Adjunct ambtelijk secretaris Medezeggenschap

Ben jij samen met jouw team in staat om op een efficiënte en effectieve manier ondersteuning te bieden aan de centrale medezeggenschap van de Radboud Universiteit? Ben jij zorgvuldig, procesmatig, communicatief vaardig en een organisatietalent? En ben jij een verbinder met een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen? Lees dan snel verder!

Als adjunct ambtelijk secretaris verzorg jij samen met de ambtelijk secretaris en de management assistent de ondersteuning van de centrale medezeggenschapsraden van de Radboud Universiteit. Ook werkt een projectleider versterking decentrale medezeggenschap in het team. Hieronder vallen de Ondernemingsraad (OR), de Universitaire Studentenraad (USR), de Universitaire Gezamenlijke Vergadering (UGV) en hun commissies. Deze raden overleggen circa zes keer per jaar. Daarnaast vinden er regelmatig overleggen met verschillende gremia van deze raden plaats.

Samen met de ambtelijk secretaris let jij op de consistentie in het gevoerde beleid en doen jullie eventueel voorstellen tot bijsturing. Daarnaast notuleer je tijdens overleggen, verzorg je de agendaplanning, de samenstelling en zo nodig het redigeren van de vergaderstukken in de overlegvergaderingen en in de voorbereidende commissies. Het is jullie taak om ervoor te zorgen dat de verslagen van de commissies en de hieruit voortvloeiende vragen tijdig in de organisatie bekend zijn, zodat er een goede inhoudelijk gedachtewisseling kan plaatsvinden in de overlegvergaderingen met het College van Bestuur. In overleg met de ambtelijk secretaris en de griffier van het College van Bestuur stel je, waar nodig, de actiepunten van deze vergaderingen op en bewaak je de voortgang. Jij zorgt verder voor het juist invoeren van de vergaderstukken in de vergadertool iBabs en verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen. Hierbij is het van belang dat je goed kan luisteren, snel kan notuleren, kan schakelen en accuraat bent. De ambtelijk secretaris is eindverantwoordelijk voor de verslaglegging van de vergaderingen.

Verder ben jij bezig met het voorbereiden van besluiten, het verzorgen van alle correspondentie en de inhoudelijke afstemming tussen de centrale medezeggenschapsraden en hun commissies. Indien nodig onderhoud je contact met de lokale en landelijke medezeggenschap. In de functie is het belangrijk dat je op de hoogte blijft van relevante ontwikkelingen, zowel binnen als buiten de organisatie.

Als adjunct secretaris organiseer je de verkiezingen van de medezeggenschapsorganen voor zowel studenten als medewerkers. Daarnaast coördineer je trainingen voor zowel de centrale als decentrale medezeggenschapsorganen. Het beheren van het archief van de centrale medezeggenschapsraden en het up-to-date houden van de informatie op de RU-website over de medezeggenschapsraden en de verkiezingen behoren ook tot je takenpakket. Tot slot stel je, samen met de ambtelijk secretaris en in overleg met het presidium van de GV, het jaarverslag van de GV op. Uiteraard vang je de taken van collega's op bij hun afwezigheid en lever je vol enthousiasme een bijdrage aan het optimaliseren van de medezeggenschap.

Profiel

• Je beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Je voelt je thuis in en hecht belang aan het democratische proces van zeggenschap en medezeggenschap.
• Je formuleert nauwkeurig en let goed op details.
• Je beschikt over een sterk analytisch vermogen, werkt en denkt procesmatig, bent een echte teamplayer en hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent digitaal vaardig en kunt goed omgaan met Microsoft 365. Ervaring met iBabs en het notuleren op politiek-bestuurlijk niveau is een pre.
• Kennis van het functioneren en besturen van universiteiten is een pre.

Wij zijn

Je komt te werken binnen het ambtelijk secretariaat medezeggenschap. Ons team bestaat uit een ambtelijk secretaris, een adjunct-secretaris en een managementassistent. Daarnaast werkt er binnen het team ook een projectleider, die de opdracht heeft om de positie van de decentrale medezeggenschap binnen de Radboud universiteit te versterken.

Het ambtelijk secretariaat is onderdeel van het Bestuursbureau. Het Bestuursbureau staat onder leiding van de secretaris van het College van Bestuur en adviseert het college vanuit een onafhankelijke positie.

Radboud Universiteit

Op de Radboud Universiteit willen we impact maken met ons werk. Dat doen we door baanbrekend onderzoek, hoogwaardig onderwijs, goede ondersteuning en samenwerkingen binnen en buiten de universiteit. Zo leveren we een onmisbare bijdrage aan een gezonde, vrije wereld met gelijke kansen voor iedereen. En daar hebben we nog meer collega’s voor nodig, die vanuit hun eigen expertise op zoek willen gaan naar antwoorden. We staan voor een inclusieve gemeenschap en verwelkomen medewerkers met een verscheidenheid in achtergrond, cultuur en perspectief. Help je ook mee om de wereld een stukje beter te maken? Je bent nodig.

Bestuursbureau

Het Bestuursbureau ondersteunt het college van bestuur en draagt zorg voor de beleids- en besluitvorming. De eenheid bestaat uit de afdeling Bestuurlijke en Juridische Zaken (BJZ), de Interne Audit Dienst, de Ombudsfunctionarissen en het team Vertrouwenspersonen. Deze onafhankelijke functies zijn ‘critical friends’ van de organisatie en hebben een rechtstreekse rapportagelijn naar het college van bestuur. De medewerkers in de onafhankelijke functies zijn sparringpartner, kijken kritisch mee en geven gevraagd en ongevraagd advies.

Wij bieden

• Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 1 jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je salaris binnen salarisschaal 8 is afhankelijk van je opleiding en het aantal jaren (relevante) werkervaring. De bedragen in de schaal zijn op basis van een 38-urige werkweek.
• Je ontvangt 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Je krijgt bij ons extra vrije dagen. Bij een fulltime dienstverband kun je kiezen tussen 30 of 41vakantiedagen in plaats van de wettelijk vastgelegde 20.

Aanvullende arbeidsvoorwaarden

Werk en wetenschap vragen om goed werkgeverschap. Dit zie je terug in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden van de Radboud Universiteit. Zo kun je afspraken maken voor een goede werk- privébalans met flexibele werktijden, diverse verlofregelingen en thuiswerken. Ook kun je bij ons een gedeelte van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen, ruil bijvoorbeeld inkomen tegen extra vakantiedagen en ontvang een vergoeding van je sportabonnement. En uiteraard hebben we een goede pensioenregeling. Je krijgt volop ruimte en verantwoordelijkheid om je talenten te ontwikkelen en je ambities te realiseren. We bieden dan ook verschillende scholings- en studieregelingen aan.