Management Assistent Institute of Physics

Ben jij op zoek naar een dynamische functie in een levendig onderzoeksinstituut? Het bedrijfsbureau van het Institute of Physics (IoP) zoekt een nieuwe collega! Wij zijn op zoek naar een enthousiaste managementassistent die ondersteuning gaat bieden aan onze verschillende onderzoeksgroepen voor 32 tot 38 uur per week.

Het IoP bedrijfsbureau bestaat uit een team van drie gemotiveerde collega’s. Als team bieden we ondersteuning aan het gehele instituut. Iedere managementassistent heeft zijn of haar eigen onderzoeksgroepen. De algemene taken pakken we samen op en met het organiseren van leuke instituutsactiviteiten zorgen we voor een fijne collegiale sfeer!

Wat ga je doen?

We hebben de werkzaamheden binnen het bedrijfsbureau zo verdeeld dat elke medewerker het eerste aanspreekpunt is voor een deel van het instituut. Op die manier is iedereen ingevoerd in alle relevante werkzaamheden, waardoor de taakinhoud breed is en alle teamleden dus allrounders zijn. Zo kan er bovendien bij afwezigheid en ziekte soepel voor elkaar ingesprongen worden.

De taken en verantwoordelijkheden omvatten het volgende:

• algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals het verstrekken van informatie en het ontvangen van bezoekers;
• effectief beheren van complexe agenda’s;
• zelfstandig opstellen van brieven en memo’s;
• toezien op de voortgang van door anderen genomen besluiten;
• ondersteuning bij voorbereiding en afhandeling aanstellingen van (m.n. tijdelijk) personeel;
• regelen van huisvesting en hotelreserveringen voor buitenlandse medewerkers en gasten;
• monitoren procedure rondom de promotie van promovendi;
• onderhouden en beheren van digitale werkarchieven;
• onderhouden van functionele contacten met interne en externe organisaties;
• medeverantwoordelijk voor de logistieke planning, voorbereiding en organisatie van grote en kleine bijeenkomsten zoals congressen, workshops, andere evenementen en meetings;
• onderhouden van de website van het instituut;
• het verzamelen, bewerken en rechercheren van managementinformatie voor het directieteam en onderzoekers in het instituut.

Je bereidheid zal in uitzonderlijke gevallen gevraagd worden om met je vakantieplanning rekening te houden met de data van workshops en congressen.

Jouw profiel

Je bent doortastend in het oppakken van zaken en verplaatst je in de positie en de behoefte van de wetenschappers die jij ondersteunt. Je bent goed in staat de juiste prioriteiten te stellen. Jouw planning- en organisatiekunst is sterk, maar je kunt ook multitasken en indien nodig improviseren. Je hebt oog voor diverse belangen binnen de organisatie en goed in staat om samen te werken met collega’s.

Ervaring en profiel:

• Minimaal hbo-denkniveau;
• een aantal jaren vergelijkbare werkervaring, bij voorkeur in een academische, internationale werkomgeving;
• uitstekende communicatieve vaardigheden zowel in het Nederlands als het Engels, in woord en geschrift;
• dienstverlenende, proactieve en representatieve instelling: een echte aanpakker;
• organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
• zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
• stressbestendig en creatief in improviseren;
• accuratesse
• aantoonbare affiniteit met ICT en ruime praktijkervaring met de Microsoft 365 Suite.

Ons aanbod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor 32 of 38 uur per week voor één jaar. Indien we je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract. Start liefst op zo kort mogelijke termijn.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2,793 to € 3,771 (scale 7). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. De cao Universiteiten van Nederland is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, diversiteit en inclusie, diverse vaardighedentraining, Engels en toegang tot een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• de mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.