Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer

Werken bij het ministerie van Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast ongeveer 53 duizend beroepsmilitairen en reservisten werken er ook nog ruim 27 duizend burgers bij Defensie. Wil jij in je eigen vakgebied als burger bijdragen aan een professionele defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Functie

Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer

Organisatie

Ministerie van Defensie

Onderdeel

Rijks Bedrijven Centrum

Dit ga je doen

Als Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer (SIB) ben je verantwoordelijk voor het aansturen en verder ontwikkelen van de sectie. Je vervult een belangrijke leidinggevende rol, waarbij je op een mensgerichte, omgevingsbewuste en daadkrachtige manier richting geeft aan verandering en vernieuwing.

Hoe zorgen we ervoor dat we de stap kunnen maken van analoge naar digitale archiefvorming? Hoe vergroten we onze meerwaarde voor Defensie? Wat is er nodig om onze mensen deze omslag te laten maken?

Als Hoofd Semi-statisch Informatiebeheer zorg jij ervoor dat deze uitdagingen worden opgepakt en omgezet in kansen. Hiermee draag jij bij aan het klaarstomen van een toekomstbestendige organisatie die direct bijdraagt aan de informatiepositie van Defensie.

Je geeft leiding aan twee teamleiders en bent eindverantwoordelijk voor de aansturing en ontwikkeling van de gehele afdeling (57 VTE’n).

Onderwerpen als digitalisering, archivering, informatieverstrekking maar ook AVG, WOO, openbaarheid, personele ontwikkeling, ARBO, BHV, huisvesting en omgevingsbewustzijn maken onderdeel uit van de functie waarin je opereert. Deze brede verantwoordelijkheid maakt de functie afwisselend en complex, een rol waarin je je eigen ervaring en visie volledig kunt inzetten.

SIB beheert cruciale informatie van de gehele Defensieorganisatie. Hierdoor heeft de term ‘semi-statisch’ binnen Defensie een andere betekenis dan je wellicht verwacht: deze informatie staat namelijk veel dichter bij interne en maatschappelijke ontwikkelingen dan op het eerste gezicht lijkt.

Een belangrijke taak van de afdeling is het selecteren en bewerken van informatie die in aanmerking komt voor overbrenging naar het Nationaal Archief. Tijdens dit proces én gedurende de beheerperiode moet deze informatie toegankelijk en beschikbaar blijven voor de bedrijfsvoering van Defensie. Informatie die niet voor overbrenging in aanmerking komt, moet veelal binnen een vastgestelde termijn worden vernietigd.

Aan jou de taak om de teamleiders aan te sturen op een goede balans tussen toegankelijkheid en efficiëntie in deze processen.

Tot slot werk je actief aan het verhogen van de kwaliteit en effectiviteit van het informatiebeheer als kennis- en informatiecentrum. Je doet dit door deel te nemen aan interne en externe overlegorganen, relevante ontwikkelingen binnen het vakgebied te volgen, processen te optimaliseren in de vorm van adviezen en rapportages.

Klaar om jouw leiderschap en visie in te zetten voor een afdeling met impact, richting te geven aan een organisatie in transitie én hierbij affiniteit hebt om bij te dragen aan de informatievoorziening van morgen? Dan is dit jouw kans!

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling.
• Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
• Het genoemde salaris is gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond en op basis van een fulltime werkweek van 38 uur. Bij indiensttreding kan je ervoor kiezen om je arbeidsduur te verkorten naar 36 uur of te verlengen naar 40 uur per week, waarbij 4 keer 9 uur in de week werken ook mogelijk is.

Dit vragen wij

• Je bent in het bezit van een afgeronde HBO opleiding (een opleiding in Informatiebeheer of –management of een vergelijkbare richting is een pré maar geen vereiste).
• Je hebt minimaal 3 jaar leidinggevende ervaring en weet een team te motiveren, vertrouwen te geven en in beweging te krijgen.
• Je hebt brede ervaring, zowel op uitvoerend als op beleidsniveau.
• Je hebt affiniteit met documentaire informatievoorziening, informatiebeheer en relevante delen van de wet- en regelgeving.
• Je hebt kennis van digitalisering en de toepassing binnen het vakgebied.
• Je bent in staat om behoeften van gebruikers en organisatie te vertalen naar concrete oplossingen.

