Document Controller

Werk waar je trots op kan zijn

Een baan met impact? Nu, straks én ver in de toekomst ben jij als Document Controller de onmisbare schakel. Ziekenhuizen, kantoren, woningen, grote fabrieken, de haven, steeds meer elektrische auto’s. Ze kunnen niet zonder de energie die jij brengt. Zonder jou is er geen stroom en dat is iets om trots op te zijn. Want jij kiest voor de toekomst. Voor jezelf. En voor de wereld om je heen. Genoeg te doen als Document Controller op de afdeling Zakelijk Complex, hoogspanning in het vakjargon van Stedin.

Dit ga je doen:

Ben jij de persoon die ervoor zorgt dat alle projecten binnen de afdeling Zakelijk Complex soepel verlopen? Als verantwoordelijke voor de documentenstroom, beheer, controleer en distribueer jij belangrijke documenten gedurende de projecten. Dit doe je met behulp van het document managementsysteem Assai, waarmee je de veiligheid en kwaliteit van de projectdocumenten waarborgt. Naast het beheren van de documentenstroom, houd je ook de voortgang van de projecten nauwlettend in de gaten. Je speelt een controlerende rol op het gebied van kwaliteit en veiligheid, waardoor je een waardevolle bijdrage levert aan het succes van de projecten. Om de documentenstroom effectief op te zetten, te beheren en te controleren, stel je procedures op en zorg je ervoor dat deze voldoen aan de bedrijfsnormen.

Je bent voortdurend bezig met het verbeteren van het proces. Door onderzoek te doen en afwijkingen te signaleren, draag je bij aan het identificeren van verbeterpunten. Je implementeert vervolgens verbetervoorstellen om de efficiëntie en effectiviteit van de documentenstroom te vergroten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het delen van projectinformatie met alle betrokkenen. Je zorgt ervoor dat alle projectleden goed geïnformeerd blijven en dat de communicatie vlot verloopt. Om de kwaliteit en veiligheid te waarborgen, onderhoud je contacten met verschillende afdelingen en maak je werkafspraken over het proces.

Je werkt veel samen met (lead) engineers, projectleiders, werkvoorbereiders, hoofduitvoerders en projectbeheersers zoals planners en projectcontrollers. Je biedt begeleiding en ondersteuning aan het projectteam bij het uitvoeren van processen, zoals het aantonen van naleving van eisen. Daarnaast ben je in staat om het team aan te spreken op het nakomen van gemaakte afspraken.

Hoe de dag er van collega Document Controller Jos eruit ziet:

"Mijn dag begint met sorteren van mijn mails, de makkelijke verzoeken pak ik meteen op. De mails die meer aandacht nodig hebben behandel ik later op de dag. Zodra ik mijn mails gesorteerd heb bekijk ik de verzoeken voor de beoordeling van documenten en verstuur ik de verzoeken naar de juiste personen. Wij houden bij wat er is verstuurd en wat voor reacties er zijn binnengekomen zodat we die terug kunnen sturen naar de auteurs van de documenten om deze te laten verwerken, of om het goede nieuws te brengen dat een document is goedgekeurd.

Wanneer ik alle verzoeken heb afgehandeld begint mijn eerste vergadering met het projectteam om de voortgang van een project door te nemen. Aan de hand van gegenereerde rapportages kan ik aangeven waar de knelpunten liggen en waar het goed gaat binnen het project. Met de lead engineer en projectleider stem ik vaak apart af welke acties er nog uitgevoerd moeten worden.

In de middag heb ik een vergadering voor een oplevering, hierin neemt Document Control de leiding. Ik nodig alle verantwoordelijken uit om te kijken of alle documenten die uiteindelijk opgeleverd moeten worden aan beheer en onderhoud compleet zijn. Ontbreken er nog documenten? Zijn alle documenten definitief? Heeft de leverancier alle documenten netjes aangeleverd? En zijn er nog issues waar we tegen aan kunnen lopen?

Wat deze functie zo divers maakt is dat we contact hebben met bijna alle afdelingen binnen Zakelijk Complex, bijvoorbeeld met planning om de voortgang te bespreken, werkvoorbereiders, uitvoering, engineers, lead engineers, projectleiders en externe partijen."

