HRM Medewerker

Vind jij het leuk om servicegericht bezig te zijn? Hou je er van als de HR-administratie helemaal op orde is? En heb je slimme ideëen over hoe je werkprocessen nog soepeler kunt laten verlopen? Dan hopen we dat jij ons HRM-team komt versterken!

Het PBL werkt aan complex wetenschappelijk onderzoek op terreinen als stikstof, energie en klimaat. Er werken zo’n 275 medewerkers, verdeeld over 7 sectoren en 2 stafafdelingen. Het HRM team implementeert beleid, voorziet de managers gevraagd en ongevraagd van informatie en advies en regelt alle administratieve zaken, bijvoorbeeld rondom in- en uitdienstredingen.

Ons team bestaat uit 2 HRM medewerkers, 4 HRM adviseurs en een teamcoördinator. We hebben allemaal onze eigen verantwoordelijkheden, werken veel met elkaar samen en functioneren echt als team. Met z’n zevenen zijn we verantwoordelijk voor alle HR-processen binnen het PBL. Onderling maken we afspraken over de verdeling van de taken, waarbij we rekening houden met elkaars talenten en voorkeuren. Samen met de andere disciplines binnen onze bedrijfsvoeringsafdeling (ICT en Financien), leveren we een belangrijke bijdrage aan het succesvol functioneren van onze organisatie.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de organisatie en de HR adviseurs bij alle HR-processen, waaronder recruitment, verzuimregistratie en de (administratieve) afhandeling van de in-, door- en uitstroom van medewerkers, stagiaires en gastonderzoekers. Je hebt hierover regelmatig contact met P-direkt (de shared service personeels- en salarisadministratie van de Rijksoverheid), maar ook met de medewerkers die het betreft en hun leidinggevenden.

De indiensttreding is een van jouw belangrijkste werkprocessen. Je ontvangt nieuwe medewerkers voor een welkomstgesprek, organiseert introductiebijeenkomsten en treedt daarbij op als gastheer of gastvrouw. Na enkele maanden nodig je de nieuwe medewerkers uit voor een zogenaamd 100-dagen gesprek om de onboardingsperiode af te sluiten. Daardoor weten medewerkers je ook na die periode te vinden voor allerlei zaken. Meerdere keren per dag staan er medewerkers of managers aan je bureau met vragen over administratieve zaken, procedures of regelgeving. De meeste vragen kun je direct beantwoorden en soms overleg je met je collega’s of ga je zelf op zoek naar informatie.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen van managementinformatie en rapportages uit P-Direkt, zoals maandelijkse personeelsoverzichten, ziekteverzuimoverzichten en besluitenlijsten. Je kan de bestaande rapportages niet alleen maken, maar ook verbeteren omdat je het leuk vindt om je te verdiepen in HR informatie en omdat je handig bent met Excel. Je maakt grote bestanden inzichtelijk, bijvoorbeeld door gebruik te maken van draaitabellen.

Ten slotte draag je bij aan het up-to-date houden van informatie op het intranet van het PBL, regel je Arbo- en ICT-middelen en nog veel meer zaken. Een brede en diverse functie dus, waarbij voldoende ruimte is om jezelf verder te ontwikkelen.

Functie-eisen

Hieronder staat een rijtje functie-eisen, maar eigenlijk zijn er maar 3 dingen echt belangrijk: je bent administratief een kei, iedereen vindt het fijn om door jou geholpen te worden en jij wordt daar zelf ook blij van.

Het helpt echter wel als je daarnaast ook voldoet aan de volgende punten:

• je functioneert op HBO niveau en hebt minimaal 2 jaar ervaring met het ondersteunen bij (administratieve) HR-processen
• je hebt kennis van en ervaring met personeelssystemen (bij voorkeur P-direkt)
• je bent handig met de gebruikelijke Office applicaties, vooral met Excel;
• je bent communicatief vaardig, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Voldoe je (nog) niet aan de functie-eisen of heb je aangepaste werkomstandigheden nodig? Licht dan in je motivatiebrief toe hoe jij een bijdrage kunt leveren aan onze organisatie en wat je daarvoor (van ons) nodig hebt of wat je nog wil leren. We kijken graag hoe we een match kunnen maken waarbij jij goed tot je recht komt.