Management Assistent

In de functie van managementassistent bied je secretariële ondersteuning aan het management van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Dit doe je als onderdeel van een gezellig team, waarbij je samenwerkt met vier management assistentes. Hierbij heb je jouw eigen werkzaamheden, maar werk je ook zeker samen en is er genoeg ruimte voor humor en gezelligheid.

De werkzaamheden die je gaat doen bestaan o.a. uit het beheren van diverse agenda’s en het maken van afspraken, waarbij jij verantwoordelijk zal zijn voor de agenda van één van de MT leden (afdelingshoofd). Hierbij weet je te prioriteren en daarnaast lever je een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning. Ook organiseer je vergaderingen en overleggen, stel je agenda's op en zorg je voor tijdige aanlevering van stukken. Daarnaast verzorg jij de organisatie van lunch meetings en borrels en ben je samen met jouw collega’s het aanspreekpunt binnen de organisatie.

Verder:

• Organiseer je teamuitjes;
• Sluit je aan bij afdelingsoverleggen;
• Vraag je autorisaties aan via een registratiesysteem en bestel- en organiseer je op verzoek van de leidinggevenden diversen zaken rondom personele aangelegenheden;
• Schakel je snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
• Volg je de ontwikkelingen in de organisatie en omgeving en attendeer je leidinggevenden op zaken die persoonlijke aandacht nodig hebben;
• Beheer je (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers;
• Maak je een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken;
• Notuleer je bij vergaderingen;

Je bent minimaal in het bezit van een mbo diploma op niveau 4 (secretariële richting) en je beschikt over hbo werk- en denkniveau. Daarnaast beheers je de Nederlandse taal goed, zowel in woord als geschrift en heb je ervaring met Office. Je bent iemand die kan opereren in een dynamische en veranderende omgeving, die verbinding zoekt en kan meedenken en vooruitdenken en weet te prioriteren. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie. Ook weet je op een positieve manier de balans te vinden tussen een dienstverlenende en assertieve houding en geeft met jouw passie en energie net dat beetje extra ondersteuning om optimaal de leidinggevenden en de organisatie te faciliteren

Verder:

• Heb je aantoonbare werkervaring in een coördinerende functie, bij voorkeur secretarieel;
• Ben je dienstverlenend en klantgericht, kan je goed plannen en organiseren en ben je in staat om details niet uit het oog te verliezen;
• Heb je kennis van- en inzicht in het werken in een politiek, bestuurlijke krachtenveld, je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
• Kan je goed coördineren en luisteren, ben je organisatiesensitief, flexibel en integer.

• Salarisniveau schaal 7
• Maandsalaris Min €3.016 – Max. €3.879 (bruto)
• Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur 1 jaar
• Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom, of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

• Salarisschaal 7 conform CAO Rijk;
• Het betreft een functie voor 32 tot 36 uur;
• Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd;
• Het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is noodzakelijk;
• Hybride werken is mogelijk.

Meer over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 6.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei. Lees hier meer.

Stel gerust je vraag

Meer informatie over deze vacature

Alwin Mensink [email protected]

Openbaar Ministerie nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site en ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Relevante vacatures

• Management Ondersteuner Parketleiding

  Openbaar Ministerie

  • Utrecht
  • Bachelor - HBO
  • 36 uur
  • schaal 7 €3.016 - €3.879 (bruto)

  Bekijk de vacature

• Managementassistent

  Openbaar Ministerie

  • Zwolle
  • MBO
  • 36 uur
  • schaal 6 €2.866 - €3.564 (bruto)

  Bekijk de vacature

• Managementondersteuner

  Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

  • Den Haag
  • MBO
  • 32 - 36 uur
  • schaal 6 €2.866 - €3.564 (bruto)

  Bekijk de vacature