Coördinator Bedrijfsvoering

Utrecht heeft jou nodig! Dit is waarom jij als Coördinator Bedrijfsvoering Wijken wil werken bij de gemeente Utrecht:

• Coachende en begeleidende rol: Je draagt direct bij aan de dagelijkse aansturing van wijkbureaumedewerkers door hen te coachen en begeleiden, zodat zij optimaal kunnen presteren en groeien in hun rol richting bewoners en collega's.
• Efficiënte bedrijfsprocessen: Jij bent de drijvende kracht achter soepel lopende bedrijfsvoeringstaken, waarbij je ondersteuning biedt aan het management en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
• Ruimte voor groei en initiatief: Je krijgt de kans om nieuwe collega's in te werken, teaminitiatieven te stimuleren en het verschil te maken binnen onze wijkbureaus.

Maak impact en groei met ons mee!

Dit is je werk

Als Coördinator Bedrijfsvoering ben jij degene die zorgt voor de soepele dagelijkse processen op onze wijkbureaus. Samen met je collega-coördinatoren zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent de verbindende schakel tussen de wijkbureaus en afdelingen zoals Facilitair, Huisvesting, Preventie en Bedrijfshulpverlening (BHV), en zorgt voor een vlekkeloze samenwerking en communicatie.

Daarnaast ben jij als Coördinator Bedrijfsvoering een belangrijke steun voor het managementteam. Jouw rol is van groot belang voor het succes van ons team en het behalen van onze gezamenlijke doelen. Met jouw actieve coaching en betrokkenheid zorg je ervoor dat wijkbureaumedewerkers het beste uit zichzelf halen, en je speelt een belangrijke rol bij het inwerken van nieuwe collega's. Jij bent de onmisbare schakel die de kwaliteit en productiviteit van ons team waarborgt.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Coördineren van operationele taken in het gebied waar je werkt of breder voor wijken, zoals het beheren van financiën, werkprocessen en faciliteiten op wijkbureaus.
• Waarborgen van de dagelijkse kwaliteit en productiviteit van het team van wijkbureaumedewerkers, door een proactieve en verbindende rol te spelen in de dagelijkse bedrijfsvoering.
• Samenwerken met collega-coördinatoren om een goede taakverdeling te waarborgen en ervoor te zorgen dat alle processen soepel verlopen.
• Monitoren van wijkbudgetten zodat uitgaven binnen de vastgestelde grenzen blijven.
• Eerste aanspreekpunt voor de manager en hem/haar ondersteunen met onder andere met het plannen van afspraken.
• Coördineren van een of meerdere facilitaire taken zoals Facilitair & Huisvesting, BHV, preventie, stage-coördinatie, klachten en organiseren opleidingen.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij organisatieonderdeel Wijken.

De negen Wijkbureaus en het Stedelijk team vormen samen de afdeling Wijken. De wijkbureaus zijn gehuisvest in de wijk. De deur van het wijkbureau staat open voor bewoners, ondernemers en voor medewerkers van de gemeente en andere organisaties die werken aan een mooie en gezonde wijk. Je zal je tijd gaan verdelen over meerdere wijkbureaus. Je bent breed inzetbaar over de verschillende wijken indien nodig. Bij Wijken werken vier coördinatoren bedrijfsvoering.

We werken op de wijkbureaus veelal in kleine teams, waar onderlinge betrokkenheid belangrijk is en we hechten aan een fijne werksfeer en collegialiteit.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij goed kunt plannen, organiseren en coördineren van diverse bedrijfsaspecten zoals roosters, faciliteitenbeheer en administratie. Als Coördinator Bedrijfsvoering zijn ook de volgende competenties belangrijk:

• Makkelijk contact leggen: Je hebt een natuurlijke manier om mensen te benaderen en een open houding die ervoor zorgt dat je makkelijk contact legt met collega's, bewoners en externe partijen.
• Overtuigingskracht: Je weet anderen op een effectieve manier te overtuigen van jouw ideeën en standpunten. Je luistert goed, hebt oog voor mensen en kunt mensen enthousiast maken voor plannen en projecten. Daarbij kun je omgaan met weerstand en weet je oplossingen te presenteren die voor iedereen werken.
• DRA: Je bent duidelijk, resultaatgericht en aanspreekbaar. Je bent goed in het overbrengen van onze manier van werken aan anderen. Je bent vertrouwd met het aanspreken van mensen, je doet dit op een effectieve én menselijke manier. Warme zakelijkheid past bij jouw persoonlijke stijl van communiceren.
• Flexibiliteit: Je begrijpt dat een dag soms anders loopt dan gepland en weet hier flexibel mee om te gaan. Als de situatie verandert, pas je snel en effectief aan zonder de focus op je doelen te verliezen. Je behoudt overzicht en prioriteert je werkzaamheden opnieuw om altijd een positieve bijdrage te leveren, ook als de planning verschuift. Chaos weet jij weer in structuur om te zetten.

Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je als Coördinator Bedrijfsvoering ook beschikt over de volgende punten:

• Mbo/hbo denk- en werkniveau.
• Ervaring met het coördineren van operationele taken.
• Ervaring met coaching op zowel individueel als teamniveau.
• Relevante werkervaring op financieel administratief gebied (bij voorkeur met MUIS en SAP).
• Affiniteit met het werk van wijken.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Jouw bijdrage als Coördinator Bedrijfsvoering doet er dus toe!

Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 24-28 urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de €3052 en €4297 op basis van 36 uur (schaal 8). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar.
• We werken voor een groot deel in de wijk, op het wijkbureau en voor een klein deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en trainingen. Je krijgt onbeperkt toegang tot GoodHabitz.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Coördinator Bedrijfsvoering aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht? Solliciteer dan direct maar uiterlijk op 3 november. Bij grote interesse kunnen we de vacature eerder sluiten. De eerste gesprekken vinden plaats op 14 november. Een tweede ronde op 19 november.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je vragen over het werk als coördinator stellen aan Mirjam ’t Lam, coördinator bedrijfsvoering (interim) via telefoonnummer 030 286 9603. Je sollicitatie richt je aan Janny Udo, Manager Wijken. Je vragen over de vacature kun je ook aan haar stellen via nummer 06-38146686.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure, dan kun je contact opnemen met recruiter Thérèse López Vázquez, te bereiken via 06-42930701.