Directiesecretaresse

Jij bent een specialist in het ondersteunen van directieleden en weet de planning tot in de puntjes op orde te hebben. Dan past de functie goed bij jou!

Wat ga je doen?

Als Directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de business line directeur en de business unit managers. Daarnaast heb je veel contact met de andere directiesecretaresse. Binnen de business line O&P heb je de verantwoording over 4 agenda’s. De werkzaamheden bestaan uit:

• Managen de agenda van de Directeur, plannen van afspraken, regelen van de benodigde faciliteiten.
• Plant en boekt internationale en nationale reizen ten behoeve van de Directie.
• Verzorgt rapportages en presentaties.
• Fungeert als voorportaal voor de Directeur voor zowel interne als externe zaken.
• Verzorgt externe correspondentie, verspreidt inkomende post.
• Notuleert bij diverse interne besprekingen.
• Zet in overleg administratieve procedures en registratiesystemen op.
• Heeft overzicht en signaleert op basis daarvan tijdig mogelijke knelpunten.
• Is telefonisch aanspreekpunt voor contactpersonen binnen en buiten de organisatie.
• Is representatief.
• Is discreet en tactisch, weet uitstekend om te gaan met vertrouwelijke informatie en geheimhouding.

Past het Vialis DNA bij jou?

Vialis zorgt voor veilige, duurzame en beschikbare infrastructuur. Samen met ruim 750 collega’s werken we al bijna honderd jaar aan doorstroming over weg, water, lucht en het spoor voor een leefbaar Nederland. Dit doen we voor publieke klanten zoals provincies en gemeenten, Rijkswaterstaat en ProRail en voor private klanten zoals Schiphol, havenbedrijven en logistieke dienstverleners.

Ons DNA is gedrevenheid! Vialis behoort tot een van de grootste technische installatiebedrijven in Nederland. Toch zal je merken dat er binnen onze vestiging en onze projectlocaties een platte organisatie structuur is. Je krijgt veel ruimte voor inbreng en veel sturing op het nemen van eigenaarschap. Vialis is daarnaast onderdeel van VolkerWessels (www.volkerwessels.nl). Dit betekent dat Vialis onderdeel is van een ondernemend, financieel kerngezond en toekomstgericht concern waarin duurzaamheid, veiligheid en innovatie centraal staan. Jij hebt daardoor genoeg kansen om jezelf te ontwikkelen. Maak morgen mogelijk!

Wat kan je verwachten van Vialis?

• Salaris afhankelijk van jouw ervaring tussen de €3500,- en €4500,- bruto per maand
• Winstuitkering
• Wij vallen onder de CAO Metaal en Techniek, Dit betekent een goed pensioen(pensioenfonds PMT), 25 vakantiedagen en 13 ADV dagen op fulltime basis;
• Je ontvangt een mobiele telefoon en laptop om jouw werkzaamheden zo goed mogelijk uit te kunnen voeren;
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot thuiswerken in overleg
• Vialis zorgt voor een goede inwerkperiode en diverse opleidingsmogelijkheden, met onder andere een eigen VolkerWessels Academy
• Wij geven jou alle vrijheid en verantwoordelijkheid in jouw functie. Pak jij de kansen?

Past jouw DNA bij Vialis?

Wij zijn op zoek naar iemand die ervaring heeft met bedrijfsinhoudelijke processen, makkelijk schakelt tussen operationeel en strategisch niveau, een goed gevoel heeft voor het belang van onderwerpen die spelen en kan anticiperen op de behoeften van de bestuurders. Je organiseert en regelt en beheert de vaak complexe agenda en houdt zicht op de correspondentie en bewaakt de voortgang en afhandeling hiervan. Verder houd jij je bezig met het voorbereiden en notuleren van de wekelijkse management overleggen en/of andere overleggen waarbij de managementteamleden zijn betrokken.

Ervaring en vaardigheden

• Opleiding en ervaring op HBO-niveau, richting secretarieel.
• Goede contactuele en communicatieve eigenschappen.
• Goede vaardigheden met Word, Outlook, Excel en PowerPoint.
• Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.
• Competenties; accuraat, pro-actief, zelfstandig, initiatiefrijk, representatief, discreet, tact, flexibiliteit en goed stellen van prioriteiten zijn noodzakelijke persoonskenmerken.