project adviseur

Werken bij het ministerie van Defensie maar niet als militair?

Word Project Adviseur - binnen de informatievoorziening voor Cyber & Electric Magnetic Activities (CEMA)!

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.

Naast 40.000 beroepsmilitairen werken er ook nog zo’n 16.000 burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Als Project Adviseur CEMA ondersteun je het programma en de deelprojecten.

Wat ga je doen?

Als Project Adviseur voor Cyber & Electric Magnetic Activities (CEMA, voorheen Elektronische Oorlog Voering – EOV) vervul je een centrale rol binnen het programma en lever je ondersteuning en leg verantwoording af aan de programmamanager / projectmanager. Je werkt samen met de teamleiders van de betrokken deelprojecten. Voor de uitoefening van de functie is het van belang dat je goed kunt communiceren in het Nederlands en Engels, vanwege de internationale samenwerking met leveranciers, zowel in woord als in geschrift. Je kunt zelfstandig en in teamverband werken, je neemt initiatief en kunt goed ordenen en structureren.

Je vervult niet alleen een administratief ondersteunende rol, maar ook een rol met een sterk coördinerend (verbindend) en procesmatig karakter binnen het team. Je bent niet alleen de steun en toeverlaat van de projectmanager maar ook van de overige teamleiders.

De project adviseur is verder belast met de volgende werkzaamheden:

• Organiseren, ondersteunen en inhoudelijk voorbereiden van (internationale) vergaderingen en bijeenkomsten (notuleren/actiepuntenlijsten/besluitenlijsten/power point presentaties)
• Bewaken en coördineren van projectactiviteiten (Sharepoint en FCC) zoals o.a. kwaliteitsreviews
• Opstellen en bewaken van complexe projectplanning (MS Project en FCC)
• Opstellen van project voortgangsdocumentatie (FCC) en verspreiding hiervan aan relevante stakeholders
• Opstellen en borgen van diverse rapporten o.a. communicatieplannen, actiepunten- en besluitenlijsten, teamoverzichten, appreciaties voor in de lijn).
• Opzetten en bijhouden verdere projectadministratie / projectarchief
• Ondersteuning en uitvoering van projectcommunicatie (opstellen nieuwsbrieven/ infomail) en de Subdomein CEMA brede communicatie zoals het kwartaal magazine. Hiervoor onderhoud je actief contacten in het CEMA netwerk om tot de juiste informatie te komen.
• Bijhouden project logboeken (Risico’s, issues, lessons identified, besluiten)
• Het identificeren van verbetermogelijkheden bij bedrijfsprocessen en het creëren van oplossingen om deze processen te optimaliseren.
• Inrichten, onderhouden en beheren van relevante sharepoint omgevingen
• Je vervult de rol van omgevingsmanager; je bent verantwoordelijk voor een goede stakeholderanalyse en actief stakeholdermanagement. Je draagt samen met de programmamanager / projectmanager bij aan het actueel houden van het stakeholderoverzicht en je voert gezamenlijk passende interventies uit om de omgeving o.a. te informeren, betrekken, draagvlak te creëren en te evalueren.
• Je geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de programmamanager, projectleiders en teamleiders t.a.v. van o.a. projectaanpak, afstemming met de stuurgroep, andere noodzakelijke gremia, impact op processen etc. Je bent de ideale sparringpartner en draagt zorg voor uniformiteit binnen projecten.
• Je delegeert en stuurt de inzet van andere project management ondersteuners (PMOers) aan het in gehele SDCEMA.

Regelmatig reizen kan onderdeel uitmaken van je functie. De standplaats is Utrecht, maar werkzaamheden (bijvoorbeeld overleggen) kunnen ook op andere locaties plaatsvinden.

Functie-eisen

Wat vragen we?

• Je beschikt aantoonbaar over HBO werk- en denkniveau, ofwel door een afgeronde HBO-opleiding, een vergelijkbare militaire opleiding binnen de Nederlandse Defensie Academie (NLDA), of een combinatgie van opleiding en werkervaring; een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
• Je hebt ruime werkervaring als projectmedewerker, adviseur of een vergelijkbare functie bij voorkeur bij een overheidsorganisatie of een grotere organisatie.
• Je hebt ervaring met het ondersteunen van grootschalige system engineering projecten > 1 miljoen euro.
• Je hebt ervaring met inrichting van processen, het opstellen van procesbeschrijvingen en procesmatig werken.
• Je hebt relevante werkervaring in het groene IV/IT domein van wapensystemen.
• Je hebt relevante werkervaring met de PTB/FCC.
• Je hebt relevante werkervaring met sharepoint beheer, MS projects en MS Visio.
• Je hebt een goede uitdrukkingsvaardigheid in Nederlands en Engels, in woord en geschrift. (getoetst in gesprek).

Competenties

• Initiatief, niveau 2;
• organiseren en plannen, niveau 2;
• communicatieve vaardigheden (Engels en Nederlands) , niveau 2;
• flexibiliteit, niveau 2;
• analyseren, niveau 2;
• samenwerken, niveau 2;

Competenties zijn conform het competentiewoordenboek Defensie.

Tijdens het gesprek kunnen casussen voorgelegd worden.