Secretaris MT CTOO

Als secretaris ben je de coördinerende spin in het web die het management team (MT) van het Chief Technology Officer Office (CTOO) Belastingdienst Douane Toeslagen ondersteunt. Je faciliteert vergaderingen, zowel die van het MT zelf als van andere overleggen waaraan MT leden deelnemen. Je adviseert het management binnen het proces en legt verbindingen waar nodig. Daarnaast stuur je de management assistenten van het CTO Office functioneel aan in hun ondersteunende werkzaamheden. Kortom, je bent een onmisbare schakel op een hoog bestuurlijk niveau binnen een strategisch belangrijke organisatie.

Dit doe je bij de Belastingdienst

• Organiseren en ondersteunen van de wekelijkse bijeenkomsten van het MT CTOO. Je stelt de agenda op, bewaakt de beschikbaarheid en kwaliteit van de vergaderstukken en verzorgt de verslaglegging.
• Meedenken over de agendering en de processen rondom de besluitvorming. Je zorgt dat alles wat in dit proces moet gebeuren soepel verloopt. Daarbij houd je rekening met de verantwoordelijkheden en belangen van alle betrokkenen.
• Adviseren van het MT CTOO binnen bestuurlijke processen en actief bijdragen aan een soepel verloop daarvan. Je haalt daartoe relevante signalen uit de werkomgeving op en maakt gebruik van een ruim netwerk op uiteenlopende niveaus.
• Afstemmen met secretarissen van andere management teams binnen het werkgebied. Je investeert actief in een optimale samenwerking en onderling begrip en vertrouwen. Ook deel je kennis en ervaring om de ondersteuning van het bestuurlijk proces te helpen verbeteren.
• Vormen van het eerste aanspreekpunt binnen het CTOO voor relevante stukkenstromen binnen het werkgebied. Je stuurt dit procesmatig aan en geeft de management team leden CTOO waar mogelijk duiding vanuit de proceskant.
• Functioneel aansturen van het team van vier management assistenten dat actieve ondersteuning levert binnen CTOO. Je geeft leiding aan hun werkzaamheden en begeleidt ze bij hun ontwikkeling.

Een bijzondere baan, omdat...

• er alle ruimte is voor jouw persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• je dagelijks mag leren van experts.
• je bijdraagt aan een soepel verloop van het werk van het managementteam.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

‘’Door een breed en dynamisch werkveld is mijn baan altijd uitdagend en afwisselend.’’ Arja, Secretaris MT

Functie-eisen

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een bestuurlijke omgeving.
• Je kan goed omgaan met een complexe en veranderende omgeving.
• Je bent goed in organiseren, bent nauwkeurig en gestructureerd.
• Je kan snel schakelen, weet mensen te overtuigen en laat zich snel uit het veld slaan.
• Je creëert makkelijk een eigen netwerk van relaties.
• Je houdt ervan om met verschillende onderwerpen tegelijkertijd bezig te zijn.

Jouw competenties

• Plannen en organiseren
• Omgevingsbewustzijn
• Voortgangscontrole
• Klantgerichtheid
• Samenwerken