waaronder: Excel, PowerPoint en Word.
• Affiniteit met informatievoorziening, ICT en Agile werken.

Pre’s:

• Ervaring met het bewaken en aanjagen van inhoudelijke en financiële voortgang, en de beschikking over vaardigheden om zelfstandig over die voortgang en risico’s te rapporteren.
• Kennis van de (Rijks)overheid en (Rijks)uitvoeringsorganisaties.

De competenties die wij wensen voor deze functie, zijn:

• Creatief en klantgericht
• Analytisch en nauwkeurig
• Anticiperend, organisatiesensitief en omgevingsbewust
• Sterk in plannen en organiseren
• Samenwerkend
• Zelf ontwikkelend