Competenties

• Visie: Het ontwikkelen van een toekomstbeeld op basis van in- en externe ontwikkelingen en daarbij afstand kunnen nemen van de dagelijkse praktijk.
• Conceptualiseren: Het opbouwen van denkkaders of modellen en het formuleren van denkbeelden, ideeën of concepten.
• Integriteit: Het handelen naar eer en geweten, met besef van de normen en waarden van de organisatie en de samenleving in het algemeen. Het daarop aanspreekbaar zijn en het aanspreken van anderen hierop.
• Overtuigingskracht: Het zodanig beïnvloeden van anderen dat zij enthousiast worden of hun mening of houding aanpassen of wijzigen.
• Besluitvaardigheid: Het doeltreffend en op het juiste moment beslissingen nemen.
• Resultaatgerichtheid: Het gericht zijn op het realiseren van doelstellingen en resultaten.
• Delegeren: Het toedelen van verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden aan anderen en het tonen van terecht vertrouwen in anderen.

Wij zijn op zoek naar een echte teamplayer die doelgericht te werk gaat, maar wel ervoor zorgt dat het eigenaarschap bij de medewerkers blijft. Je hebt goede communicatieve vaardigheden, bent omgevingsbewust en mensgericht, begrijpt het belang van informatiebeheer en kan dit vertalen naar resultaten. Daarnaast ben je flexibel en beweeg je je diagonaal door de organisatie. Jij bent een echte initiatiefnemer en een aanpakker: je laat je niet gek maken en bent prima in staat om knopen door te hakken. Wij geven mooie kansen om je te kunnen ontwikkelen, maar verwachten uiteraard een stevige eigen inbreng.

Hier kom je te werken

Joint Informatievoorzieningscommando (JIVC)

Het Joint informatievoorzieningscommando (JIVC) van COMMIT is hét IT-bedrijf en dé leverancier van IV-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als ondersteunende processen. Het JIVC levert daarmee een substantiële bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is tevens het kenniscentrum voor vorming van IV-beleid en bedrijfsvoering en geeft in die hoedanigheid adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

De afdeling Informatiebeheer (IB) is ondergebracht binnen het JIVC.

De afdeling Informatiebeheer (IB)

Je komt te werken op de afdeling Informatiebeheer (IB), dit is onderdeel van het JIVC. Deze afdeling ondersteunt de defensieonderdelen met het beheer van de informatiehuishouding. IB is verantwoordelijk voor het voorbereiden, documenteren, leveren en verwijderen van informatie. Op strategisch en beleidsmatig niveau ondersteunt IB rechtstreeks de Chief Information Officer (CIO) in haar rol van beleidsverantwoordelijke Documentaire Informatie (DI) en de programmadirecteur Defensie Open op Orde. De afdeling Informatiebeheer heeft 254 VTE en bestaat uit het Hoofd en de secties Dynamisch Informatiebeheer (DIB), Advies, Instrumenten en Functioneel beheer (AIF), het BedrijfsBureau (BB), Publicatie- en Documentatiebeheer (PDB) en Semi-statisch Informatiebeheer (SIB). Voor de laatstgenoemde sectie zoeken wij een afdelingshoofd.

De sectie Semi-statisch Informatiebeheer (SIB) bestaat uit 57 VTE’n en beheert zowel de papieren als de digitale archiefwaardige informatie van Defensie, handelt informatieverzoeken met betrekking tot deze archieven af en fungeert als kenniscentrum voor complexe archiefvraagstukken. Dit alles binnen de wettelijke kaders. De afdeling is momenteel bezig met de omvorming van een organisatie die van oudsher papieren archieven beheert, naar een organisatie die klaar is voor de toekomst waarin het informatiebeheer vooral digitaal zal zijn.

Over Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bijzonderheden

• Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.
• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).