Adviseur digitale archieven

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn

RHC Rijnstreek en Lopikerwaard is een streekarchiefdienst. Het beschikt over een schat aan informatie over het verleden. Onze documentatie en de vaak eeuwenoude archieven vertellen de geschiedenis van deze streek. Maar het RHC houdt ook toezicht op het huidige archief- en informatiebeheer bij de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater en Woerden, Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden en de gemeenschappelijke regeling Ferm Werk. Zij moeten in de nabije toekomst allemaal aangesloten zijn op het E-depot van het RHC om ook hun digitale informatie over te brengen. Een grote uitdaging en daar werk jij graag aan mee!

Dit ga je doen

Als adviseur digitale archieven bij het RHC ben jij de spin in het web als het gaat om digitale informatie. Je adviseert namens de archivaris zowel formeel als informeel. Ook ben je voor het RHC zelf de vraagbaak voor alles wat te maken heeft met digitaal archief. Je onderhoudt de contacten met de deelnemers van het RHC (gemeenten, waterschap en gemeenschappelijke regeling, FermWerk). Voor hen ben je aanspreekpunt voor duurzame archivering. Samen met de gemeenten bereid je het uitplaatsen en overbrengen van digitale overheidsarchieven voor. Door de aard van de werkzaamheden moet er vaak proactief gewerkt worden. Je gaat zelf bij de deelnemers van het RHC langs en bent de krachtige adviseur (gevraagd en ongevraagd) op het vlak van informatievoorziening. Je neemt deel aan diverse projectgroepen bij de diverse deelnemers waardoor je betrokken blijft. Tegelijkertijd koppel je ontwikkelingen terug aan het RHC zodat je eigen organisatie ook goed kan blijven ontwikkelen in het digitale tijdperk.

Je speerpunt is het E-depot van het RHC. Jij bent verantwoordelijk voor de voortgang van het traject en draagt zorg voor de aansluiting van de deelnemers van het RHC zodat in de toekomst het digitale archief net zo goed bewaard wordt als het fysieke, papieren, archief. Door je kennis en ervaring ben je in staat om de deelnemers te motiveren door gebruik te maken van je open karakter.

Hoe ziet jouw werkdag er ongeveer uit:

Je werkdag start met een rondje langs de collega's en natuurlijk een kop koffie of thee. Allereerst lees, prioriteer en beantwoord je de ingekomen mails. De wereld van digitale informatiearchivering verandert snel, er is net een nieuw beleidsstuk verschenen vanuit de overheid wat je direct doorleest. Inmiddels is het tijd voor je eerste afspraak met de projectgroep over digitale e-mailarchivering. Jullie bespreken de voortgang en jij bewaakt het proces. Gemaakte afspraken leg je vast en bewaakt natuurlijk ook de opvolging. Jullie besluiten dat het goed is om een bericht op het intranet te plaatsen om het belang van e-mailarchivering nogmaals uit te leggen. Jij stelt een informatief stuk op met wat tips en tricks welke je collega's goed kunnen gebruiken. Tijd voor de lunch, samen met je collega's van het RHC lunchen je in het gezellige bedrijfsrestaurant op de 1e etage. Na de lunch lopen jullie nog een blokje om het gemeentehuis. Na de lunch rij je samen met de archiefinspecteur naar een van de partners, het waterschap. Jullie hebben een afspraak inzake het uitfaseren van een zaaksysteem. Het is leuk om een ter plaatse een kijkje in de keuken te nemen en je advies wordt gewaardeerd. Voldaan rijden jullie terug naar het gemeentehuis waar je nog een aantal zaken registreert en de laatste mails van vandaag afhandelt. Tevreden sluit je je laptop af, tot morgen!

Dit neem je mee

Competenties

Als adviseur digitale archieven durf jij te pionieren. Vanuit jouw ervaringen ben jij een krachtig adviseur die draagvlak weet te creëren tegengas durft te geven als dat nodig is. Je bent niet bang om uitdagingen aan te gaan en weet je goed staande te houden in een snel veranderende wereld. Verandering is niet altijd makkelijk, maar met jouw positieve mindset en overtuigingsvaardigheden weet je draagkracht en beweging te creëren. Je bent omgevingsbewust en een echte netwerker, je kunt gemakkelijk contact houden met je verschillende stakeholders, zowel in- als extern.

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe adviseur digitale archieven maakt?

• Je beschikt over werk- en denkniveau op hbo-niveau.
• Je hebt aantoonbare affiniteit met technische aspecten, waaronder een zaaksysteem, van informatieverwerking binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je hebt aantoonbare ervaring in het werken met een E-depot.
• Je hebt kennis van toepasselijke wet- en regelgeving, informatiebeleid en informatiearchitectuur.
• Je bent 32 uur per week beschikbaar.
• Je bent in bezit van rijbewijs B.

Extra enthousiast worden wij van:

• Kennis van kwaliteitssystemen en metadataschema’s.
• Actuele kennis van de relevante informatiewetgevingen (Archiefwet, WOO, Omgevingswet, Open Data Richtlijn, WMEBV, etc.)

Team en organisatie

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van het team RHC. Samen met 11 collega’s werken jullie aan archief- en informatiebeheer. Je werkt veel samen met jouw collega’s van de verschillende deelnemende partijen. Je komt te werken in een gepassioneerd team met een groot hart voor historie. In het bijzonder werk je samen met de archiefinspecteur, jullie zorgen gezamenlijk voor de verbetering van de informatievoorziening bij de deelnemers opdat zij voldoen aan de archiefregelgeving. Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht.

Je werkt in principe vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden, de plek waar jij je collega’s ontmoet.

Salaris en contract

Alle financiële arbeidsvoorwaarden op een rij, weet je meteen waar je aan toe bent:

• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Zo krijg je een (maximaal) salaris van € 5.313 (schaal 10). Indien jouw kennis en ervaring dit toelaten, is een arbeidsmarkttoelage bespreekbaar. Genoemde salarisindicatie is inclusief de salarisverhoging cao-gemeenten per 1 oktober 2024. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem.
• Ruim 25 vakantiedagen op basis van 36 uur per week. Daarnaast bouw je uitstekeng pensioen op bij het ABP.
• Bovenop je salaris ontvang je een persoonlijk Individueel Keuze Budget van 17.05% (inclusief 8% vakantiegeld). Dit kun jij inzetten waar jij het voor wilt. Elke maand extra salaris verdienen (maximaal € 906)? Of misschien liever extra verlofdagen bijkopen?
• Dat je van ons je eigen iPhone en laptop krijgt, vinden we nogal vanzelfsprekend.
• Je thuiskantoor wordt gefaciliteerd.

Op de mooie arbeidsvoorwaarden komt nog als extra:

• Jouw ontwikkeling staat centraal: Bij onze Groene Hart Academie, waar je interne opleidingen en trainingen kunt volgen of gebruik kunt maken van onze interne coachpool. Zo geven we jouw talent écht alle kans en haal jij het beste uit jezelf.
• Lunchen doen we in ons gezellige bedrijfsrestaurant, waar Ferm Werk een heerlijke lunch serveert.
• Sluit je aan bij onze actieve personeelsvereniging, EDOS, die allerlei leuke activiteiten organiseert.

Je komt in dienst van de gemeente Woerden, de centrumgemeente van de gemeenschappelijke regeling RHC Rijnstreek en Lopikerwaard.