Ambtelijk Secretaris

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Bedrijfsvoering bij de afdeling Human Resources een vacature voor de functie van Ambtelijk Secretaris (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S9). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor een jaar met daarna zicht op een contract voor onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Wel wordt van je verwacht dat je op de (IND) locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de OR. Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OR.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken met zich mee zo ook in de functie van Ambtelijk Secretaris van de ondernemingsraad. Wil jij hier een bijdrage aan leveren? Dan komen wij graag met jou in contact!

Wat ga je doen?

“Het leuke aan deze functie is dat je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan het functioneren van de medezeggenschap en dat je veel afwisseling hebt in je werk. Voor een groot deel kun je zelfstandig werken, maar je spart en stemt ook veel af met het dagelijks bestuur van de OR en maakt tegelijkertijd deel uit van een team waar je op terug kunt vallen.” Annelieke, team AOM.

Als ambtelijk secretaris ondersteun je de ondernemingsraad. Je adviseert de ondernemingsraad over de status van voorgelegde stukken, over de te volgen strategie, over het (nieuw, aangepast of ingetrokken) beleid van de organisatie en het uitvoeren daarvan. Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de ondernemingsraad. Je verzamelt, interpreteert en distribueert informatie met betrekking tot de ontwikkeling en regelgeving op het gebied van medezeggenschap. Je attendeert het dagelijks bestuur op zaken die zijn aandacht vragen en geef je gevraagd en ongevraagd advies. Je onderhoudt de noodzakelijke functionele contacten, in- en extern. Hierbij ben je in staat om je eigen werk op een efficiënte en effectieve manier te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.

In overleg met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en met het directiesecretariaat ben je (mede)verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda van overlegvergaderingen en voor behandelvoorstellen voor de geagendeerde onderwerpen. Je zorgt bij toerbeurt – met de directiesecretaris - voor de notulen, de verslaglegging, stelt de actiepuntenlijst op en bewaakt de tijdige afdoening van de acties en besluiten van de overlegvergadering. Op termijn kan dit wijzigen.

Samen met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning voor het overleg met de bestuurder. Tot slot kan je gevraagd worden of je redacteur of het jaarverslag wilt schrijven van de ondernemingsraad, adviseer en coördineer je de scholings- en cursusprogramma’s.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Samenwerken met en ondersteunen van het dagelijks bestuur;
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies over procedures, wettelijke aangelegenheden en onderwerpen die aan de orde zijn in de ondernemingsraad, op basis van de interpretatie/toelichting uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR);
• Je rappelleert en signaleert knelpunten en bewaakt termijnen en procedures.

Functie-eisen

• Hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring met relevante wet- en regelgeving, met name de Wet op de Ondernemingsraden;
• Affiniteit met personeelsaangelegenheden;
• Je hebt inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap en relevante bestuurlijke relaties;
• Kennis van logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen en geautomatiseerde systemen;
• Ervaring met het werken met wet- en regelgeving zoals de CAO Rijk en Arbo is een pre;
• Het is een pre als je geschoold bent als ambtelijk secretaris.

Competenties

• Adviesvaardigheden;
• Analyseren;
• Klantgericht;
• Flexibel;
• Oplossingsgericht;
• Zorgvuldig (o.a. in het notuleren van vergaderingen).