Managementassistent afdeling Beleid Advies en Strategie

Als managementassistent krijg je energie van dynamiek, bestuurlijke processen en het organiseren van overzicht in een complexe omgeving. Je ondersteunt primair de afdeling Beleid, Advies & Strategie (BAS). Daarnaast werk je nauw samen met en vervang je ook collega’s van het directiesecretariaat bij afwezigheid en drukte. Dat betekent dat je werkt in het hart van de organisatie, dicht op bestuur, directie en strategische besluitvorming. Jij zorgt dat agenda’s kloppen, overleggen goed voorbereid zijn en processen soepel verlopen. Dankzij jou kunnen collega’s zich richten op de inhoud. Je bent organisatorische spil, procesbewaker en eerste aanspreekpunt in één.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de afdeling op administratief, logistiek en secretarieel gebied. De werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om overzicht, nauwkeurigheid en gevoel voor prioriteit. Je houdt je onder andere bezig met:

• beheren van complexe agenda’s en het plannen van interne en externe overleggen
• organiseren en ondersteunen van (complexe) vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief zaalreservering en catering
• voorbereiden van vergaderingen (verzamelen en bewerken van stukken), notuleren en bewaken van actiepunten
• gezamenlijk beheren van mailboxen met collega’s van het BAS-secretariaat en fungeren als eerste aanspreekpunt
• verzorgen van correspondentie
• ondersteunen en bewaken van administratieve processen, inclusief het monitoren van planningen en deadlines. Specifieke procesondersteuning bij bezwaren- en beroepsprocedures en bij Woo-verzoeken
• opstellen en bijhouden van overzichten, voortgangslijsten en rapportages
• signaleren van knelpunten in planningen of procedures en deze zelfstandig oplossen of tijdig escaleren
• toepassen en bewaken van administratieve procedures en werkwijzen, en communiceren over eventuele wijzigingen

Wat betekent werken bij ZonMw?

ZonMw draagt bij door het programmeren en financieren van onderzoek en vernieuwing in gezondheid, zorg en welzijn, het stimuleren van kennisinfrastructuren en het gebruik van de ontwikkelde kennis in de praktijk. Samen met partners werkt ZonMw aan het signaleren en agenderen van kennisbehoeftes. Dit alles gericht op het bereiken van een goede gezondheid voor iedereen.

Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Binnen de organisatie staan maatschappelijk relevante thema’s centraal. Deze thema’s worden in de vorm van programma’s uitgevoerd. Dit gebeurt binnen 14 verschillende clusters.

De stafafdeling Beleid, Advies & Strategie (BAS) ondersteunt de programma-afdeling hierbij en bestaat uit het Bestuursbureau, Corporate Communicatie, Innovatie & Ontwikkeling en Kwaliteit & Compliance. Het BAS secretariaat valt onder het Bestuursbureau.

Het Bestuursbureau

Het Bestuursbureau (BB) zorgt voor de strategische, inhoudelijke en administratieve ondersteuning van het bestuur, directie en MT-leden. We geven strategisch advies op ontwikkelingen in het veld, zorgen ervoor dat strategisch beleid tot uitvoering komt en monitoren dit ook. Het onderhouden van contacten en het organiseren van bestuurlijk overleg met medefinanciers in het kennisveld en met uitvoerders behoort ook tot onze werkzaamheden. Daarnaast verzorgt het team Bestuursbureau het directiesecretariaat en het secretariaat van de afdeling Beleid, Advies & Strategie.

Wie zoeken wij?

Je bent een proactieve, flexibele en samenwerkingsgerichte professional. Je werkt zelfstandig, houdt van structuur en weet rust te bewaren wanneer er veel tegelijk speelt. Je voelt aan wat prioriteit heeft en durft duidelijk te zijn als dat nodig is. Je hebt oog voor detail.

Aan kennis en ervaring heb je het volgende in huis:

• hbo werk- en denkniveau
• minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie
• ervaring met het ondersteunen van juristen is een pre
• digitaal vaardig, ervaren met MS Office en snel thuis in nieuwe systemen
• goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands en in het Engels
• in staat het overzicht te bewaren, prioriteiten te stellen en te schakelen tussen een veelheid van werkzaamheden
• een planmatige, zorgvuldige en discrete werkwijze
• organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
• teamspeler

Tot slot herken jij jezelf in onze kernwaarden: zorgvuldig, toegankelijk, initiatiefrijk en verbindend.

Wat bieden we jou?

Een management assistent kan bij ons rekenen op een uitdagende en afwisselende functie, binnen een maatschappelijk zeer relevant werkveld. Onze organisatie kenmerkt zich door een open, collegiale en informele werksfeer. Wij denken niet in rangen en standen maar gaan uit van de competenties van de collega’s en de ontwikkeling hiervan wordt gestimuleerd.

• arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur (0,89 - 1,0 fte) voor een periode van 12 maanden met de intentie tot verlenging
• salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen € 3.246,16 en € 4.340,57 (schaal 8 cao Rijk, salarispeil 1 juni 2024)
• secundaire arbeidsvoorwaarden conform CAO Rijk, waaronder Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,5% van het bruto salaris, 64 IKB-uren en 144 vakantie-uren per jaar (bij volledig dienstverband), pensioen ABP, opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, reiskosten woon-werkverkeer (NS-businesscard), thuiswerkvergoeding en werkgeversbijdrage inrichting thuiswerkplek
• hybride werkomgeving: deels op ons kantoor in Den Haag en deels vanuit huis