Secretaris/ adviseur Informatie- en Portfoliomanagement

Wie zoeken we?

Je bent een proactieve en stevige professional die ervaring heeft in een faciliterende en adviserende rol binnen het brede werkveld van het i-domein (informatievoorziening, ICT en projectmanagement). Als Secretaris/ adviseur Informatie- en Portfoliomanagement bied je ondersteuning en adviseer je het managementteam Informatiemanagement, het CIO Beraad en de Portfolioboard. Je leidinggevende is het afdelingshoofd CIO Office (CIOO) en in de praktijk werk je nauw samen met je directe collega-secretaris Informatievoorziening en Portfoliomanagement, en met de CIO, de portfoliomanager en de strategisch informatiemanagers van het CIBG. Je bent een stabiele en constructieve gesprekspartner die op een heldere manier communiceert en ook in staat is zo nodig tegenspraak te bieden.

Wat ga je doen?

Binnen CIBG onderscheiden we 3 taakgebieden voor de secretaris / adviseur Informatie- en Portfoliomanagement:

De secretariële, administratieve en coördinerende taken:

• Je plant, organiseert, notuleert, en neemt deel aan het CIO Beraad en de Portfolioboard. Daarnaast stel je de (voorraad-)agenda samen van het CIO Beraad.
• Je schrijft de CIO Beraadadviezen voor de CIO.

De beleidsvoorbereidende taken:

• Je coördineert de stukkenstroom naar en vanuit het CIO Beraad de Portfolioboard en het MT I, en zorgt ervoor dat die soepel verloopt. Je bent een vraagbaak en sparringpartner voor alle collega’s die stukken willen indienen ter advisering of besluitvorming.
• Je toetst stukken die bij CIO Beraad en Portfolioboard worden ingebracht op kwaliteit en congruentie met onder meer het projectmanagementproces, de i-visie en de i-strategie.
• Je zoekt de samenwerking met de bestuursadviseurs van het directieteam en managementteam Business, die opereren vanuit de afdeling Bestuurlijke Juridische Zaken (BJZ).

De adviserende taken:

• Je adviseert gevraagd en ongevraagd de CIO, de I-afdelingshoofden en de leden van het CIO Beraad en de Portfolioboard over inhoud en proces van beleids- en besluitvorming (in de breedste zin van het woord).
• Je adviseert de CIO en de strategische informatiemanagers over het projectmanagementproces en alle bijhorende deelprocessen.

Functie-eisen

• Je hebt een hbo- of wo-werk- en denkniveau met aantoonbare kennis van het i-domein, bijvoorbeeld door een afgeronde opleiding in informatiemanagement of gerelateerde studie, en of relevante werkervaring binnen het werkveld;
• Aantoonbare ervaring in het zelfstandig opstellen van stukken met strategische inhoud;
• Je hebt een goed gevoel voor stakeholdermanagement, waarbij je in staat bent continu de verbinding te blijven zoeken;
• Goed kunnen plannen en organiseren. Je brengt daarmee rust en regelmaat in de hectische omgeving van het managementteam;
• Stressbestendig en onder druk blijven presteren. Je laat je niet uit het veld slaan door tegenslagen;
• Analytisch en communicatief sterk. Je brengt op een heldere en duidelijke manier een boodschap over (mondeling en schriftelijk);
• Zelfstandig, als je opdracht in eerste instantie onduidelijk is, weet je de juiste dingen te doen om toch tot een goed resultaat te komen.

Wil jij meebouwen aan de verwezenlijking van de nieuwe Koers van het CIBG; het bieden van comfort aan burgers, professionals en organisatie? Ben je een daadkrachtige denker en beschik je over een gezonde dosis humor? Dan zoeken wij jou!