Afdelingsmanager/-secretaris Management in the Built Environment

Wil jij een centrale positie in het hart van een toonaangevende academische afdeling? Lijkt het jou uitdagend om bedrijfsvoerings- en secretaristaken te combineren in een dynamische, creatieve omgeving? Dan is de functie van afdelingssecretaris iets voor jou!

In deze brede spin-in-het-web-functie ben je de rechterhand van de afdelingsvoorzitter en het Dagelijks Bestuur. Je coördineert namens hen een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en bent leidinggevende van het secretariaat. Daarnaast lever je een bijdrage in afdelingsoverstijgende processen en projecten en werk je samen met een grote verscheidenheid aan collega's binnen en buiten de afdeling (wetenschappers, ondersteuners, bestuur).

Functieomschrijving

Wat ga je doen?

Coördinator bedrijfsvoering

• Je stelt de afdelingsbegroting op, bewaakt het resultaat van de afdeling en adviseert wetenschappers bij het aanvragen van projecten.
• Je coördineert HR-processen en zorgt ervoor dat alle medewerkers zich thuis voelen op de afdeling.
• Je bent verantwoordelijk voor de afdelingsbrede communicatie (informatiemails, nieuwsbrief, website).

Leidinggevende

• Je bent een betrokken leidinggevende voor het secretariaat van 10 managementassistenten.
• Je geeft richting aan de werkzaamheden, maakt keuzes wanneer het nodig is én biedt het team de ruimte om werkzaamheden gezamenlijk in te vullen.

Secretaris/Bestuursadviseur

• Je bereidt vergaderingen en strategische overleggen voor (agenda, voorstellen).
• Je geeft gevraagd en ongevraagd strategisch, tactisch en operationeel advies en faciliteert de beleids- en bestuurcyclus van de afdeling.

Je hoeft het niet allemaal alleen te doen. Je werkt intensief samen met collega's van o.a. HR en Financiën die je adviseren en ondersteunen.

Functie-eisen

• Je hebt een academische opleiding en ervaring in bedrijfsvoering, beleid en bestuur. Affiniteit met financiën en (interne) communicatie is van groot belang.
• Je bent een verbinder en snel schakelen is voor jou een tweede natuur.
• Je voelt goed aan hoe je, in een grote complexe organisatie, bestuurlijk-strategische zaken het beste kunt aanpakken om de voortgang te borgen en weerstand te voorkomen.
• Je bent overtuigend en resultaatgericht in je gedrag, maar bent ook sociaal en empathisch.
• Je kunt goed omgaan met medewerkers met verschillende karakters, achtergronden en ideeën.
• Je hebt een zeer goede beheersing in woord en geschrift van het Nederlands en het Engels.

De afdeling Management in the Built Environment

MBE ontwerpt nieuwe samenhang in de gebouwde omgeving. Ongeveer 100 medewerkers werken dagelijks aan de managementvraagstukken gekoppeld aan alle facetten van de gebouwde omgeving. Samenwerking, onderlinge afstemming en betrokkenheid van alle medewerkers zijn belangrijke eigenschappen van de afdeling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 12 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met een minimum van €5.705 en een maximum van €7.297 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Overige informatie

TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’.