Inkoopadviseur

Als inkoopadviseur koop jij voor de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) diverse producten en diensten in. Ben je de praktisch ingestelde expert op het gebied van Inkoop en wil je bijdragen aan de verdere door-ontwikkeling van ons inkoopproces? Dan is dit een functie voor jou.

In deze functie ga je aan de slag binnen de afdeling Finance & Control (F&C) en kom je te werken in het enthousiaste team Inkoop. Het team bestaat uit 18 collega’s en samen zorgen jullie ervoor dat het proces van aanvraag tot bestellen en het proces van bestellen tot betalen volledig in beeld is. Dit team draagt ook bij aan het juist en volledig voeren van inkopen in de ruimste zin van het woord. Maatschappelijk en verantwoord inkopen is ook een belangrijke pijler voor de toekomst.

Wat ga je doen?

Als inkoopadviseur help je aanvragers binnen de NVWA bij het zo goed mogelijk invullen van hun inkoopbehoefte. Daarbij houd jij je vooral bezig met de meer complexe inkoopverzoeken en begeleid je de collega’s in je team bij het kwalitatief afhandelen van aanvragen waaraan zij werken. Je adviseert aanvragers — dat kunnen alle opdrachtgevers zijn binnen de organisatie die een inkoop willen doen — over het inkoopproces. Dit doe je onder andere door offertes op te vragen, opdrachten te gunnen, opdrachtbrieven te schrijven en inkopen administratief te registreren in ons inkoopportaal. Daarnaast beantwoord je vragen over de exacte procedures, de juiste richtlijnen, doorlooptijden en lopende inkoopaanvragen. Bij dit alles ga je zeer nauwkeurig te werk, want je hebt soms met politiek beladen inkopen te maken, die een landelijke impact hebben.

Als inkoopadviseur leid je zelfstandig projecten (of ondersteun je de senior adviseur) waarmee we inkoopprocessen inrichten of verbeteren, ben je een vraagbaak voor collega’s en zorg je voor processturing binnen je team. Ook geef je de teamleider inkoop advies en ben je organisatie breed ondersteunend en adviserend op diverse onderwerpen. Denk hierbij aan proceswijzigingen op operationeel niveau, bijvoorbeeld door de wijziging van inzichten, systeemwijzigingen, organisatieveranderingen en aanpassingen in het jaarplan. Daarbij werk je in de inkoopketen van onze ministeries nauw samen met alle betrokken afdelingen. En je creëert draagvlak binnen de organisatie voor verdere verbetering en innovatie van de inkoopprocessen.

Binnen team inkoop is het belangrijk dat adviseurs klantgericht zijn, deskundig en kostenefficiënt werken en streven naar optimale in- en externe samenwerking. Klantbeleving vind jij daarom van het grootste belang. Je focust op de ontwikkeling en verbetering van de processen binnen het inkoopdomein en inspireert de hele inkoopketen om samen de beste resultaten te behalen. Met andere woorden: een uitdagende en brede functie waarin jij concreet bijdraagt aan het realiseren van een optimaal werkend inkoopstelsel.

Functie-eisen

Je bent een praktisch ingestelde en bevlogen expert op het gebied van inkoop die graag het voortouw neemt in verbeteringen en anderen hierin meeneemt. Je hebt goede analytische vaardigheden, komt snel tot de kern van een probleem, bedenkt de beste oplossing en overziet de consequenties van wijzigingen in processen. Daarbij kun je medewerkers coachen en instrueren, ben je een deskundige vraagbaak en een prettig klankbord voor collega’s. Daarnaast kun je, als dit nodig is, de leiding nemen in je team, werkzaamheden prioriteren en verdelen, en hierin het overzicht houden. Bovendien vind je het leuk om in een dynamische organisatie te werken waar processen en regelgeving onder invloed van politieke besluitvorming soms snel veranderen. Ook ben je goed in het verbinden van mensen en het bouwen en onderhouden van een uitgebreid netwerk. Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband goed als senior functioneren.

Daarnaast zien wij graag het volgende:

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op HBO-niveau in richting inkoop/financiën.
• Je hebt ruime kennis van en ervaring met een inkoopproces, projectmanagement en procesverbetering (bij voorkeur binnen de Rijksoverheid)
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft Excel, Word en Outlook, met Oracle EBS (raadplegen contracten en verplichtingen).
• Je kunt je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken en hebt ervaring in het opstellen van (advies)voorstellen en notities.
• Goede kennis van de Nederlandse (-en Engelse taal) in woord en geschrift.

Kwaliteit en persoonlijke ontwikkeling hebben wij hoog in het vaandel staan. Daarom maakt een assessment onderdeel uit van (de laatste ronde van) de selectieprocedure.

Competenties

• Accuraat werken
• Analyseren
• Klantgericht
• Voortgangscontrole