Jouw sterke punten
Worden we blij van

Je hebt kennis van technische administratie en voelt eigenaarschap over je werk. Je weet dus van aanpakken, maar pakt ook graag de kans om jezelf te ontwikkelen. Je bent een geboren aanjager, je werkt gestructureerd en kijkt vooruit. Van afwisseling en dynamiek word je blij. Je bent een echte teamspeler, proactief en communicatief sterk. Je helpt graag mee de beoogde doelen te realiseren en planning te bewaken. Dat alles, zodat je goed in staat bent tijdig en volledig het resultaat van jouw werk op te leveren!

Wat jou verder onze Medior Document Controller maakt?

Hbo werk- en denkniveau;

Je hebt enkele jaren ervaring als Document Controller;

Praktische ervaring met Assai en SAP is een pré.

Een goed team
Daar hoor je bij

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van de vakgroep Support binnen de afdeling Zakelijk Complex. Samen met een club fijne collega's maak je werk van het energienetwerk van morgen. Door samen te werken, ontwikkelen en van elkaar te leren zodat je als team tot de beste oplossing komt. Hard werken en hart voor het werk hebben. En de successen samen vieren. Dat is werken als Document Controller bij Stedin.

In deze functie werk je deels vanuit huis, deels op onze kantoorlocaties in Utrecht/Goes/Delft, maar ook regelmatig op een van onze projectlocaties. Wel zo flexibel. Natuurlijk zorgen wij voor de juiste voorzieningen voor je thuiswerkplek.

Mooie arbeidsvoorwaarden
Die wil je hebben

Dat je van ons je eigen telefoon (of een Bring Your Own Device vergoeding) en laptop krijgt, vinden we nogal vanzelfsprekend. Wat mag je nog meer van Stedin als werkgever verwachten?

Alle financiële arbeidsvoorwaarden op een rij, weet je meteen waar je aan toe bent:

• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Zo krijg je, afhankelijk van kennis en ervaring, een minimaal bruto maandsalaris van €3.354,23 en maximaal €5.143,99 op basis van een 40-urige werkweek, 24,5 vakantiedagen en bouw je prima pensioen op bij het ABP
• Bovenop je salaris ontvang je een Persoonlijk Budget van 24% (inclusief 8% vakantiegeld). Jij kiest wat je met het budget doet. Elke maand extra salaris? Liever meer verlofdagen? Je kunt tot 34,5 dagen extra verlof per jaar krijgen! Of liever extra pensioen opbouwen? Jij kiest! In onze nieuwe Rekentool krijg je alvast een voorproefje van hoe jouw Persoonlijk Budget eruit zou kunnen zien en hoe je het zou kunnen besteden.
• Gezonde energie, die heb je nodig. Daarom krijg je van ons ook een Duurzaam Inzetbaarheid budget van €500,- bruto per jaar (bijvoorbeeld voor je sportabonnement of je nieuwe voetbalshirt). En claim jij alvast een plek in het volgende Stedin Voetbaltoernooi?
• Volgens ons Stedin@Work concept werk je 50% thuis en 50% op kantoor, wel zo flexibel. Wij zorgen voor jouw thuiswerkfaciliteiten, een thuiswerkvergoeding en reizen naar kantoor doe je met je OV vrij-abonnement waarmee je ook privé onbeperkt mag reizen! Kom je met de auto, dan krijg je van ons een reiskostenvergoeding.

Daar komt dit nog bovenop:

• Werken bij Stedin betekent werken bij een world-class workplace. Een van de trotspunten van onze (en jouw toekomstige) collega’s.
• Jouw ontwikkeling staat centraal: events bezoeken met collega’s, meedoen aan kennissessies, trainingen en opleidingen volgen. Zo geven we jouw talent écht alle kans en haal jij het beste uit jezelf.

Alle voordelen en arbeidsvoorwaarden van werken bij Stedin op een rij? Die vind je via onderstaande knop.

Nu reageren
Laten zien wat je in huis hebt

Zin in deze baan? En nu en later genoeg te doen hebben? Reageer dan snel. Gewoon met de knop ‘solliciteren’. Vergeet niet je CV mee te sturen.

Een (pre) employment screening en een assessment maken onderdeel uit van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.