teamleider; officemanagement; directiesecretaris; secretaris

Geef direct, coachend en faciliterend leiding aan een gedreven team van managementassistenten terwijl je het gezicht van de afdeling bent en bijdraagt aan het optimaliseren van onze bedrijfsvoering. En nog zo veel meer wat deze functie uniek en leuk maakt. Benieuwd wat? Lees snel verder!

Dit is je werk

Als teamleider officemanagement speel je een cruciale rol bij het leiden van het team officemanagement. Je leidt niet alleen, maar je bent ook de drijvende kracht achter voortdurende verbeteringen binnen het team. Je werkt nauw samen met de afdelingsmanager en zorgt voor een integrale aanpak en afstemming met andere teams binnen VTH.

Bovendien geef je op een directe, coachende en ondersteunende manier leiding aan de managementassistenten. Je bent verantwoordelijk voor het samenstellen van een divers team. Het creëren van een positieve werkcultuur en een stimulerende werkomgeving staat centraal in jouw rol. Je moedigt niet alleen de individuele groei van medewerkers aan, maar ook de ontwikkeling van het team als geheel. Dit bereik je onder andere door het voeren van constructieve FIT-gesprekken en bilaterale overleggen.

Als directiesecretaris ben je het centrale aanspreekpunt voor het management en hét gezicht van het organisatieonderdeel Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH) binnen de gemeente. Je coördineert tactische en strategische vraagstukken binnen de organisatie en houdt toezicht op hun voortgang. Als sparringpartner van het managementteam (MT) ben je in staat om vragen en opdrachten te coördineren en uit te zetten, wat de werking van de directie VTH bevordert en bijdraagt aan een soepele bedrijfsvoering.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij de afdeling Bedrijfsvoering en Strategie binnen het organisatieonderdeel VTH.

De afdeling Bedrijfsvoering en Strategie telt 60 medewerkers, waarvan je leiding gaat geven aan een team van 11 managementassistenten die in groepjes gedetacheerd zitten bij de andere drie afdelingen van VTH. Zij zijn toegewijd aan het ontzorgen van managers. Ondanks dat het een een hectische plek kan zijn, met veel in- en uitloop van collega’s, is de sfeer ontspannen en gezellig. Je werkt in deze functie op de 14e verdieping van het Stadskantoor, pal op Utrecht centraal.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Lees hier meer over onze organisatie.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden wij het belangrijk dat jij jezelf kan zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. We vragen voor deze functie hbo werk- en denkniveau. Ook heb je meerjarige werkervaring in een leidinggevende functie binnen een complexe organisatie. Daarnaast letten we in de beoordeling van je sollicitatie vooral op onderstaande competenties:

Analytisch vermogen: Je kunt op een tactisch niveau hoofdzaken van bijzaken onderscheiden. Dit houdt in dat je in staat bent om complexe situaties te ontleden in begrijpelijke delen, relevante informatie te identificeren en verbanden te leggen tussen verschillende factoren. Je neemt verschillende perspectieven in overweging om tot goed doordachte beslissingen te komen.

Plannen en organiseren: Je geeft prioriteit aan taken op basis van urgentie en maakt optimaal gebruik van beschikbare tijd om taken uit te voeren. Je bent systematisch en gestructureerd in het aanpakken van taken en projecten en communiceert duidelijk over verwachtingen.

Bestuurlijk sensitief: Je bent je bewust van de belangen en posities van verschillende belanghebbenden binnen de organisatie en toont begrip voor besluitvormingsprocessen binnen de organisatie. Ook kan je informatie en voorstellen presenteren op een manier die aansluiten bij de (politiek) bestuurlijke context.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.895,- en € 5.621,- op basis van 36 uur (schaal 10A). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt. Inclusief laptop, bureau en bureaustoel.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden. Of kijk voor de volledige omschrijving naar deze pagina.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als Teamleider Officemanagement/Directiesecretaris aan de slag te gaan voor de gemeente Utrecht, solliciteer dan direct, maar uiterlijk op 4 juli. De eerste gesprekken staan gepland op 9 juli en de tweede gesprekken staan gepland op 12 juli.

Wil je eerst meer informatie over de inhoud van de vacature of ben je nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Je kunt je inhoudelijke vragen stellen én je sollicitatie richten aan Marieke Driessen, Afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Strategie, te bereiken via tel 06 810 186 77. Voor alle vragen over de sollicitatieprocedure kun je bellen met Dion van Leeuwen, corporate recruiter, 06 – 81 93 07 81. Krijg je geen gehoor, stuur dan een appje!

Kom je op gesprek, dan maken we hierbij gebruik van een lijst met vaste (gestandaardiseerde) vragen. Aan alle kandidaten stellen we dezelfde vragen. Zo kunnen we de resultaten eerlijker vergelijken en krijgt iedereen een gelijke kans.

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Met deze vacature werven wij zelf onze nieuwe collega. Commerciële telefoontjes van bemiddelingsbureaus hebben daarom geen zin. Klik hier om in te schrijven in ons Marktplein inhuur voor onze inhuuropdrachten.