Divisie Secretaris

Divisie Secretaris

Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

Ben jij iemand die rust en overzicht brengt in een dynamische omgeving? Ben je organisatiesensitief, en heb je gevoel voor timing en de drive om strategie en uitvoering écht met elkaar te verbinden? Draag je effectief samenwerken hoog in het vaandel? Dan is de rol van divisiesecretaris bij DICTU jou op het lijf geschreven.

Als divisiesecretaris:

• Zorg je voor helderheid, structuur en overzicht in een complexe omgeving;
• Ondersteun en adviseer je de divisiemanager en het managementteam;
• Bewaak je voortgang, kwaliteit en samenhang in besluitvorming;
• Zorg je dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt;
• Werk je nauw samen met de divisiemanager, het managementteam en collega-secretarissen binnen DICTU.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Adviseur en verbinder binnen het Managementteam

• Je bent de motor achter een goed functionerend MT;
• Je bereidt MT overleggen inhoudelijk en procesmatig voor, stelt agenda’s op en zorgt voor heldere besluitvorming;
• Je neemt regie op actieplanning, bewaakt voortgang en stuurt actief bij;
• Je signaleert wat besproken moet worden en brengt onderwerpen op het juiste moment op de juiste tafel;
• Je zorgt voor heldere, consistente communicatie binnen en buiten de divisie, onder andere via intranet.

2. Rechterhand van de divisiemanager

• Je bent een sparringpartner en organisatorisch geweten;
• Je informeert (en waar het kan adviseert) de divisiemanager over bestuurlijke, organisatorische en inhoudelijke ontwikkelingen;
• Je stelt op basis van input van anderen het jaarplan en managementrapportages op en bewaakt samenhang en voortgang;
• Je beheert een jaarkalender met belangrijke besluitvormingsmomenten en deadlines;
• Je bundelt signalen, zorgen en verbetervoorstellen uit de divisie en vertaalt deze naar concrete acties;

3. Spin in het web van besluitvorming binnen DICTU

• Je zorgt dat besluitvorming soepel, zorgvuldig en consistent verloopt;
• Je werkt samen met collega-divisiesecretarissen aan een gestroomlijnde organisatie brede besluitvorming;
• Je stemt MT-agenda’s af en houdt overzicht over wat er speelt in andere divisies en teams;
• Je borgt de implementatie van genomen besluiten en bewaakt de kwaliteit van bestuurlijke processen en stukken;
• Je vervangt en ondersteunt collega-divisiesecretarissen waar nodig en draagt actief bij aan kennisdeling en professionalisering.

4. Ondersteuning en coördinatie binnen de divisie

• Je brengt structuur en bewaakt kwaliteit in ondersteunende processen;
• Je bewaakt voortgang en spreekt betrokkenen aan op gemaakte afspraken;
• Je reviewt bestuurlijke stukken (zoals MTO stukken en nota’s);
• Je pakt waar nodig projecten op of begeleidt deze.

5. Digitale transformatie, CRM & procesadoptie (Klantrelatie)

• Je ondersteunt de Product Owner CRM bij het uitvoeren van initiatieven rondom centrale intake en lijnprocessen;
• Je vertaalt de nieuwe klantreis naar concrete werkinstructies en werkafspraken;
• Je ontwikkelt trainingen, demo’s en ondersteunende materialen om stakeholders te begeleiden in nieuwe werkwijzen;
• Je stelt communicatie op en verzorgt verspreiding rondom nieuwe functionaliteiten en ontwikkelingen;
• Je initieert en coördineert activiteiten gericht op adoptie en gebruik van het CRM-systeem;
• Je signaleert knelpunten en nieuwe ideeën binnen processen en werkt deze uit tot verbetervoorstellen;
• Je bereidt sprinttickets voor, werkt deze uit en beheert het sprintboard;
• Je ondersteunt bij het opzetten en uitvoeren van projecten binnen de divisie Klantrelatie.

Kortom, een uitdagende functie met genoeg mogelijkheden om je verder te ontwikkelen.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• HBO of WO werk-denkniveau
• 3 jaar relevante werkervaring
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden zowel in woord als geschrift.
• Je bent integer en weet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt een proactieve & dienstverlenende instelling, je pakt zelfstandig taken op en neemt initiatief.
• Je bent in staat en hebt de durf om de dialoog te faciliteren. Je beschouwend en analyserend vermogen helpen je daarbij.
• Je kan snel kan schakelen en bent op overtuigende wijze in staat de verbinding te leggen tussen de directie Operatie en de directies Strategie & Cybersecurity en Bedrijfsvoering en neemt hierbij initiatief.
• Je bent creatief in het bedenken van oplossingen en laat je zelf niet gemakkelijk uit het veld slaan.

Jij ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd. Je combineert inzicht met executiekracht en weet mensen op een natuurlijke manier mee te nemen in verandering en besluitvorming. Je schakelt moeiteloos tussen strategisch niveau en praktische uitvoering. Uiteraard doe je dit niet alleen, maar word je hierbij geïnformeerd door de divisiemanager en haar staf.

De competenties die wij zoeken voor deze rol, zijn:

• Plannen & organiseren
• Analytisch vermogen
• Overtuigingskracht
• Netwerkvaardigheid
• Regievoering
• Verandervermogen
• Communicatieve vaardigheid

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

DICTU is volop in ontwikkeling. Binnen de Divisie Klantrelatie speel jij als divisiesecretaris een sleutelrol. Jij bent de verbindende schakel tussen management, teams en organisatiebrede besluitvorming. Dankzij jouw overzicht, structuur en inzicht weet iedereen waar we staan, wat er speelt en wat er nodig is om verder te komen. Je bent adviseur, regisseur en organisator in één. Je creëert samenhang, brengt focus aan en zorgt dat besluiten niet alleen worden genomen, maar ook daadwerkelijk landen.

De Divisie Klantrelatie (DKR) is eind 2020 opgericht. Diverse decentrale rollen zijn samengevoegd in deze divisie met o.a. als doel, meer uniformiteit qua uitvoering en het meer invulling geven aan klantfocus als een van de doelstellingen van DICTU. DKR is het eerste aanspreekpunt voor de klanten van DICTU. We begrijpen de opgave die onze klanten hebben bij hun maatschappelijke opgave en de bijdrage die DICTU daaraan levert. Alle medewerkers binnen de DKR werken aan het verbinden van de keten van de interne DICTU-organisatie met onze klanten. Samen met de leveringsverantwoordelijke Divisies is DKR verantwoordelijk voor de kwaliteit in de gehele keten van dienstverlening en organiseert de juiste randvoorwaarden om tot verbeteringen te komen. Alle informatiestromen van en naar klanten komen in DKR bij elkaar waardoor het regie voeren op de gehele keten, van vraag en aanbod, van idee naar dienst en de tevredenheid van klanten tot onze taak behoort.

Over Dienst ICT Uitvoering (DICTU)

DICTU is één van de grootste ICT-dienstverleners binnen de Rijksoverheid. Ruim 1.800 gedreven professionals werken in Den Haag, Assen en Zwolle vol enthousiasme en met focus op de klant aan voor Nederland belangrijke IT-systemen. Dat kunnen bedrijfsvoering applicaties, websites en apps zijn, maar ook digitale werkplekken en applicaties op het gebied van subsidies, inspecties en registers. Wij maken daarbij gebruik van moderne technieken en ontwikkelingen zoals Cloud, Mobile en Big Data. Samen met onze klanten kijken we naar de technologische oplossingen voor morgen. Afgestemd op de gebruikers. En continu inspelend op innovaties!