Stagiar(e) - Facility Management - Archief

Job Description

Ben jij op zoek naar een stageopdracht waar je de vrijheid krijgt voor jouw eigen initiatief? Wil jij weten hoe het is om onderdeel te zijn van één van de grootste multinationals in de farmaceutische industrie? Wij zoeken:

• Een vierdejaars HBO student Facility Management die op zoek is naar een uitdagende stageplek in ons innovatieve bedrijf die vormgeeft aan dit onderzoek.
• 5 dagen per week gedurende een periode van 6 maanden beschikbaar is.
• Een professionele houding heeft, enthousiasme en leergierigheid met zich meebrengt en het een uitdaging vindt om in een dynamische complexe omgeving stage te lopen.

Over jouw stageproject:

Ons bedrijf is wereldwijd een van de meest toonaangevende bedrijven op het gebied van diergeneesmiddelen. Wij ontwikkelen en produceren vaccins en geneesmiddelen voor landbouwdieren, gezelschapsdieren en vissen. We hebben kantoren in meer dan 50 landen en verkopen onze producten in meer dan 140 markten, waarbij we opereren in een netwerk van productie- en R&D locaties over de hele wereld.

Ons bedrijf kenmerkt zich door een open cultuur met veel ruimte voor eigen initiatief. Jouw ontwikkeling staat in deze stage centraal, maar we willen ook graag van jou leren!

Stage:

Je gaat stagelopen binnen de afdeling Facility Management:

Facility Management draait niet alleen om het leveren van de juiste diensten op de juiste tijd tegen de juiste condities, een tevreden klant is waar wij dagelijks onze focus op leggen. We moeten hier ook in overeenstemming met onze leveranciers naar handelen, om deze totaalbeleving te kunnen bieden.

Een van de onderdelen van onze dienstverlening is het statische archief. Dit archief hebben we als organisatie sinds enkele jaren uitbesteed aan een externe partij. In de periode dat we dit archief zelf beheerd hebben verschilde de werkwijze aanzienlijk ten opzichte van de huidige systematiek. Bij het bewaren kon een archiefdoos documenten van verschillende eigenaren met verschillende bewaartermijnen bevatten. Bij overgang naar de dienstverlener is de archiefdoos gekoppeld aan één eigenaar, waarbij de bewaartermijn van de eigenaar leidend werd. Dit zou ertoe kunnen leiden dat bij het bereiken van de vernietigingstermijn van documenten van de eigenaar stukken vernietigd zouden kunnen worden die de bewaartermijn nog niet bereikt hebben. Derhalve is er tot op heden voor gekozen nog niet tot vernietiging over te gaan.

In deze stage opdracht willen we het vernietigingsproces van het statische archief inzichtelijk gemaakt krijgen.

Daarom hebben we voor deze stage de volgende doelstellingen geformuleerd:

• We willen onderzocht hebben/ inzichtelijk krijgen hoe we op basis van de metadata over kunnen gaan tot een waterdichte vernietiging van de statische archieven.

De werkzaamheden tijdens de stageperiode bestaan o.a. uit:

• Inzichtelijk maken wat de financiële impact is als we het vernietigen van de archieven blijven uitstellen
• Inzichtelijk maken van de impact voor de organisatie indien bewaartermijnen overschreden worden
• Inzichtelijk maken van de verwachtingen van de organisatie en de (interne) klanten betreffende vernietigingsbeleid
• Beschrijven van een standaard die door de organisatie geaccepteerd wordt als de beste optie om tot vernietiging van archieven te komen.

De Stagiaire zal veel contact hebben met de verantwoordelijkheid accountmanager, medewerkers servicepoint belast met de operationele archiefwerkzaamheden.

Doel is om 1 stagiaire te gaan laten werken aan inzichten, verbetervoorstellen en beleid zodat facility management weloverwogen en beargumenteerd keuzes kan maken of voorleggen aan de directie.

Wij zoeken:

• Vierdejaars HBO student Facility Management, die vormgeeft aan dit onderzoek.
• 5 dagen per week gedurende een periode van 6 maanden beschikbaar is.
• Een professionele houding heeft, enthousiasme en leergierigheid met zich meebrengt en het een uitdaging vindt om in een dynamische complexe omgeving stage te lopen.

De beschreven werkzaamheden vormen het basispakket en zullen na een goede inwerk- en leerperiode vaak zelfstandig uitgevoerd worden. Op eigen initiatief of door vraag vanuit de organisatie kunnen deze worden aangevuld met andere projecten en/of taken.

Dit bieden wij jou

Stage lopen bij ons bedrijf betekent samen met jouw team werken aan gezondheid in een internationale werkomgeving. Als student krijg je alle ruimte om jezelf te ontwikkelen. Daarnaast bieden wij:

• De mogelijkheid om ervaring op te doen binnen de farmaceutische industrie
• Een kans om jezelf te laten zien voor mogelijkheden na je stageperiode
• Een uitdagende en dynamische werkomgeving met veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
• Goede begeleiding door een ervaren specialist
• Een stagevergoeding van € 500,- bruto per maand (op basis van een 40-urige werkweek)